Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Однако примеры нужно подбирать с умом. Если вы сравните нынешние трудности с проблемами антигитлеровской коалиции во Второй мировой войне, это вызовет усмешку и вряд ли поможет человеку поверить в себя. Проводя параллели, лучше обратиться к личному опыту вашего корреспондента.

Если вы не слишком хорошо знаете его трудовую биографию, расскажите историю из собственной жизни. Начните словами: «I think I know how you feel. When I was dealing with the Height Corp. account…» Демонстрируя понимание, вы упрочиваете ваши отношения. Вы показываете: движение вперед – нелегкий труд, а колебания и опасения – обычное дело. Нужно запастись терпением и продолжать работу.

Чтобы совершенствоваться, нужно знать свои слабые места. Не имея свободной минуты, многие руководители переключаются на новую задачу, бросая уже начатую. Иногда достаточно слегка притормозить и не спеша перечитать собственное письмо.

С появлением e-mail способы выделять главное в тексте изменились. Раньше для этого чаще всего применялся курсив. Чтобы привлечь внимание к слову, фразе или идее, их просто набирали курсивом. Если текстовый редактор не позволял сделать это, использовали подчеркивание. Оба варианта означали одно и то же: внимание, стиль изменился, значит, я говорю нечто важное!

Потом появились первые почтовые программы, и курсив был предан забвению. Это объяснялось тем, что выделенное курсивом в одном почтовом клиенте могло превратиться в абракадабру в другом. Но потребность выделять главное никуда не делась, и люди стали применять другие приемы. Какое-то время, к примеру, для этого использовался значок подчеркивания с двух сторон от выделенного фрагмента. Это выглядело так: _наберитесь терпения_!

Почтовые программы совершенствовались, и необходимость искать замену для курсива постепенно отпала. Сегодня, когда проблемы совместимости приложений стали менее острыми, вы можете спокойно выделить текст курсивом, особенно если речь идет о переписке между сотрудниками компании, которые используют одни и те же программы.

И все же проблема с выделением не решена окончательно. Когда для курсива наступили черные дни, появился еще один вариант – большие буквы. Когда заваленный работой адресат торопливо просматривает письмо, он может не заметить курсив, но пропустить большие буквы невозможно. Однако этот способ требует чувства меры. Текст, написанный большими буквами, воспринимается как крик, поэтому такой вариант не годится для больших фрагментов. Иначе можно получить эффект, обратный желаемому.

Для выделения текста в электронных письмах стал использоваться и жирный шрифт. Чаще всего он появляется там, где автору требуется несколько вариантов визуальных отличий: одну категорию информации он выделяет большими буквами, другую – курсивом или подчеркиванием, третью – жирным шрифтом.

Что же остается вам? Во-первых, не забывайте: избыток выделений мешает восприятию. Во-вторых, если письмо не слишком официальное, для выделения годятся большие буквы. В-третьих, в официальных письмах можно использовать курсив и подчеркивание. В-четвертых, жирный шрифт хорошо контрастирует с большими буквами. И, в-пятых, вы можете использовать все названные способы, чтобы выделить разные категории значимой информации.

Общаясь с боссом, коллегой или подчиненными, вы преподносите себя по-разному. Во всяком случае, должны поступать именно так.

Разные условия обмена информацией предполагают разный стиль общения. Потягиваясь утром в постели, вы разговариваете со своим партнером иначе, чем днем с коллегами на бюджетном совещании. Вы используете особые слова. Вы иначе строите фразы. Вы ведете себя по-другому.

Ваш партнер может услышать что-то вроде: «О нет! Неужели уже пора вставать?» Однако спустя пару часов вы заговорите в совершенно иной манере: «Доброе утро! Благодарю вас за то, что вы нашли возможность в срочном порядке явиться на совещание. Прежде всего мы должны обсудить…»

Тот же принцип применим и к e-mail. С разными корреспондентами следует говорить разным языком. Вы пишете боссу: «I need to discuss a confidential HR issue with you. Could you make time to see me on Thursday?» Письмо коллеге выглядит так: «Let’s try and speak today about the current HR issue in the department. Are you free at noon?» Общаясь с подчиненным, вы скорее всего выберете иной тон: «Please meet in my office at 3 PM this afternoon to discuss the HR issue».

Порой людей нервирует необходимость то и дело переключаться с одного стиля на другой. Разве все эти письма пишет не один и тот же человек? Ведь такая смена образов сродни шизофрении?

Ну конечно, это так. И в то же время не так. Язык – это великий дар, чудесное орудие, обладающее бесконечной гибкостью. Он позволяет нам выразить разные стороны собственной личности. Он подобен белой рубашке – ее можно носить с костюмом, джинсами или нараспашку поверх майки. Вы остаетесь прежним человеком. Меняются лишь грани вашей личности, которые вы демонстрируете другим.

Общаясь с боссом, вы обычно стремитесь показать, что заслуживаете повышения, премии или прибавки к зарплате. Поэтому вы даете понять, что контролируете ситуацию, видите общую картину, не упуская деталей, любите сложные задачи и не боитесь трудностей.

Для коллег вы союзник или конкурент. С ними вы стремитесь подчеркнуть, что готовы добросовестно трудиться, не подведете других, не будете делать гадости исподтишка и что ваш успех не умаляет их достижений.

Подчиненным важно чувствовать, что вы справедливы и компетентны: если они не знают, что делать, вы придете им на помощь. Вы даете им понять, что в курсе их успехов и промахов, что готовы поощрять тех, кто этого заслуживает, и что преданность компании окупается.

Стиль общения в любой ситуации напрямую зависит от деловой иерархии: кто наверху, кто в середине, кто внизу. Язык писем варьируется от официального до свободно-непринужденного. Переписка с начальством и подчиненными требует более формального тона. Общение с коллегами допускает больше вольностей.

Впрочем, здесь нет готовых рецептов. Подход в значительной степени зависит от контекста. Вот моменты, которые нужно учитывать.

Прежде всего, важна корпоративная культура. Если предпочтение отдается официальному тону, ваши письма должны подчиняться общим правилам. Разрешается ли женщинам носить открытую обувь? Можно ли мужчинам ходить без галстуков? Существуют ли «джинсовые пятницы» [3] В некоторых компаниях по пятницам сотрудникам разрешено не соблюдать дресс-код, принятый в другие дни недели. – Прим. пер . ? Что представляет собой бизнес и каков характер работы? Идет ли речь о музыке в стиле техно или о сопровождении слияний и поглощений? Каковы отношения между сотрудниками? Часто ли вы проводите вместе свободное время? Как фирма позиционирует себя в обществе? Как одеваются и ведут себя представители высшего руководства, чей облик отражает имидж фирмы?