Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Подчеркивайте свои преимущества, а не промахи адресата – это поможет вам избежать прямых обвинений и сделать акцент на коллективных усилиях в настоящем и будущем. Даже если ваших добрых намерений мало, чтобы деловые отношения стали идеальными, это шаг в верном направлении.

Если вы написали e-mail вовремя, это не значит, что вы тут же получите ответ. Однако многие уверены, что иначе и быть не может. Электронные письма доставляются мгновенно, и мы не допускаем мысли, что ответа придется ждать. Но часто он приходит далеко не сразу.

У адресата есть масса причин задержаться с ответом: срочная работа, непредвиденные обстоятельства, совещания или просто решение не реагировать на письмо. Трудно понять, что вас ждет, если вы не знаете, что происходит на стороне адресата. Ваше сообщение положили в долгий ящик или вам напишут при первой возможности? Может быть, вам не ответят вовсе? Ваше сообщение кануло в киберпространство или его потерял ваш корреспондент? А может быть, про вас просто забыли?

В любом случае не стоит волноваться. Вспомните, ведь вам тоже случалось задерживаться с ответом. Подобное бывает с каждым, и на то есть масса причин, которые упомянуты выше. Но если прошло слишком много времени, вы можете продублировать свое письмо с пометкой «повторно» в строке темы.

Выбрать правильный момент для напоминания – не самая простая задача. Решение зависит от ваших отношений с корреспондентом – генеральному директору, к примеру, следует дать больше времени, чем менеджеру среднего звена. Нужно учесть и срочность вопроса – если он не требует немедленного принятия мер, повторное письмо может подождать. И наконец, важно, с кем вы имеете дело, – если вы напомните о себе расторопному и пунктуальному человеку, он отнесется к этому с пониманием. Если, отправив повторное письмо, вы так и не получили ответа, позвоните.

Melanie,

Предмет обсуждения

News of your poor performance has once again reached my office.

Проблемы с качеством работы в прошлом

You will recall that your direct supervisor Steve Homes and I spoke with you two weeks ago regarding misreporting in financial projections traced to inaccuracies in your accounts. At that meeting, you volunteered – as I noted in an e-mail to you on May 6 – that you were facing personal problems. You assured us that you were going to resolve the issues and that your performance would return to the high level that Vector expects.

Проблемы с качеством работы в настоящем

Steve has just informed me that you arrived at the Vector HQ yesterday in poor health. Before you left the Finance Office, you promised to finish your work – already two days behind schedule – at home. Instead of following through, you phoned in later in the day to say that it was impossible for you to complete the assignment.

Выговор

While Vector fosters a company spirit in which workers are always ready to pitch-in to help each other, you are increasingly exhibiting a pattern in which you expect others to systematically fill in for you. This behavior is not tolerated.

Угроза увольнения

If your job performance does not improve, you will face a suspension – even dismissal. Both Steve and I regret this situation, but your behavior has left us with no alternative.

Вместо того чтобы сказать «I have learned», напишите «It has come to my attention». Тем самым вы частично снимаете с себя ответственность за сказанное. Вы даете понять, что критика исходит не от вас, а из внешнего источника. Вы лишь озвучиваете чье-то мнение. А какой смысл обижаться на того, кто просто передает чужие слова?

За авторитетом стоит знание фактов и способность преподносить их в доходчивой, логичной и объективной форме. Прежде чем критиковать команду или отдельных сотрудников, соберите как можно больше сведений: цифр, дат и сроков. Излагайте информацию точно и подробно.

Оспорить фактические данные очень сложно. Если обвинения туманны, от них легко отмахнуться, однако опровергнуть конкретные доводы непросто. Как правило, люди даже не пытаются сделать это, особенно когда претензии поступают с разных сторон. Убедительные доказательства обычно не вызывают сомнений.

Опираясь на причинно-следственные связи, объясните адресату, чем он рискует. Если вы сделаете X, мы сделаем Y. Если вы нарушите эти правила, мы можем вас уволить.

Дайте адресату возможность объясниться. Поинтересуйтесь, понимает ли он корпоративные принципы. Позвольте ему обратиться за разъяснениями. Если вопросов не последует, значит, обе стороны видят ситуацию одинаково.

Отбирайте и сохраняйте лучшие из полученных писем в отдельном файле, чтобы использовать их в дальнейшем.

Отбирайте и сохраняйте самые неудачные письма в другом файле, чтобы не повторять чужих ошибок.

Босс должен быть боссом. Человеком, которого уважают за ум, проницательность и опыт. Он должен называть вещи своими именами и быть справедливым. Едва ли вам хочется, чтобы руководитель был тираном или, напротив, пускал дело на самотек. Вы хотите, чтобы в нужный момент он направлял и инструктировал вас. Чтобы он отстаивал ваши интересы. Босс должен быть лоялен к вам… по крайней мере, бóльшую часть времени. И тогда вы будете усердно трудиться и отплатите ему той же монетой.

E-mail дает руководителю массу возможностей продемонстрировать свое влияние. Прежде всего, это авторитетный тон, чуть приподнятый, но не высокомерный. Такие слова, как «difficulty», «problem», «obstacle», «hurtle», уместны в его устах, тогда как «screw up», «mess» или «nightmare» звучат диссонансом.

Краткие четкие формулировки при описании процедур и правил делают тон письма более внушительным. Сравните два высказывания. «Team members who cannot comply with security policies will be dismissed» и «In addition, and further to this situation, it is my personal duty to clearly and precisely inform you again for the second time in the last 6 months that any of our employees who is not following and obeying company rules, guidelines, and regulations will be most certainly reported for severe disciplinary action as promptly as possible». Первая фраза лаконична и однозначна. Вторая представляет собой неудачную попытку сделать внушение, за которой чувствуется отсутствие твердости. Поток сознания, состоящий из длинных сбивчивых фраз, подрывает авторитет.

Абзацы в письме руководителя подчеркивают владение языком и аналитические способности. Главная мысль ясна сразу, а не спрятана в тексте. Чтобы письмо выглядело содержательным и солидным, используйте короткие фразы и следите за логикой изложения. Первое предложение каждого абзаца должно передавать суть того, что будет сказано дальше.

Объективный беспристрастный тон письма показывает: даже делая выговор или угрожая, босс держит себя в руках. Ему не нужно обвинять, оскорблять или задирать людей. Неадекватная реакция на происходящее ставит под сомнение вашу уверенность в себе. Если вы сообщаете дурные вести невозмутимым деловым тоном, люди будут относиться к вам с уважением.