Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Фразы! Годы чтения законов и постановлений не проходят даром. Письма юристов пестрят длинными тяжеловесными фразами. Привычка изъясняться языком кодексов и контрактов становится второй натурой, хотя в деловой корреспонденции такая манера неуместна. Вместо легких и динамичных фраз юристы используют сложные громоздкие конструкции.

Многословие! Поскольку одно-единственное слово – и даже запятая – могут изменить смысл контракта, юристы стараются излагать свои мысли как можно точнее. Стараясь продумать все до мелочей, они часто перегибают палку. В результате получаются длинные неуклюжие фразы. Порой смысл полностью теряется за обилием слов. Они душат мысль, словно сорняки, не давая уловить суть.

Опирайтесь на языковое чутье, чтобы выработать навыки успешного общения . Юристы по натуре – настоящие акулы пера, поэтому им несложно искоренить вредные привычки и освоить эффективные методы коммуникации. Главное – уяснить, что правовые документы и деловое письмо требуют разных подходов. Мы не разговариваем с людьми языком уставов и контрактов. Многословие – дурная привычка, с которой надо бороться.

Пишите современным языком . Длинные фразы с множеством придаточных предложений остались в прошлом. Сегодня нужны краткие и четкие формулировки. Иногда достаточно разбить сложную конструкцию на несколько коротких предложений, чтобы письмо взмыло вверх.

Боритесь с многословием . Лишние слова – проклятие юриста. Избавьтесь от них, и невнятный текст станет предельно ясным. Замените «the end of the year 2002» на «end-2002», а «no disagreement or conflict» на «no conflict». Вместо «unreasonable, uncreditable, and without compelling substance» напишите просто «unreasonable».

После: извещение о судебном разбирательстве

Taija, Dayle,

We just received a new claim from a Vector ex-supplier, New City Sites, who seeks 2.5M USD: 2M for breach of contract and 500K for unpaid bills.

Background

New City Sites is a small firm specializing in event organization. By 2004 – and perhaps before – it was a Vector contractor. By end-2004, it was selected as a major supplier for events, apparently with a fixed-term contract until end-2006. Their business was 980K USD in 2004.

As far as I can see, there was no conflict prior to end-2005. Vector had even paid 650K USD in advance for events planned in 2006. But due to a decision made by upper level management, Vector negotiated a new event-organization contract with Curators, Inc., without making any commitment to New City Sites. In addition, there was no attempt to recuperate the 650K.

Risk Assessment

Although the 2006 events planning with New City Sites was quite advanced, they had no commitment from Vector. They received the de facto three-months notice. Thus the damages claim seems completely unreasonable.

But they are still in possession of 650K of Vector monies. I am in the process of reviewing their bills.

Selection of Outside Counsel

Because this case appears straightforward, my recommendation is to appoint Gary Spaada of the McKenzie Law Firm in the coming week.

Просмотрите письма в папке «Входящие». Какие из них кажутся вам наиболее эффективными?

• Какие показывают, что отправитель понимает свою задачу?

• Какие дают понять, что отправитель разбирается в вопросе?

• Какие заставляют адресата делать лишнюю работу?

• Какие вызывают уважительное отношение?

• С кем из отправителей вы предпочли бы пообщаться устно?

Jody, Ebbe, Syd,

Предмет обсуждения

To explain differences between Nordic and Anglo-American legal drafting, I offer the following legal opinion on settlements and releases. Please see the attached document for a detailed analysis.

Подтверждение доброй воли

Please let me know if I can clarify further.

Фрагмент вложенного документа

Standard template and release letters do not exist in the Nordics. The scope, form and content of material settlement are subject to detailed negotiations in which principles of Nordic Law significantly vary from the Anglo-American.

The Anglo-American tradition favors legal specification while Nordic legal tradition favors broad legal standards. For example, in the Anglo-American tradition parties would be defined as:

Themselves, their predecessors, executors, administrators, heirs, successors, assigns, agents, attorneys, insurers, representatives, and all parent, subsidiary, predecessor, successor, and related corporations, and all officers, directors, shareholders, members, partners, and employees, and all persons acting through, under, or in concert with them or any of them.

In the Nordics, we simply use “the parties,” since interpretation of the term “parties” is established by the legal rules governing a settlement.

Юридический отдел компании существует в двух мирах – мире бизнеса и мире права. Нередко письма внешним консультантам и клиентам сложны, длинны и изобилуют специальной лексикой. Традиционный подход: обозначить предмет обсуждения, дать информацию по теме, а потом подтвердить свою добрую волю – в этом случае не годится. Применяя такую структуру, мы получим сэндвич – объемный текст, втиснутый между приветствием и прощанием.

Лучше предварить документ кратким уведомлением и вложить его в письмо. Тогда комментарии отправителя и основная информация будут разделены визуально. В сфере, где анализ и рассуждения отделены от эмоций, такое разграничение вполне разумно.

В кратком сообщении вы сначала сообщаете тему, а затем делаете несколько замечаний и завершаете текст. Длинные письма подчиняются тем же правилам.

В объемном тексте есть главная тема, доминирующая в информационной иерархии. Основные тезисы определяют структуру текста. Иногда отдельные тезисы представляют собой разделы, разбитые на несколько позиций. Ключевая мысль раздела часто выносится в заголовок.

Таким образом, мы получаем текст, где выделена главная тема и основные тезисы. Структуру документа определяет иерархическая значимость информации. Она помогает автору не сбиться с мысли, а читателю – ориентироваться в тексте.

Каким бы ни был объем текста, структура письма остается неизменной.

Печатный документ не требует соблюдения таких строгих правил, и на то есть причины. Читателю не нужно прокручивать текст, который не умещается на экране, – он может просто перевернуть страницу. Текст на бумаге позволяет отвлечься, например поднять глаза и посмотреть в окно. Электронное письмо ограничивает поле обзора экраном, а прокручивая текст, читатель рискует пропустить нечто важно.

Чтобы упростить труд адресата – и свою работу, – разбейте текст на разделы, снабдите их заголовками, выделяйте важные моменты курсивом, начинайте пространные цитаты с красной строки и используйте маркированные списки. Все это позволяет сегментировать внимание адресата, иначе он попросту утонет в бесконечных рассуждениях. Если ему будет трудно ориентироваться в документе, он потеряет интерес к написанному, а то и вовсе не прочтет письмо.

I offer this opinion…

I forward you this opinion…

I am happy to supply you with this opinion…

I am pleased to contribute a legal opinion…

I have written a legal opinion on the subject…

I am furnishing you with my legal opinion…

I am providing you with my legal opinion…