Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Разные виды выделения:

• Длинные письма и объемные вложения со сложной структурой требуют разных видов выделения. Каждый из них должен соответствовать определенной категории информации. К примеру, основные идеи выделяются жирным шрифтом, значимые детали – большими буквами, а важные замечания – курсивом. Такой подход поможет адресату быстро ориентироваться в тексте.

Как спрятать информацию:

• Лучший способ спрятать информацию – похоронить ее в тексте. Если вы поместите неприятные сведения в одно из придаточных сложноподчиненного предложения в длинном абзаце в середине документа, они будут замаскированы лучше некуда.

Функциональные типы речи – это различные стратегии изложения, которые появились в глубокой древности, когда ораторы могли в два счета убедить аудиторию в своей точке зрения и побудить ее к действию. Эти учителя красноречия использовали описание, истолкование и причинно-следственные связи точно так же, как делаем сегодня мы.

Такие стратегии позволяют не только донести информацию до адресата, но и получить ответную реакцию в виде определенных мыслей или действий. Эти методы не статичны. Они не похожи на жесткую структуру документа. Они подобны двигателю. Они поставляют энергию. С их помощью оратор передает информацию слушателю, а автор текста – читателю.

Чтобы определить в e-mail понятие «competence», используется метод дефиниции. Разные абзацы будут посвящены различным аспектам обсуждаемого понятия. В одном будет рассматриваться, к примеру, техническая сторона компетентности, в другом – этическая и так далее. Если задача письма – убедить адресата, что отправитель заслуживает повышения, нужна иная стратегия изложения. Она включает повествование (рассказ о достижениях сотрудника), описание (характеристику его личных качеств) и разъяснение (причины, по которым момент для повышения настал). Разъяснение могут иллюстрировать примеры. А фраза с примерами может содержать описание.

Перечисленные приемы комбинируются и переплетаются в самых разных сочетаниях, поэтому поначалу их использование может вызывать затруднения. На самом деле мы постоянно прибегаем к ним в разговорной речи, но делаем это непроизвольно. Если мы будем применять их сознательно, шансы добиться желаемого результата возрастут.

Овладевая навыками составления электронных писем, вы будете использовать эти приемы все более уверенно и эффективно.

Пространственный принцип 1: от панорамного изображения к деталям или наоборот.

Описывая в e-mail новый офис компании, начните с описания планировки помещений и закончите логотипом над входной дверью.

Пространственный принцип 2: по часовой стрелке или против нее.

Если вы описываете новую веб-страницу, начните с шапки, а потом двигайтесь слева направо.

Пространственный принцип 3: сверху вниз или снизу вверх.

Если в письме нужно описать структуру организации, начните снизу и двигайтесь вверх.

Принцип описания нематериальных объектов 1: от общих характеристик к частным или наоборот.

Если e-mail описывает новый программный продукт, начните с описания концепции и закончите номером телефона техподдержки.

Принцип описания нематериальных объектов 2: от самого важного к наименее важному.

Если e-mail подводит итоги сетевой конференции, начните с итогов совещания и закончите самым незначительным из списка намеченных мероприятий.

Хронология: цепь событий с временными маркерами (время, день, год), указанием их очередности (первый, второй, третий) или словами-связками (тогда, потом, в конце концов).

E-mail с подробным описанием сетевой конференции.

Процесс: этапы, описанные в определенной последовательности, которые дают конкретный результат.

E-mail с описанием корпоративной процедуры возмещения расходов, от подачи заявки до поступления денег на счет.

Причинно-следственная цепочка: описание происходящего с акцентом на логику развития событий.

E-mail с описанием карьерного пути, от стартовой позиции до места в совете директоров.

Взвешенное сравнение и противопоставление: объект A рассматривается более подробно, чем объект B.

E-mail, где три абзаца посвящены цветовой палитре на компьютерах Macintosh и всего один – палитре на стандартных PC.

Сравнение и противопоставление на паритетных началах: объект A и объект B рассматриваются в одинаковых аспектах и описываются примерно равным количеством слов.

E-mail, где сначала рассматривается один план стоматологического обслуживания, а затем другой, – по каждому указаны цены, дополнительная плата и объем страхового покрытия.

Краткий вариант: один или более примеров, которые либо перечислены в одной фразе, либо описаны в отдельных предложениях.

E-mail, где излагается новая политика возврата нереализованной продукции, с примерами нарушения установленной процедуры, описанными в отдельных предложениях.

Развернутый вариант: один пример, который подробно рассматривается в нескольких абзацах.

E-mail, где рассказывается о новом сверхпроводящем материале, с тремя абзацами, иллюстрирующими его свойства при плюсовой температуре.

Краткое определение: один или более лаконичных примеров, которые показывают, как конкретные термины используются в документе, – обычно одна фраза на определение.

E-mail, где обсуждается политика компании в отношении сексуальных домогательств, с терминами «inappropriate remarks», «inappropriate e-mails» и «inappropriate touching», каждый из которых охарактеризован в отдельном предложении.

Подробное определение: одному термину посвящен целый абзац и более.

E-mail, где дается определение правовой концепции «остаточных прав», с широкой дефиницией понятия в одном абзаце, анализом недостатков данной дефиниции в другом абзаце и описанием смягчающих обстоятельств в третьем.

Простая экспозиция: одно-два предложения, характеризующие то или иное явление.