Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Директора крупных транснациональных корпораций, как правило, блестяще владеют слогом. Хотя их произведения не стоят на полках книжных магазинов, при желании любой из них мог бы стать успешным писателем.

Carl, Racey,

Предмет обсуждения

Please find below our analysis of the Optimax case.

Подтверждение доброй воли

We look forward to discussing the information in detail.

ASSESSMENT SUMMARY OF OPTIMAX’S CLAIMS

Optimax’s recent advertising claims against Vector Poetics in their WebNet ads and on their Website are contradicted by Software Imaging Study data, third-party data and the Software Customer Satisfaction Diagnostic data. Most data oppose Optimax’s claims.

Software Imaging Study data on the consideration, preference, and penetration of Web Application Server Software and e-Business Software platforms favors Vector. The study findings are consistent with third party sources (i. e., Marks Mind). Our internal Customer Satisfaction data neither contradicts nor supports Optimax’s claims, where Optimax’s WebNet outperforms Vector’s Poetics on four attributes:

• Overall Satisfaction

• Performance

• Reliability

• Installability

Ultimately the margins are much lower than Optimax’s ad suggests, and we tie on with the majority of attributes.

Не все документы имеют одинаковую структуру. Одни сложны и многоплановы, другие просты и заурядны – так различаются между собой хижина и кафедральный собор. В одних основные тезисы подкрепляются сложной развернутой аргументацией, в других доводы в пользу основной идеи незатейливы и прозрачны.

Чтобы определить структуру документа, выделите основные идеи и опорные пункты. Далее остается нарастить на скелет мясо: добавить детали, соображения, примеры и комментарии.

Самое сложное – сделать выжимку из своих идей, получив в сухом остатке иерархию данных. Такое умение отличает мастера от дилетанта.

Если вам трудно отделить основные идеи от аргументов, запишите все мысли, приходящие вам в голову, в виде коротких фраз.

Затем сгруппируйте эти фразы по смыслу. Идеи, которые объединяют группы, и есть ваши основные тезисы.

Основные идеи можно выделить жирным шрифтом, а аргументы набрать обычным, – в этом случае получателю будет проще просматривать текст. Босс хочет сразу увидеть главное. Специалисту, который решает практические вопросы, важны детали. Разные шрифты и стили помогают людям найти соответствующую информацию.

Курсив позволяет выделить самые важные аргументы. Он не кричит, как заглавные буквы. Он не настаивает, как жирный шрифт. Он подобен негромкому голосу в кульминационный момент. Все склоняют головы, чтобы услышать сказанное.

Выровняйте самый важный или общий текст – основные идеи – по левому краю. Опорные пункты пометьте с помощью красных строк, сделав пять-семь пробелов. Второстепенные, но значимые подробности выделите с помощью более глубоких отступов. Чем глубже отступ, тем выше степень детализации информации.

Вам нравится, чтобы о вас заботились. Чтобы вам старались угодить. Особенно если вы босс. Вам хочется, чтобы подача информации помогала быстро принять решение. У вас нет ни малейшего желания ломать голову над текстом, пытаясь найти главное.

Те, кто умеет эффективно структурировать информацию, чаще добиваются успеха. Их труд не остается незамеченным.

Conrad,

Предмет обсуждения

Here’s the redux of the NAD.

Подтверждение доброй воли

Let me know if you need more.

NATIONAL ADVERTISING DIVISION (NAD) OF THE BETTER BUSINESS BUREAU

Definition

The National Advertising Division of the Better Business Bureau (NAD) and the National Advertising Review Board (NARB) are set up as the advertising industry’s self-regulatory bodies.

Proceedings

NAD can institute proceedings based on a complaint from a competitor, consumer or consumer group, and they can also initiate their own investigation. The entire process (with an appeal) normally takes 3 to 4 months.

Our Option

Because NAD focuses on market research, the TD attorney strongly advocates engaging an independent market research firm with credibility at NAD to conduct a study on customer perceptions of the Optimax ad.

Определение предназначено для описания, истолкования или классификации. Оно структурирует информацию от общего к частному. Определение подобно воронке: оно начинается с широкого понятия, а затем сужается.

Как и другие приемы письменной речи – сравнение, противопоставление, объяснение, повествование и описание, – определение помогает структурировать текст. В первом абзаце вы можете дать общее определение, во втором – сузить его, а в третьем – привести конкретный пример.

Те же самые принципы применимы к отдельным абзацам. Первое предложение дает широкую дефиницию термина, второе – сужает его, и так далее. Это позволяет быстро уяснить необходимую информацию и понять, как соответствующий термин используется в тексте.

В e-mail могут применяться самые разные приемы изложения. Письмо может начинаться с общей дефиниции и после пары абзацев, посвященных подробному определению термина, заканчиваться изложением причинно-следственных связей.

Сочетание разных приемов изложения – анализа и описаний, повествования и пояснений – говорит об опыте и уверенности автора. В коротком письме может использоваться лишь один из них, например хронологическое повествование, а в более длинных текстах часто присутствует несколько.

Умение писать письма во многом зависит от способности правильно подавать информацию. Сравнивая легальные возможности отомстить конкуренту, вы перечисляете общие моменты в одной фразе, а различия – в другой. Рассказывая о недавних изменениях в подходе к продажам, можно начать с хронологии событий, а потом перейти к описанию.

Нужно понимать не только что вы пишете, но и как вы это делаете. Такое понимание отражается на качестве текста. Опытный автор сознательно выбирает те или иные приемы, а тот, кто пишет плохо, думает только о теме. Чтобы сделать текст ярким, нужны подходящие средства. И если вы не в состоянии донести свои – пусть даже блестящие – мысли до собеседника, их никто не оценит.

Чем длиннее e-mail, тем важнее наличие заголовков и пустых строк. Электронная переписка должна обеспечивать быстрый обмен информацией, и чем длиннее текст, тем меньше шансов добиться результата. Если текст нужно прокручивать, адресат будет читать невнимательно – или не заглянет в письмо вовсе. Короткие письма обычно просматривают сразу, длинные откладывают до лучших времен.