Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• Если основным хранилищем для документов будут бумажные папки, храните в компьютере только те документы и формы, которые можно исправлять и/или использовать многократно. Личные письма и другие текущие документы можно распечатать и хранить в папках с бумажными документами, а затем удалить с жесткого диска.

2. «Чистка»

Как уже упоминалось выше, чтобы создать свободное место на жестком диске без необходимости постоянно уничтожать документы, можно хранить данные на компакт-дисках, организованных по категориям. Терри также рекомендует использовать внешние архивные устройства, такие, как диски Zip ujazz производства компании Iomega Corp. Они вставляются в компьютер также, как дискеты, и позволяют «слить» на них все ваши файлы.

• Черновики— или документы, которые давно закончены и использованы.

• Пустые файлы,которые вы создали, но так и не заполнили.

• Одинаковые документыс разными именами.

• Устаревшие файлы,которые уже нельзя использовать.

3. Найти всему свое место.

• В операционной системе Windows можно быстро найти то, что выищете. При этом вам не понадобится пробираться через документы и прикладные программы, путая и смешивая их друг с другом. Для этого можно создать на жестком диске каталог и три основных подкаталога — «Программное обеспечение» (для всех программ), «Утилиты» (для всех средств обслуживания компьютера) и «Файлы» или «Данные» (для всех документов, независимо от того, в какой программе они созданы).

• В каталоге «Файлы» или «Мои документы» создайте подкаталоги, отражающие категории (зоны) вашей системы хранения документов, например: «Реклама», «Клиенты», «Персонал», «Маркетинг», «Предложения», «Финансы». Названия этих поддиректорий должны как можно более полно отражать категории ваших бумажных папок.

• Если на компьютере больше одного диска, нужно решить, на каком из них будут храниться ваши документы. Если компьютер находится в сети, ваша компания может иметь свою политику относительно того, что должно храниться на каждом диске. В других ситуациях ваша система хранения может быть простой. Например, связанные с работой документы храните на одном диске, а личные проекты — на другом.

• Сохраните две копии своих архивных и рабочих файлов, одну как основную, а другую — как копию. Храните дискеты с копиями данных в другом месте, не там, где основные файлы, чтобы уменьшить риск потери или повреждения обоих, если случится что-нибудь непоправимое.

4. Разложить по местам

Вот некоторые мои любимые компьютерные и программные инструменты для обработки и хранения компьютерных данных, которые мы с Терри рекомендуем вам:

• Программы для управления финансами могут помочь вам сделать все: от ведения чековой книжки до управления финансами небольшого предприятия. Возможно, самые популярные и простые в использовании из таких программ — Quicken и Quickbooks Pro . Если использовать их в сочетании с программами подготовки налоговых отчетов, например с Turbo Tax, можно рассчитывать налоги прямо на компьютере, а программа подскажет, какие документы и формы вам для этого понадобятся.

• Контакт-менеджеры и PIM (Personal Information Manager, менеджер личной информации) — эти категории программ часто конфликтуют друг с другом, потому что их функции отчасти пересекаются; обе помогают организовывать адреса и контакты, дела и встречи. Однако контакт-менеджер организовывает информацию по персоналиям, в то время как PIM — вокруг вас и вашего расписания. Контакт-менеджер преимущественно является инструментом для ведения бизнеса. Он позволяет создавать личные письма, электронные сообщения и факсы, хранить подробную историю всех контактов и встреч с каждым конкретным человеком и планировать последующие действия. Популярные контакт-менеджеры — АСТ, Maximizes Ascent . PIM сосредоточен прежде всего на вас, ваших делах, напоминаниях и телефонных звонках. В нем есть адресная книга, и он может создавать ярлыки и письма, но информация в PIM, скорее, представлена как книга встреч или органайзер. Самые популярные PIM — Lotus Organizer, Day Timeru Day Runner — являются виртуальными ежедневниками.

• Персональные цифровые ассистенты (PDA) — это нечто среднее между планировщиками на основе бумажных бланков, адресными книгами и мощным компьютером. Вы записываете заметки на маленьком электронном экране пишущим стеком, и устройство преобразует это в электронный текст. Любую информацию, которую вы вводите, можно перенести в компьютер в конце дня. Можно также загружать информацию из компьютера в PDA. Palm Pilot — самый популярный PDA на рынке, благодаря компактному размеру и легкости использования. Для него разработано много дополнительных программ. Другие популярные PDA — Psion и Newton .

• Программы для управления проектами — идеальны для того, чтобы проводить вас по стадиям больших проектов, помогая разбивать задачи на небольшие задания и устанавливать крайние сроки для каждого. Превосходны для компьютеров, объединенных в сеть, когда в выполнение проекта вовлечено много людей.

Персональные электронные ассистенты (PDA), такие, как Palm Pilot, служат мостом между рукописными заметками и электронными технологиями

Ниже приведены дополнительные предложения для организации работы с отдельными ключевыми техническими средствами, которые играют важную роль в большинстве современных офисов и домов. Каждый совет сопровождается перечнем некоторых наших любимых инструментов, которые мы с Терри рекомендуем вам, чтобы «приручить» технику и держать ее под контролем.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

• Необходимость хранить электронную почту возникает нечасто. С ней нужно обращаться точно так же, как с обычной бумагой, — или выбросить, или обработать. Если вы хотите сохранить ее вместе с проектными документами или по иным причинам, просто распечатайте письмо и подшейте в папку.

• Если компьютер — ваш основной «шкаф» для документов, сохраните письмо в соответствии с его темой. Если вы храните документы преимущественно в бумажных папках, распечатайте их и подшейте. Выясните, не сохраняет ли ваш провайдер документы автоматически. Например, America Online (AOL) предлагает возможности для хранения документов в Интернете. Если вы получаете много электронных писем, важно часто освобождать свои электронные ящики, потому что они очень быстро переполняются и засоряют жесткий диск.