Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Когда дело касается специальной информации, читатель не испытывает духовных или эмоциональных потрясений, он просто пытается решить проблему. Если эта проблема остра, он будет продираться через самый неудобоваримый текст, чтобы найти ответы на свои вопросы. Или попросит вас объяснить все еще раз. Или махнет рукой и оставит свои попытки.

Но если вы разобьете информацию на небольшие фрагменты, есть шанс, что ее поймут сразу. Даже самая сложная техническая информация может пробудить интерес, если внушить адресату мысль: ты можешь понять это! Попробуй! Это не так трудно!

Пустое пространство между абзацами, маркеры новых тезисов и короткие фразы, которые не обременяют мозг, помогают добиться цели. И адресат скажет вам спасибо.

Если вы привыкли, что специальную информацию для вас разжевывают, вы счастливец, ибо порой проглотить ее нелегко! Каждый из нас сталкивался с техническими текстами, понять которые решительно невозможно. Причина тому не слабоумие, не лень и не неумение сосредоточиться. Дело в том, что подобная информация вызывает отвращение. Сталкиваясь с непонятным, мы противимся ему всеми фибрами души, и, чтобы разобраться в сути дела, требуется немалая сила воли.

Jio,

Предмет обсуждения

Here are my comments on the Vector-Spark contract.

P2 ¶5:

Первая поправка

I fail to see the source of the statement requiring Vector Board approval.

P4 ¶7:

Вторая поправка

I think Section 1.03 should be quoted somewhere, particularly the sentences, “the Parties shall file a Certificate of Merger…” and “the Merger shall become effective at such date and time… ”

P8 ¶1:

Третья поправка

As I said, I don’t think this section helps. The relevant point is the date at which the parties are legally bound – no matter what outside conditions (including EMEA clearance) remain to be met.

Подтверждение доброй воли

It’s up to you to decide if it’s worth keeping.

Писать о том, как надо писать, непросто – вы словно бродите по зеркальному лабиринту. Иногда бывает трудно отделить итоговый вариант документа от редакторских замечаний. А если замечания сливаются с текстом, правка превращается в пытку.

Поэтому вам нужна быстрая и удобная система внесения изменений. Прежде всего необходима наглядность. Адресат не должен терять время попусту, пытаясь отличить исправленный текст от комментариев при редактировании.

Так вы избавите адресата от необходимости открывать вложение и искать внесенные поправки. Отправьте их список письмом, и вы поможете своему корреспонденту сэкономить время – при условии, что исправлений немного. В этом случае он не пропустит ваши замечания, что может случиться при быстрой прокрутке длинного документа.

Прокручивая длинный документ, мы невольно начинаем торопиться. Чтобы заметить поправки, приходится прилагать усилия. Поэтому лучше перечислить изменения в коротком письме.

Изложив суть поправок, не забудьте указать их место. Если адресат не может найти их в тексте документа, ваши комментарии теряют смысл. Чтобы привлечь внимание к маркерам места, используйте пустое пространство, разные стили и цвет, но не перегрузите текст визуальными эффектами.

Если документ – это карта, страница, абзац и строка – это координаты. Именно они служат маркерами места при внесении поправок.

Лучшее сокращение для «page» – «P». После него ставится номер страницы в документе. Точку ставить не нужно. Если вы ссылаетесь на несколько страниц, это выглядит так – «P47–48». В более официальных письмах возможен вариант «pg.», – например, «pg.11» в единственном числе и «pp. 14–19» во множественном.

Стандартное сокращение для абзаца – символ «¶». Иногда его заменяют сокращением «para». Или используют просто P.

Строку обозначают буквой «L». Это сокращение может пригодиться, если абзацы объемны. Номер строки отсчитывается от первой строки абзаца, а не от начала страницы.

Многоточие – знак препинания, который часто вызывает недоразумения. В нем три точки, ни больше ни меньше. Некоторые думают, что оно означает «и так далее». Это не так. Многоточие дает понять, что вы не хотите тратить время, приводя цитату целиком, или что вы опустили известные читателю сведения. В примерах «the Parties shall file a Certificate Of Merger…» и «the Merger shall become effective at such date and time…» многоточие показывает, что фраза не закончена, но приводить ее полностью нет нужды – адресат без труда найдет ее в обсуждаемом документе.

В конце предложения в многоточии появляется дополнительная точка (…) – та самая, что завершает предложение. Иногда это правило называют правилом 3 и 4 точек.

Не растягивайте многоточие на полстроки. Если оно выглядит так …………, вы показываете себя незрелым юнцом. Вы напоминаете подростка, который заполняет строку точками, потому что ему не под силу сформулировать мысль. Так поступают старшеклассники и студенты-первокурсники. Взрослый человек ведет себя иначе. Если нужно сделать фразу более выразительной, он использует слова, а не косметические эффекты.

До: извещение о судебном разбирательстве

Taija, Dayle,

A new claim from a former supplier for Vector, who will be seeking 2.5M USD: 2M for breach of contract and 500K for unpaid bills, has just been received from the exsupplier New City Sites. A small firm specializing in event organization New City Sites was by 2003 and perhaps before that date a Vector contractor, and in consequences of that relationship by the end of that year, it was selected and designated as a major supplier for events with a fixedterm contract that would be binding and valid until end-2006. Business was approximately 980K USD in 2004.

The documents imply and suggest that there was apparently no disagreement or conflict in evidence prior to the end of the year 2005 since Vector had even paid 650K USD up front and in advance for events on the table planned in the next year 2006, although these plans were scrapped as Vector contacted and negotiated a new event organization contract with Curators, Inc., without making any explicit commitment. Although the 2006 events planning with New City Sites was therefore quite advanced, they had however absolutely no commitment or agreement from Vector and received the de facto three-months notice as per the severance clause that was in effect making the damages claim seem completely unreasonable. Further to that fact they are still in possession of 650 K of Vector monies. I will review their bills in the near future in order to ascertain if they are valid. As this case appears straightforward, Gary Spaada of the McKenzie Law Firm would be my choice for appointment in the coming week.

Установка! Юристам кажется, что они блестяще владеют пером, – ведь они так долго учились, читали законы и, конечно же, составляли различные документы. Написать деловое письмо? Нет ничего проще! Однако они заблуждаются. Опыт составления правовых документов мешает нормально общаться с людьми. (Но убедить в этом юриста – задача не из легких!)