Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Самый простой способ добавить в текст теплоты – использовать личное местоимение и указать – в самом общем виде – причину отсутствия. К примеру, так: «I’ll be traveling and unable to regularly respond to my e-mail Sept. 12–28». Обратите внимание на глагол: «I’ll be unable to respond», а не «I’ll be unable to check».

Если вы проверяете свою почту, вероятность ответа повышается. Если же вы не собираетесь работать в указанный срок, не вводите людей в заблуждение. Дайте им знать, что ответите по возвращении или в назначенный день. Возможные варианты: «I’ll be unable consult my e-mail between Feb. 13–30». Или «I’m on leave from Jan. 6 to April 19».

Если вы уезжаете по делам бизнеса, уведомление об отсутствии способно улучшить ваш имидж. Ведь оно позволяет вам рассказать о своих успехах. В этом случае оно может выглядеть так: «I’ll be presenting Poetics 5.9 at the Pan-Pacific Innovative Technology Conference, August 8–15».

Если по какой-то причине офис будет закрыт, не забудьте уведомить об этом всех заинтересованных лиц. «I will be unable to check e-mail May 7–9 during the move of our offices from 1523 North Clarendon to 223 North Broadway. If you need to contact me, please phone…»

Подобным образом, если персонал в полном составе уходит в отпуск, сообщите об этом всем, кого это касается. «On behalf of the Vector Sales Team, allow me to wish you a Happy Holiday Season. The Vector, Inc. Sales Office will resume regular working hours on Jan. 3, 2008».

Иногда есть смысл прибавить к сроку возвращения день-два – это даст вам время разобраться с накопившейся корреспонденцией. Но не забудьте сообщить конкретную дату своим адресатам. Тогда они будут спокойно ожидать ответа. «I’ll be back in the office on Dec. 12» звучит более обнадеживающе, чем «I’ll be back in the office next week».

Непременно напишите, что, если в назначенный срок вы не ответите на письмо сами, это сделает кто-то другой. Не оставляйте людей в подвешенном состоянии. Это некрасиво. Они отправляют вам сообщения, надеясь на отклик. Дайте им знать, кто и когда прочтет их письмо.

Сообщите людям, к кому они могут обратиться, пока вас не будет. Дайте им телефонный номер одного из своих коллег или объясните, как связаться с вами в экстренной ситуации. Такой жест показывает, что вы беспокоитесь о своих деловых партнерах. Адресат будет знать, что о нем позаботятся, даже если вас нет на месте.

Jeanette,

Предмет обсуждения

I am writing to request a transfer from the Strategic Planning Team to the Strategic Implementation Team.

Достижения

As you know, I have received very favorable performance reports for the last 4 reviews. Last year, I was proud to receive a Vector Employee Distinction for my work on the Poetics 5.9 Outsourcing. Under your supervision, I have helped develop plans that have enabled Vector, Inc. subsidiaries to grow by 7 % in 5Q. I have, in fact, proven my abilities.

Сдерживающий фактор

But for some time, I have felt as if I am not reaching my potential in my current position. I believe I am not contributing as much as I can. In addition, because of personality conflicts that have arisen within the SP team, I am less and less comfortable at my post.

Мотивы

Strategic Implementation, however, is suited for my career goals and path. It will allow me to make the most of my background in management and management training. For example, my 2-year experience with tolled information environments is of use as we shift gears toward tolling in the service sector. I believe that Philip Qun would welcome me aboard.

Подтверждение доброй воли

Let me know if you’re open to further discussion.

Как правило, люди благосклонны к тем, кто помогал им в прошлом. Но не рассчитывайте, что они помнят ваши достижения. Такое бывает крайне редко. Освежите их память. Выложив свои козыри, вы завладеете вниманием адресата, после чего можете изложить свою просьбу.

Всем известно, что никто не любит жалобщиков. Тот, кто ворчит и плачется, плохо вливается в коллектив и не получает повышений.

Сообщайте негативную информацию деловым бесстрастным тоном. Не нужно говорить, что из-за скандалов в отделе у вас всю ночь болит живот. Просто отметьте, что в группе случаются межличностные конфликты.

Обоснуйте свою позицию так, чтобы ваша цель выглядела закономерным следствием цепочки событий. Для адресата она должна быть частью единого целого. Покажите, что логика требует решить вопрос в вашу пользу. Если вы сделали X в прошлом, занимаетесь Y в настоящем, вам сам бог велел взяться за Z в будущем. Адресат должен это почувствовать.

Одно дело – просто сказать, что вы ценный специалист. Совсем другое – что ваши действия «enabled Vector Dimensional subsidiaries to grow by 7 %». Если вы просите босса о повышении или переводе на другую работу, приведите веские аргументы. И помните: конкретика всегда убедительна.

Подавайте информацию должным образом. Подкрепите каждый тезис одним-двумя примерами. Общее утверждение задает контекст для дальнейшего развития мысли («It will allow me to make the most of my background in management training»), а дополнительные сведения позволяют оценить детали («my 2-year experience with tolled information environments»).

For example… Here’s an illustration…

For instance… Imagine…

Specifically… Picture it like this…

Such as… Think of it this way…

That means… In other words…

In particular… Explicitly…

Представьте, что перед вами лежат все электронные письма, написанные в компании в отдельно взятый день.

Некоторые сотрудники пишут легко и бойко. Остальных, чьи письма оставляют желать лучшего, можно разбить на несколько категорий:

• испытывают трудности, начиная письмо;

• испытывают трудности при отборе релевантной информации;

• испытывают трудности, структурируя информацию;

• испытывают трудности при построении фраз;

• испытывают трудности при выборе верного тона;

• испытывают трудности, связанные с билингвизмом;

• испытывают трудности, делая ошибки в словах;

• испытывают трудности при исправлении ошибок;

• испытывают трудности при компоновке текста.

Чтобы справиться с проблемами такого рода, не нужно учиться годами или овладевать сложными методиками. Все, что вам нужно, – выявить недостатки своего подхода к созданию текстов и заменить его более эффективной стратегией.

Laurence,

Предмет обсуждения

I have been offered the position as Chief Investment Analyst at Vector, Inc. After careful consideration, I decided to accept the post.

Причина

It was a difficult decision to make. During the last 2 years, I have worked hard to expand Lumina’s real estate portfolio – I know you’re aware of my accomplishments in that area.

You also know that I have requested greater responsibility and flexibility in decision making. Vector, Inc. will provide me with the opportunities I seek.