Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

До сего момента вы могли ссылаться на незнание того, насколько контрпродуктивна постоянная подключенность. Но отныне вы не можете этого делать. Если все вокруг про…ют (простите мне мой французский) свою интеллектуальную продуктивность, немедленно отвечая на электронные письма, это совершенно не означает, что и вы должны делать то же самое! Это абсолютно нерационально, неэффективно, не нужно, неразумно и даже безумно. Так не становитесь жертвой всеобщего контрпродуктивного безумия.

Взбунтуйтесь против такого порядка или, по крайней мере, будьте мудрее других. На самом деле практически не бывает электронных писем, которые требуют ответа ранее, чем через 24 часа. Если кто-то посылает вам такие письма, он идиот. Отправитель должен понимать: для действительно срочных и неотложных вопросов есть телефон. Вот и все.

Если вам не хватает мужества оставлять отправителей без немедленного ответа, используйте автоответчик. Напишите в дружелюбном тоне сообщение, в котором объясните, что для повышения своей продуктивности вы проверяете почту всего три раза в день, и предложите связаться с вами по телефону в случае действительно срочных вопросов. Купите себе второй телефон для такой экстренной связи. Если затрудняетесь объяснить людям причины, по которым вы это делаете, сошлитесь на мою книгу!

Если вы – руководитель (особенно высшего звена), то существенно повысите продуктивность работников умственного труда в вашей компании, если введете правило 24-часового ответа на электронную почту. Правило 24-часового ответа означает, что вашим сотрудникам будет достаточно всего двух сеансов работы с почтой в день, чтобы ответить на все письма. Такое простое правило приведет к массовому и масштабному повышению производительности труда. Ни одна другая мера не способна принести такой результат.

«Правило трех» гласит: если вы обменялись с адресатом тремя письмами, а вопрос по-прежнему не решен (или если вы заранее понимаете, что вопрос не может быть решен в трех письмах), позвоните этому человеку, свяжитесь с ним по видеосвязи или назначьте личную встречу.

Многие люди считают, что обязаны отвечать на все письма. Представители старшего поколения могут сохранить эту привычку со времен традиционных бумажных писем, которые чаще всего действительно требовали ответа. Молодые люди научились этому из-за использования чатов и сервисов обмена мгновенными сообщения в Facebook, Twitter и других социальных медиа. На самом деле вы не обязаны отвечать на все электронные письма. Задайте себе вопрос: «Если бы сейчас не было электронной почты, стал бы я брать ручку с бумагой и писать ответное письмо?» Если ответ «нет» или «вряд ли», значит, письмо чаще всего не стоит ответа даже по электронной почте. Как я уже говорил выше, мои исследования показали: от 50 до 90 % всей электронной почты – это «внутренний спам» или бесполезный мусор.

Многие профессионалы уже поступают так с групповыми рассылками. Они создают в почтовой программе правило, чтобы все сообщения с пометками «СС» или «копия» автоматически перенаправлялись в специальную папку «Рассылки». Эту папку они проверяют, когда у них есть свободное время – то есть никогда. Если вы боитесь такой радикальной меры, то можете создать автоматические фильтры для писем от определенных отправителей. Есть еще менее радикальный и менее смелый подход: каждый раз, когда вы получаете ненужное письмо, создавайте фильтр, чтобы письма от этого отправителя или на эту тему не попадали в папку входящих писем. Однако лучшее решение – написать вежливый ответ на автоответчике и не делать никаких исключений. Это зависит от того, насколько высокое положение вы занимаете в служебной иерархии, от корпоративной культуры и от вашей решимости.

Вы можете настроить свою почтовую программу так, чтобы все сообщения с пометками «копия» перенаправлялись в специальную папку, минуя папку входящих сообщений. Ради вашего душевного спокойствия компьютер будет посылать их отправителям немедленный автоматический ответ. В нем может быть примерно следующее: «Дорогой корреспондент! На мою электронную почту приходят сотни писем. Если я буду уделять внимание каждому, это не оставит мне времени и сил на более важную работу. Поэтому я читаю только некоторые самые важные сообщения. Так что если присланное вами сообщение носит важный или срочный характер, пожалуйста, адресуйте его конкретно на мое имя или позвоните мне по личному телефону для экстренной связи 123-45-67».

Если же вы считаете, что должны быть в курсе всего в своей организации, или боитесь, что произойдут ужасные вещи, если вы перестанете читать весь этот внутренний спам, значит, мои здравомыслящие советы вам вряд ли помогут. Вам лучше обратиться за помощью к психотерапевту.

Важный совет по обработке электронной почты: если у вас возникает хотя бы малейшее сомнение в полезности электронного письма, удалите его. Если вы не осмеливаетесь это сделать, заархивируйте его. Не тратьте время на складывание таких писем по аккуратно упорядоченным папкам. 99 % вашей почты не стоят этих усилий. Переносите письма в одну общую архивную папку одним кликом или удаляйте. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться одно из таких сообщений, вы за секунду найдете его в этой папке при помощи программы поиска информации на жестком диске – такой как X1 или Copernic.

Каждый раз, когда вы удаляете электронное письмо, остановитесь и подумайте: не лучше ли потратить еще несколько секунд и создать в почтовой программе правило, которое будет автоматически перенаправлять письма от этого отправителя или на эту тему в корзину или архив. И в будущем вы уже не станете тратить время на подобные письма.

Не забывайте – в случае с электронной почтой почтальон всегда звонит дважды: если вы случайно удалили или заархивировали важное письмо, отправитель перешлет его повторно или свяжется с вами другим способом. Если он этого не делает, значит, письмо изначально не стоило вашего внимания.

По моей рекомендации некоторые из моих клиентов завели себе второй телефон для «экстренной связи». Они сообщили этот номер только своей супруге/супругу, детям, начальнику и членам команды и попросили звонить по нему лишь в случае действительно срочных дел. Такой, казалось бы, простой прием поможет вам не отвлекаться и в некоторой степени избавит от многозадачности и информационной перегрузки. А тот факт, что вы сообщите коллегам и начальству номер личного телефона для экстренной связи, покажет, что вы привержены своей работе. Вы будете чувствовать себя гораздо комфортнее и укротите такого опасного поглотителя времени, как электронная почта.