Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Реакция

Kris will be setting up a conference call tomorrow morning to discuss a game plan. In the meantime, please assure your colleagues and reports that: (1) Vector has, at present, no knowledge of any violations of Child Labor Laws; (2) Vector has a record of compliance with the Child Protection Act; and (3) Vector is doing everything in its power to get to the bottom of the story.

Подтверждение доброй воли

I know I can count on you.

Люди предпочитают сначала услышать плохие новости и лишь потом прочесть их. Голос и язык жестов при встрече или во время видеоконференции успокаивают. Важную роль при этом играет отношение собеседника к происходящему. Если новость сообщают по телефону, человек прислушивается к интонации. Но в e-mail всю работу выполняют слова.

Впрочем, письменный текст в англоязычных культурах воспринимается как весьма авторитетный источник. Электронному письму часто верят больше, чем слухам, которые передаются из уст в уста. Если вы скажете по телефону, что проблема приобретает угрожающие масштабы, я поверю вам. Но если сообщите то же самое письменно, я не просто поверю вам, но постараюсь что-то предпринять.

Такие пометки, как «For Your Eyes Only», «Confidential» и «Nondisclosure Policies Apply», напоминают адресату, что с ним делятся секретной информацией. Но пароли и биометрические коды – не панацея. Вы можете рассчитывать лишь на благоразумие своих коллег.

Если вы знаете свою команду и доверяете людям, конфиденциальность – не проблема. Но не забывайте – среди лояльных сотрудников всегда может попасться недовольный, который не упустит возможности сообщить неприятные новости прессе или раскрыть секретные сведения конкурентам. Фильтруйте информацию и будьте осмотрительны, рассылая письма.

Босс, который уверен в себе, сразу берет быка за рога, рассказывая все, как есть. Робкий и закомплексованный тянет время. Но от дурных вестей не спрячешься, и если вы будете медлить, это лишь обострит ситуацию. Именно поэтому лучше сообщить их сразу – деловым серьезным тоном. И тогда худшее останется позади.

Если надвигается кризис, людям импонирует хладнокровие. Объективность – отличное средство от паники. Пусть факты говорят сами за себя. Не стройте догадки, не комментируйте, не извиняйтесь. Если вы ограничитесь известными фактами, никто не упрекнет вас в искажении информации.

Если вы сообщаете адресату дурные вести, выразить свои чувства можно только в конце письма. Дайте понять, что уверены в победе, что верите в людей и не сомневаетесь, что вскоре все будет под контролем. Такой подход помогает объективно оценить положение дел. Выражая оптимизм, начните фразу с местоимения «I».

I know I can count on you…

I know I can rely on you…

I know I can depend on you…

I know I can put my trust in you…

I glad you’re with me on this…

I know that we can solve this…

I know we’re going to get through this…

I know when we put our heads together, we’ll figure it out…

Now more than ever, I’m reassured to have you aboard…

I have every confidence that we can handle this crisis together…

I know I’m working with the best possible team at this difficult time…

I’m confident that together we can handle the situation…

Определите, какие ошибки типичны для вас, и целенаправленно искореняйте их. Может быть, вы слишком часто использует слово «being»? Это означает, что вы плохо строите предложения – они получаются сложными и громоздкими. Чтобы избавиться от «being», вам придется изменить структуру предложений. Это сделает текст более легким и прозрачным.

Jeb,

Предмет обсуждения

I am concerned that I am not communicating as clearly as I need to.

Ситуация

I have just learned of a press release that included results of benchmarking efforts against Veranda. The link to the test suit mentioned in the press release violates exactly what the agreement intends to restrict (please see highlighted section attached).

Проблема

In the March 3 note that I sent you on this subject, I tried to make it clear that the agreement does not permit publication of the benchmarking results. Instead of disclosing the data, I suggested that the customers/press judge for themselves.

Напоминание

If you were still determined to use the benchmarking data after our last communication, I would have hoped you involved me. I volunteered to help you, and so did others on my team.

Работа в команде

Now my chief concern is going forward. I am highly motivated to succeed. I want to be part of a team dedicated and determined to win in the marketplace. I hope that my value is in assisting others to find ways to meet business objectives.

Задел на перспективу

As we move on, I hope you will allow me to show you that it is to your advantage to involve me in these kinds of matters.

Предъявлять требования к тому, кто не работает у вас в подчинении, – одна из самых сложных задач. Помните, если ситуация обострится, ваш коллега не обязан делать то, что вы говорите.

Чтобы люди последовали вашему совету, они должны признавать ваш авторитет и видеть, что, внося предложение, вы печетесь не о личной выгоде, а об интересах компании.

Признайте, что вам свойственно ошибаться, что вы не совершенны, и адресат не будет воспринимать вас как угрозу, а возможно, даже проявит симпатию. Покажите, что вы не идеал, вы тоже допускаете промахи. Вместо того чтобы смотреть на коллег сверху вниз, общайтесь с ними на равных.

Именно такая стратегия сделает ваши слова более убедительными, особенно если собеседник упрям, подозрителен или закомплексован. Если вы дадите понять, что не безгрешны, вам как минимум обеспечено внимание адресата.

Укажите, в чем состоит ошибка коллеги, но не анализируйте ее во всех подробностях, даже если вы считаете, что случившееся приведет к неприятным последствиям. Выпустить пар можно с глазу на глаз, но не в e-mail. Если человек почувствует угрозу, он бросится в бегство именно тогда, когда вам понадобится его поддержка. Ваше дело – отметить ошибку, а не тыкать в нее носом.

Предупредив адресата, что его образ действий неблагоразумен, напомните, что вы говорили о надвигающейся проблеме. Это покажет, что ваши слова заслуживают доверия. А если сотрудникам фирмы разошлют документы, касающиеся инцидента, это упрочит ваш авторитет: читая их, люди будут вспоминать ваши слова.

Если ущерб причинен, дело сделано. Сильный лидер не льет слезы, не стыдит других и не испытывает угрызений совести. Он старается сплотить людей и планирует дальнейшие действия. Именно в этот момент уместно напомнить о корпоративных ценностях. Скажите адресату, что вы конкурентоспособны и нацелены на победу. И непременно выразите готовность помочь.