Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

В деловой переписке эти правила соблюдаются не всегда, возможно, потому что первые почтовые клиенты нередко превращали кавычки или курсив на дисплее адресата в абракадабру. Поэтому эстафету приняли прописные буквы – они используются для выделения заголовков в e-mail значительно чаще, чем в печатных документах.

Правильный, в общем-то, вариант «Letter of Agreement» в e-mail вполне может превратиться в Letter Of Agreement. Прописных букв достаточно, чтобы обратить внимание адресата на заголовок. А любое обоснованное выделение облегчает понимание текста.

Хотя язык e-mail стал проще языка бумажных документов, в нем по-прежнему присутствуют латинизмы. Один из них «e.g.» – example grata – вводит примеры. Другой «i.e.» – то есть – предваряет изложение сказанного иными словами.

Кроме широко известных «et al.» (и другие) и «etc.» (и так далее), есть и те, что встречаются реже, – «viz.» (а именно) и «c.f.» (следует сравнить).

Faris, Anne, and Souli,

Предмет обсуждения

In working with you lately, I’ve noticed that we return again and again to the topic of confidentiality. Because we are responsible for ensuring that confidentiality is appropriately handled, I thought I’d set out a few of the basics:

Confidentiality Is Consequential

Последствия

When we receive confidential information, we may face civil or criminal penalties if we fail to handle it correctly. Confidential information cannot be disclosed unless the contract warrants disclosure. Penalties include loss of confidential status (including patent rights) and/or access to our information forever. Our competitive edge is brought into risk every time we risk confidentiality. In protecting confidentiality, Vector protects its freedom of action in developing products and services.

Confidentiality Is An Obligation

Обязанности

Signing a confidentiality agreement means taking on serious obligations. To track and communicate those obligations, the Vector recipient must implement a security plan detailing the steps Vector takes in order to comply with confidentiality. Vector Security assists business units with these obligation plans, from development through accomplishment.

Подтверждение доброй воли

Confidentiality is a complex issue, and I’ve only touched on a few main points here. More information is contained in the list of links below. As always, I’m available to provide additional information and advice.

Заголовки могут резюмировать содержание, разжигать любопытство, вызывать вопросы. Заголовок, кратко формулирующий основную идею, – изящный способ донести свою мысль и одновременно структурировать документ. Такой заголовок помогает и отправителю, и получателю не сбиться с пути.

Если предварить рассмотрение технических вопросов заголовком и завершить его на эмоциональной ноте, текст станет более фактурным. Поскольку не все слова несут равную нагрузку, компоновка текста – один из простейших способов сегментировать внимание адресата. Она показывает, где резюме содержания, где главное, а где риторические фигуры.

Эмфатические конструкции тоже нуждаются в выделении. Ваше письмо должно радовать глаз, а не портить настроение. Если заголовки выделены жирным шрифтом, для заключительных фраз используйте курсив. Если заголовки выделены прописными буквами, для заключения годится подчеркивание. Но не перестарайтесь! Не нужно писать заголовок прописными буквами и при этом выделять его жирным шрифтом и курсивом. Это перебор. Постарайтесь ограничиться одним-двумя стилями.

Стилистические эффекты должны применяться последовательно. Если заголовки даны жирным шрифтом, основные мысли следует выделять другим способом, иначе вы собьете читателя с толку. Ваша задача – сделать текст более понятным, а не запутать людей.

Иногда двойные кавычки ставятся, чтобы привлечь внимание к отдельному слову. Это делается с разными целями: чтобы дать определение термину, выразить сомнение или показать, что слово употребляется в ироническом смысле. К примеру, в предложении «This is our “unofficial” position» «unofficial» имеет оттенок сомнения. Кавычки показывают адресату, что слово требует особого внимания. Раньше в печатных материалах можно было встретить одиночные кавычки, которые выполняли те же задачи.

Alex,

Предмет обсуждения

On the phone yesterday, you requested advice on obtaining compliance in a compensation package remix. Here are some issues to keep in mind:

Согласие

Consent = written acceptance. Usually we write a letter confirming the change and ask the employee to countersign for acceptance. Without consent, there is no basis for compliance.

Негативные изменения

Negative changes can still receive consent. Factors influencing consent include:

• the nature of the change

• the reason for the change

• mitigating circumstances.

Generally speaking, if employees perceive the reasons for the change as sound, they consent, and then they can be made to comply.

Vector cannot force employees to consent. Employees either have to be:

• convinced by the reasons for change and consent; or

• terminated in jurisdictions where it is possible to terminate.

Прекращение деятельности

Termination requires economic, technical, or organizational justification for restructuring.

Подтверждение доброй воли

If I get more precise detail about the size and nature of the change, as well as which employee groups it concerns, I will provide more precise advice.

Чем сложнее идеи, которые вы излагаете, тем больше свободного места нужно оставить в e-mail. Пустое пространство помогает структурировать внимание и правильно расставлять паузы. Даже самая крохотная пауза помогает пониманию. Свободное место словно говорит: «Дайте информации улечься в голове. Ну вот. Теперь можно переходить к следующему пункту».

Возьмем другое сравнение. Если вы подробно описываете пустынный пейзаж, читателю не нужно много пауз. Он без труда следит за вашими рассуждениями, и перед его мысленным взором постепенно развертывается соответствующий зрительный образ, почти как в кино. Но если ваша задача – уговорить подчиненных согласиться на снижение зарплаты, здесь мало общего с кинематографом.

Пустое место подсказывает, что мы переключаемся с одной идеи на другую или начинаем рассматривать предмет с иной стороны.

Хотя текст можно структурировать с помощью цифр, они несут смысловую нагрузку, которая мешает восприятию. Они внушают мысль, что одни пункты важнее других, или заставляют искать несуществующие причинно-следственные связи.

Для перечисления позиций годится тире (–), дефис (-) или буллит (•), фаворит деловой корреспонденции. Раньше он использовался лишь в отчетной и технической документации, но теперь широко применяется в электронных письмах. Этот удобный и наглядный маркер показывает: здесь начинается новый тезис. Он упрощает структуру текста, поскольку не содержит указаний на иерархию или последовательность.

Используя буллиты для оформления списков, избегайте сложных и экстравагантных значков. Наша задача – помочь читателю ориентироваться в документе, а не отвлекать его нелепыми эффектами. Человек со вкусом понимает: элегантность – это простота и качество. Точно так же хорошо написанное письмо не должно содержать излишеств, которые мешают восприятию.