Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Вообще, вы можете сказать всем, кому считаете нужным, чтобы в случае срочных вопросов они связывались с вами не по электронной почте, а по телефону для экстренной связи. Укажите его номер в подписи к письмам. Она может быть примерно такой: «Я занят работой над проектом X, поэтому вынужден ограничить частоту проверки почты». Один мой знакомый написал так: «Мои внутренние и внешние клиенты требуют моего пристального внимания, поэтому я ограничиваю свою работу с электронной почтой». Если у вас есть «тревожный телефон», вы можете еще больше упростить себе жизнь, добавив фразу: «В случае действительно срочных вопросов, пожалуйста, позвоните или отправьте мне сообщение на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67». Один из моих клиентов написал еще проще: «Чтобы повысить свою эффективность, я проверяю почту всего три раза в день. Если у вас срочный или важный вопрос, позвоните на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67».

Вы можете записать такое же сообщение на голосовую почту и отключать свой обычный телефон, когда заняты важным или трудным умственным трудом.

Недавно я отправил письмо одному из участников моих семинаров и получил интересный автоматический ответ:

Уважаемый (будущий) друг или клиент,

спасибо за ваше письмо!

Я решил радикально ограничить время, которое я трачу на свой компьютер и смартфон.

Это не значит, что я говорю вам «нет».

Скорее, это значит, что я говорю «да» тем вещам, которые ценю больше всего: сосредоточенной работе (в том числе и для моих клиентов), человеческим взаимоотношениям (с реальными людьми) и красоте.

Для нашей оптимальной коммуникации предлагаю:

1. Срочно? Позвоните мне. Я отвечу немедленно, или как только закончу встречу, или смогу припарковать машину (свою жизнь я тоже ценю).

2. Важно? Отправьте мне сообщение на телефон.

Спасибо за ваше сотрудничество!:)

Идеальное решение – попросить людей помогать вам в ваших усилиях. Если вы получаете по электронной почте адресованное вам письмо, не имеющее отношения к вашей работе, ответьте отправителю просьбой исключить вас из этой рассылки (если только ваше участие в ней не является абсолютно необходимым). Если вы хорошо знакомы с макросами, то можете при помощи трех щелчков мышью отправить стандартный ответ. Например, такой: «Спасибо за ваше письмо. Однако я не вижу необходимости в информировании меня по этому вопросу. Пожалуйста, удалите меня из данного списка рассылки или из этой группы». Поскольку макрофункции в MS Outlook весьма «недружественны» к пользователям, если только они не знакомы с основами программирования на visual basic , я использую программу Macro Express для создания такого рода макросов. Раньше мне приходилось делать два щелчка мышью, но благодаря функции быстрых действий ( quicksteps ) в последних версиях MS Outlook теперь мне достаточно одного щелчка. Я нажимаю кнопку «ответить и удалить», а затем могу выбрать один из трех самодельных макросов с шаблонными ответами – от очень дружелюбного предложения до очень резкого требования удалить меня из списка рассылки.

В зависимости от вашего положения в служебной иерархии вы можете любезно попросить или жестко потребовать от других сотрудников сортировать посылаемую вам почту. Единственное, что для этого вам нужно сделать, – это написать соответствующее сообщение на автоответчике в своей программе электронной почты и вставить такой же текст в шаблон подписи.

«Учитывая огромное количество электронных писем, поступающих на мой почтовый ящик, вероятность того, что я пропущу важные и срочные сообщения от вас, увеличивается с каждым днем. Поэтому, пожалуйста, всегда добавляйте код приоритетности в строке “Тема” в адресованных мне письмах: П1 – высокий приоритет, П5 – низкий приоритет. Электронные письма без П-кода будут считаться низкоприоритетными. В случае действительно срочных и важных вопросов лучше связаться со мной по моему телефону для экстренной связи xxx-xx-xx». Этот же прием вы можете использовать для писем, которые посылаете сами.

Если ваше положение в служебной иерархии недостаточно высоко, можете написать похожее сообщение в более дружелюбном тоне или предложить эту идею в качестве эксперимента и пригласить ваших коллег присоединиться к нему. Когда у вас наберется достаточно последователей, создайте в своей почтовой программе правила, которые будут автоматически разносить все входящие письма по нескольким папкам в зависимости от их приоритетности. Затем вы можете использовать программу Awayfind®, чтобы отправлять на свой «личный» телефон уведомление всякий раз, когда в вашем почтовом ящике появляется письмо с высоким приоритетом {458}. Кроме того, как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, не случится ничего страшного, если вы никогда не будете заглядывать в папки с категориями писем П4 и П5. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться информация из такого письма, хорошая программа поиска на жестком диске найдет вам его в считаные секунды.

Даже если вы, опасаясь негативной реакции, не осмелитесь на такие эксперименты, я хочу, чтобы вы поняли: существует множество способов справиться с ежедневной лавиной электронной почты. Вы должны подойти к этой проблеме творчески, решительно. А когда начнете это делать, обнаружите, что реакция на такие действия крайне редко бывает негативной – если она вообще бывает. Скорее всего, другие люди последуют вашему примеру, и, возможно, вашу инициативу подхватит вся компания.

Чтобы полностью обуздать своего электронно-почтового Франкенштейна, вы должны ограничить не только поток поступающих вам писем, но и поток писем, которые посылаете вы сами. Отправляя электронное письмо, задайте себе вопрос: «Если бы почта вдруг отключилась, стал бы я распечатывать это письмо на принтере, чтобы разослать копии всем этим людям, или стал бы звонить им по этому вопросу?» Если ответ «нет», то зачем засорять их почтовые ящики этим электронным мусором? Как мы увидели во второй части книги, главная причина непрерывной электронно-почтовой диареи – неравноправные отношения между отправителем и получателем. В определенном смысле отправитель обладает всей властью, а получатель – его жертва. Вопрос на миллион долларов (в буквальном смысле): как мы можем дисциплинировать отправителей и расширить права получателей? Я не знаю ответа, поэтому многие из моих рекомендаций – скорее методы партизанской борьбы, нежели глобальное решение проблемы.

А по-настоящему конструктивное решение этого вопроса может быть реализовано только на уровне всей компании. Но если вы вместе с коллегами будете соблюдать ряд простых правил, это может кардинально изменить ситуацию к лучшему. Эти рекомендации я включил в раздел об освобождении мозга от оков на уровне «Мы».