Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Используйте современную лексику . Если речь идет о словах, которые вы слышали от босса, встречали в отчете компании или в деловой периодике, употребляйте их с чистой совестью. Но если вы подражаете своей бабушке или историческому роману, это не самый удачный выбор. К примеру, оборот «I remain at your disposal» был в ходу в прошлом веке, но сегодня он воспринимается как архаизм. В то же время слово «disposal» воскрешает в памяти такие сочетания, как «trash disposal» и «garbage disposal».

Помните, лишние слова делают текст менее энергичным . Избыточность посылает неправильные сигналы: она показывает, что вы не способны четко сформулировать мысль и переливаете из пустого в порожнее, отнимая время у адресата. Последнее – весьма серьезный проступок.

Если вы отредактируете письмо и избавитесь от лишних слов, текст уменьшится в два, а то и в четыре раза. Представьте, что все письма в вашей папке «Входящие» сократились вчетверо. Ненужные слова занимают место на жестком диске, в памяти, на экране – но при этом не выполняют своей функции.

«The extensive and thorough preparation that I personally undertook prior to the meeting». Вместо этого достаточно сказать: «I was prepared for the meeting». «In point of fact» это просто «in fact», а «in light of the fact that» – «in light of». И таких примеров немало.

Ваши комплименты должны быть искренними. Если человек оказал вам услугу, поблагодарите его. Просто отметьте его поступок и выразите признательность. Этого вполне достаточно.

После: комплименты наставнику

Nikki,

I just want to quickly thank you for lending me your support in the HR Policy Meeting yesterday.

The Compensation Analysts were so against the necessity of the Byron hires that they weren’t listening to the facts – I don’t even think they reviewed the stats I prepared. Although I pride myself on my communication skills, I was becoming frustrated. You stepped in at just the right moment. By voicing your support, you enhanced my creditability. And we got the hires.

Jean, Michelle, Chris, Lo,

Предмет обсуждения

Upper management has brought to my attention that the M5 account has capital expenditures inconsistent with allocated assets recorded in the Q2 budget.

Ситуация

Because you are all valued employees, it is assumed that you had very good reasons for signing off on the budget. These inconsistencies, however, reflect poorly on our projections and compromise our performance as a team. They must be rectified immediately.

Стратегия

Please send me information on the net present value, internal rate of return, and payback period of Lumina Corp. by the close of the business day, Tuesday, March 10. Once GIGO is ruled out, I’m certain you will have a legitimate explanation for the discrepancy.

Подтверждение доброй воли

Bring the necessary docs to Friday’s staff meeting and feel free to contact me with your concerns.

Хотя обычно местоимения «I» и «you» хорошо вписываются в контекст делового письма, иногда не стоит вызывать огонь на себя. «I» всегда рад поздравить подчиненных с хорошими результатами, но не любитель спорить с людьми о нестыковках в бюджете.

Опуская местоимение «I», вы перестаете быть активным участником происходящего. Выражение «It has become apparent that» дает понять, что речь идет о фактах, а слова «Upper Management has brought to my attention…» возлагают бремя ответственности на команду управленцев. Требования предъявляете не вы, а те, кто стоит за вами.

Если вам нужно заставить других сделать что-то, лучше завоевать доверие людей, чем подталкивать их к сопротивлению. Избегайте обвинений и упреков, пока не изучите все обстоятельства. Требуя от подчиненных определенных действий, подтвердите, что компания ценит их профессионализм, и выразите надежду, что проблема разрешится наилучшим образом. Дайте людям понять, что вы доверяете им, – и они ответят вам взаимностью. Думайте о них хорошо, пока не появятся основания для обратного.

Если вы не скажете, чего хотите, вы не добьетесь своего. Укажите, какая информация вам нужна, когда вы хотите ее получить и на какой результат рассчитываете.

Всем известно: если персонал не умеет писать письма, это снижает производительность и ухудшает результаты. Каждый, кому приходится многократно перечитывать e-mail, пытаясь понять его смысл, испытывает раздражение. Время, которое уходит на расшифровку никуда не годных писем, можно потратить с большей пользой.

Иногда нажимая кнопку «Send», мы совершаем ошибку. Когда-нибудь это случается с каждым. Вы хотите послать жалобу коллеге и нечаянно рассылаете ее всем, кто есть в адресном списке. Чаще всего это происходит, если вы пишете письмо в гневе, зная, что отправлять его не следует. Но в конце концов все же делаете это. Случайно.

Поскольку такое бывает с каждым, получатель обычно проявляет великодушие. Скорей всего он прочтет письмо, которое не предназначено для его глаз, и, возможно, в коллективе пойдут сплетни, – если факты того заслуживают. Но вряд ли подобный промах оставит несмываемое пятно на вашей репутации, – конечно, если написанное не выходит за рамки дозволенного.

Если вы оказались в такой ситуации, не стоит просить прощения. Это лишь разожжет всеобщее любопытство, и тот, кто удалил бы ваше письмо как спам, прочтет его с удвоенным вниманием.

Но если вы совершаете такие промахи регулярно, значит, вы безалаберны, невнимательны или испытываете такой сильный стресс, что не в состоянии нормально работать. Возможно, ваше психическое состояние оставляет желать лучшего. Систематические ошибки – повод для беспокойства, редкие и случайные – нет.

Чтобы защитить себя от неприятностей, не пишите того, что не предназначено для посторонних глаз. Кто знает, кому перешлют ваше письмо? Его всегда может прочесть тот, о ком вы ничего не знаете. Проконтролировать это не в вашей власти.

Во многих фирмах электронная почта сотрудников является корпоративной собственностью. В этом случае компания вправе контролировать содержание писем без ведома и согласия персонала. Проверки бывают единичными или регулярными. Будьте предельно осторожны, если речь идет о щекотливых вопросах. Особенно когда вы злитесь.

FOR YOUR EYES ONLY

Предмет обсуждения

Donna, Fred, Maryanne,

Rumors are circulating regarding violation of Child Labor Laws in the manufacture of Vector, Inc., products.

Слухи

Specifically, the Vortex quartzite mouse accessory launched in January 2007 is under fire for allegedly employing underage miners in the extraction fields of Upper Egypt. The recent mining tragedy in that country brought the mines into the spotlight and Vector along with it. If some of the children who perished in the recent disaster prove to be Vector employees, we will have a full-blown scandal on our hands.

Анализ

At present, I am unable to say with certainty if any of the allegations are substantive or not. Vector is investigating the situation. As you know, Vector does not support or condone any violation of Child Labor Laws. In the unlikely case that any of the allegations prove true, we will, of course, do our best to make amends for any errors on our part.