Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Выделять какую-то группу по социальным или физиологическим признакам недопустимо. Именно поэтому в деловой переписке не место шуткам. Анекдоты о блондинках кажутся безобидными, если вы не блондинка, которой стереотипы попортили немало крови. То же самое относится к анекдотам про заик или лилипутов: смеяться над внешностью и физическими недостатками людей непозволительно. Это попросту дурной тон.

Точно так же не следует обсуждать на работе то, чем люди занимаются на досуге. Спорт, рестораны, шопинг – вполне безобидные темы. Но никого не касается, с кем вы делите постель.

Хотя некоторые корпорации пытаются влиять на то, как люди проводят свое свободное время, в англоязычных странах такие попытки воспринимаются как вторжение в частную жизнь. Если человек тратит 100 % рабочего времени по назначению, все, чем он занимается за пределами офиса, – его личное дело.

Если вам требуется личное местоимение, используйте «he or she» (он или она) или «him or her» (если нет возможности использовать «they» или «them»).

Если вы не знаете своих адресатов, обращайтесь к ним во множественном числе, к примеру «Purchasing Agents». Или замените такое обращение названием должности – «Dear Customer Service Representative». Если вы знаете фамилию, но не знаете пол, пишите «Dear R. Smith». На крайний случай, когда вы не знаете, как обратиться к получателям, у вас есть палочка-выручалочка – «To Whom It May Concern».

По мере возможности заменяйте слова с гендерной привязкой нейтральными эквивалентами. Например, «postal worker» вместо «postman». Вместо «stewardess» используйте «flight attendant».

Не думайте, что существительные мужского рода в английском обозначают представителей обоего пола, как это бывает в других языках.

Не пользуйтесь обращением «Gentlemen», если не хотите подчеркнуть, что вы родом из Старого Света.

Не следует полагать, что вопросы гендерной идентификации не стоят внимания.

Избегайте обращения «Miss» – оно считается оскорбительным. Будьте осторожны и с использованием «Mrs.» – порой оно показывает, что вы отстали от жизни.

Yasmin,

Предмет обсуждения

As you know, Bob Halling plans to step down at Assistant Director of Management Information Systems in the coming month. After giving the matter careful thought, I would like to be considered for the position. Here are my reasons:

RESULTS

Результаты

In the 2 years that I’ve been at my post as Associate Manager of Strategic Marketing Communications, I pioneered the Vector, Inc. e-ads that resulted in an unprecedented 12 percent upswing in early adopters of Poetics 5.9.

MANAGEMENT

Менеджмент

I have a total of 16 reports, including 2 direct team managers, 1 direct cross-functional manager, and 3 indirect team managers. I have also tightened the relationship with the Tactical Sales Department, initiating the weekly cross-functional Web chat.

VISION

Видение

I believe that Vector is posed to capture an additional 10 percent of the market share in Q2 and Q3. MIS is the kingpin of this expansion, provided that decentralization is accompanied by: (1) a strict unification of the Vector platform among departments, functions, and employees; (2) an understanding that documentation equates action; and (3) speed and flexibility of resources adapt to market trends.

Подтверждение доброй воли

I welcome the opportunity to discuss my vision with you in more detail. I thank you for your attention.

Хорошо это или плохо, но люди считают, что цифры в отличие от слов заслуживают доверия. 10 – это всегда 10, а 1,5 миллиарда – всегда 1,5 миллиарда. А что такое «компетентный»? Или «успешный»? Или расхожее «пунктуальный»?

Значение слов меняется, оно обусловлено контекстом. На их смысл влияют фраза, абзац, текст и порядок чтения документа. Кроме того, коннотации слова зависят от автора и читателя: их симпатий и антипатий, ожиданий, знаний и настроения.

Если, просматривая текст, человек видит много цифр, у него возникает ощущение, что автор объективен и опирается на факты. Когда адресат читает текст внимательно, цифры становятся еще более убедительным аргументом.

Старайтесь обозначать числа не словами, а арабскими цифрами. Вместо «four years at my post», напишите «4 years at my post». «Moved from the fifth rank to the fourth» замените на «moved from number 5 to number 4».

Цифры помогают структурировать изложение – вы можете пронумеровать свои тезисы, например, так: (1), (2) и (3). Читатель не только поймет такой текст быстрее, но и воспримет его как логичный, надежный и правдивый.

«Three-hundred and thirty-three thousand seven-hundred and forty-eight» может потребоваться в контракте, но в ином контексте такое написание – пустая трата времени. Куда лучше написать «333,748». Вместо «The meeting is at four o’clock» напишите «The meeting is at 4 PM». И даже «I phoned five times» в e-mail лучше заменить на «I phoned 5 times».

E-mail становится все более стремительным и кратким средством обмена информацией, и железное правило английской грамматики – никогда не начинать предложение с цифр – нарушается все чаще. Мы можем использовать фразу: «10 new outlets have opened», – не рискуя навлечь на себя гнев грамматистов.

Hello,

Предмет обсуждения

I’m away from my desk Oct. 10–21, 2007.

Заверение

Your e-mail will be saved and read upon return.

Альтернатива

If you have a pressing problem, please contact Susan Fryland at susanfryland@vector.com.

Казалось бы, что может быть проще, чем написать: «I’m away from my desk» – и отправить такое сообщение коллегам? Оказывается, это заблуждение. Такие письма часто посылают неправильные сигналы. Люди получают информацию, но не всегда воспринимают ее так, как нужно.

К примеру, сообщение «I’ll be on vacation next week…» может вызвать негативную реакцию. Вы уходите в отпуск? Это значит, вы не будете работать? Но ведь бизнес требует неусыпного внимания 24 часа в сутки!

Даже если вы заслужили отдых, не нужно хвастаться. А то и вовсе упоминать об этом. Не факт, что это обрадует тех, кто продолжает трудиться не покладая рук. Люди могут позавидовать вам и даже разозлиться.

«This e-mail will not be answered before March 19», – плохой вариант. Адресат не знает, почему вас не будет на рабочем месте, и беспокоится, вернетесь ли вы вообще.

Люди могут понять такую формулировку неправильно. Например, воспринять ее как отказ. Представьте, что ваш коллега направил вам откорректированный план производства. Он ждет ответа и надеется, что вы оцените его труд, а вместо этого получает крайне нелюбезное уведомление.

Фраза «This e-mail will not be answered before March 19» выглядит так, словно ее сгенерировала компьютерная программа. Человек, который не пожалел времени, чтобы сообщить вам необходимую информацию, едва ли обрадуется общению с машиной – сетевое общение и так обезличивает собеседников. Людям нужно хотя бы иллюзорное подтверждение, что вы остаетесь на связи и по-прежнему думаете о бизнесе.