Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

• Сформулируйте главную мысль письма в первом предложении.

• Делайте абзацы короткими.

• Оставляйте пустые строки между абзацами – это поможет адресату ориентироваться в тексте.

• Снабдите фрагменты текста заголовками – это сделает письмо удобным для просмотра.

• Начинайте каждый абзац с самого важного, а затем переходите к подробностям.

• Старайтесь, чтобы фразы были короткими.

• Используйте предложения из одного слова.

• Следите, чтобы фразы имели простую структуру: подлежащее, сказуемое, дополнение.

• Не бойтесь местоимения «I».

• Выбирайте простые общеизвестные слова.

• Будьте лаконичны.

• Не скупитесь на тире (–).

• Не злоупотребляйте специальной лексикой.

• Избегайте сокращений, принятых в чатах и СМС.

• Избегайте украшательства и неуместных визуальных эффектов.

• Помните, прочесть ваше письмо может кто угодно.

Грамматисты до сих пор затрудняются точно и однозначно определить, что такое предложение. Обычно в предложении есть подлежащее и сказуемое. Но электронная почта изменила наше видение предложения. В e-mail все чаще употребляются фразы нетрадиционного вида. Фактически идет замена структур письменной речи разговорными. Если фраза соответствует нормам разговорной речи, скорее всего ее можно использовать в электронной переписке.

Вот предложения, которые широко используются в e-mail.

Из одного слова:

• Yes!

• Wrong.

• OK?

Нетрадиционные:

• Just as I thought.

• After a bit.

• So what.

Подлежащее + сказуемое:

• Jeremy waited.

• Rachel refused.

Подлежащее + сказуемое + дополнение:

• Raja looked at the map.

• He held the pointer.

Составное подлежащее + сказуемое + дополнение:

• The Chief Information Officer and Chief Executive met with the press.

• Design, manufacture, and distribution are the firm’s strong points.

Подлежащее + составное сказуемое + дополнение:

• The prospect listened and asked questions.

• The sales rep organized, reviewed, and prepared his speech.

Предложение + союз FANBOYS + Sentence:

(Союзы FANBOYS: For, And, Nor, But, Or, Yet, So. Перед ними ставится запятая.)

• The team was thrilled with the news, so they all had lunch together.

• The market rebounded, but the gains were short-lived.

Придаточное предложение + основное предложение:

(Придаточное предложение начинается со слова-связки – например, «after», «when» или «because». Или с глагола на -ing – например, «thinking». Если вводное предложение стоит в начале фразы, после него обычно ставится запятая.)

• Since the margins were good, Tusin decided to sell.

• Noting the audience’s curiosity, the speaker explained his proposal.

Основное предложение + заключительное предложение:

• She was for the new procedure if it eased congestion at the posts.

• The employee seemed shy because it was his first job.

В основе таких предложений лежат базовые структуры, описанные выше. Электронное письмо требует лаконичности, и длинные громоздкие конструкции здесь неуместны, особенно если вы плаваете в грамматике. Если есть сомнения, используйте короткие фразы. Однако, если вам по плечу более сложные предложения, они внесут в текст изюминку и позволят продемонстрировать уверенное владение словом.

Подлежащее + второстепенная определительная конструкция + сказуемое + дополнение:

(Второстепенную определительную конструкцию можно опустить, не искажая структуру и смысл предложения. Такая конструкция выделяется запятыми.)

• The graphics, complete with 3D modules, were impressive.

• The manager, who had worked in development before, was an easy fit.

Подлежащее + значимая определительная конструкция + сказуемое + дополнение:

(Значимую определительную конструкцию нельзя опустить, не изменив смысл предложения.)

• The product that won the reliability award was new to the market.

• The decision that was taken this morning marks a strategic change.

Предложение + союзное наречие + предложение:

(К союзным наречиям относятся also, besides, consequently, conversely, furthermore, hence, however, in fact, in short, indeed, instead, likewise, meanwhile, moreover, namely, nevertheless, nonetheless, notwithstanding, otherwise, rather, still, then, therefore и thus. Перед ними ставится точка с запятой, а после них – запятая.)

• The market braced for the assault; accordingly, the index plunged.

• Publicity is necessary; otherwise, the consumer is left out of the loop.

Подлежащее + сказуемое с дополнением + сказуемое с дополнением + сказуемое с дополнением:

(Такая конструкция позволяет передать большой объем информации в одном предложении.)

• The new security procedures require full employee compliance, necessitate a thorough review of breach history, and promise a significant, if not total, reduction in press leaks.

• The Web-direct invoices facilitate payment fees and schedules, significantly reduce labor costs, streamline accounting, and promise shorter turnaround.

Придаточное предложение + придаточное предложение + придаточное предложение + сказуемое + дополнение:

(В этом случае повторение позволяет достичь определенного эффекта.)

• If you like to work hard, if you enjoy a challenge, if you consider yourself a «people person», then you’ll want to be a part of our team.

• Because the job is unusually complex, because it involves lots of overtime and significant travel, and because it will be at least six months before you see results, you should think twice before signing the contract.

Боже мой! Запятая! В одном учебнике после перечисления сорока семи случаев использования запятой написано: «Не злоупотребляйте запятыми». Интересно, как можно не злоупотреблять запятыми, если их нужно использовать в сорока семи случаях? А если точки зрения на правило расходятся? К примеру, в предложении «I bought bread, milk, and cheese» одни поставят запятую перед «and», а другие нет.

К счастью, не все правила пунктуации можно толковать на разные лады. А составителю электронных писем не нужно разбираться в тонкостях употребления знаков препинания, чтобы написать связный доходчивый текст. Достаточно знать базовые типы предложений и выполнять правила, перечисленные ниже.

Хорошая новость состоит в том, что вы наверняка уже умеете правильно ставить основные знаки препинания. И если вы потратите несколько минут, чтобы изучить принципы, изложенные ниже, проблемы с пунктуацией будут решены раз и навсегда.

Ниже перечислены знаки препинания и их основные функции.

Точка:

• Обозначает конец предложения или сокращение.

Нетрадиционное предложение: Nope.

Традиционное предложение: She signed the contract.

Сокращение: He was earning his Ph.D.

Знак вопроса:

• Обозначает прямой вопрос.

После слова: Why?

После предложения: Are you ready to sign?

Восклицательный знак:

• Обозначает сильные эмоции.

После слова: Thanks!

После предложения: Your thoughtfulness is appreciated!

Запятая:

• Обозначает паузы между частями предложения.

Дата: On Saturday, July 22, 2006, he signed the check.

После придаточного предложения: Because of the transportation strike, the meeting was postponed.

Перед союзами FANBOYS (for, and, nor, boy, or, yet, so): The figures were encouraging, but management remained cautious.