Джулия Моргенстен - Технологии эффективной работы

• Расспросите коллег, выполняющих подобные задачи, сколько они тратят на это времени.

• Обсудите проблему в команде. Узнайте, сколько времени займет протоколирование для вашего отдела или компании.

Поинтересуйтесь у самых высокоэффективных работников, сколько времени должно занимать выполнение той или иной задачи. Запишите их ответы. Знание того, сколько необходимо времени, создает фактор осязаемого времени, добавляя объективности. Таким образом, когда у вас есть определенное количество времени на то, чтобы сделать несколько дел, желательно выбрать самые важные задачи. Знание лимитов времени наперед гарантирует выбор самых важных задач.

ВОПРОС 2. КАКОВА РЕНТАБЕЛЬНОСТЬ ИНВЕСТИЦИЙ?

Вам необходимо точно знать, сколько времени занимает выполнение задания, чтобы правильно определить приоритеты с точки зрения окупаемости вложенных сил.

Достаточно ли велика отдача по отношению к затраченному времени? Может случиться так, что, ответив на этот вопрос, вы откажетесь от выполнения какой-то задачи, которая просто не стоит затраченного времени. Но чаще всего, задавая этот вопрос, вы поможете себе определить порядок выполнения задач в условиях ограниченного времени.

Например, во время просмотра сайтов Джим, руководитель сбыта в компании по промышленной уборке и управлению отходами, был отвлечен звонком одного из клиентов по поводу каких-то непредвиденных обстоятельств, задерживающих их встречу на час или больше. В связи с неожиданно образовавшимся «окном» Джим смог проверить свой автоответчик, где было три сообщения. У него хватило времени, чтобы ответить только на один звонок. Как вы думаете, на какой?

Давайте проверим выбор Джима с помощью следующей таблицы (кое-что отсюда вы можете использовать для себя):

Джим хотел заняться потенциальным клиентом, потому что доход в этом случае был выше. Но эта задача требовала больше времени и не была первостепенной важности, в отличие от заказов постоянных клиентов. Да и постоянный клиент всегда надежнее.

Джиму понравился клиент В, и поскольку на решение задачи требовалось всего пятнадцать минут, он подумал, что было бы неплохо вычеркнуть одно дело из списка. Но если он сначала займется задачей клиента А (потенциальный доход от которой в пять раз выше) и все пойдет как следует, у него останется время быстро решить задачу клиента В до собрания.

Диана, бухгалтер, работающая с ценными бумагами, пришла рано утром на работу, полная энергии, горя желанием наконец-то разобраться с кипой отчетов, несколько недель лежавших у нее на столе. Ей необходимо было их просмотреть, прокомментировать и передать руководителю. По пути в офис она столкнулась с коллегой, у которой случился небольшой кризис — совсем не оставалось времени для завершения работы, и она попросила Диану помочь. Конечно, Диана помогла ей, но полностью отказалась от своих планов. Проведя с коллегой более тридцати минут, она ушла в хорошем настроении и очень гордая собой. Как хорошо помогать людям! Но рентабельность инвестиций отложенных отчетов была в пятьдесят раз выше. Ей следовало сказать коллеге, что у нее самой подходит предельный срок сдачи, и предложить помочь позже. Отсутствие концентрации может навредить продуктивности, особенно если проект нужно закончить срочно.

«Да, но… что если я не согласна, что именно то самое важное?»

Если вы имеете собственное мнение по поводу того, что самое главное, и не слушаете других людей, потому что вы знаете лучше, то у вас проблемы. Такое поведение — опасное проявление заносчивости. Подумайте. Уверенность в себе качество ценное, но не тогда, когда речь заходит о высокомерии в собственном отделе!

Решение: Вашими приоритетами должны быть ценности компании и топ-менеджмента, а не ваши собственные. Помните, вас наняли, чтобы вы оказывали услуги. При разногласиях по поводу того, что является самым важным, между вами и руководством может возникнуть недопонимание. Если вы продолжаете настаивать на собственных приоритетах и не следуете указаниям руководителя, то вы рискуете своим благополучием.

ВОПРОС 3. ЧТО ТАКОЕ ПРЕДЕЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ?

Если вы сталкиваетесь с одинаково важными задачами, требующими одинакового вложения времени и дающими почти равную прибыль, вам придется выбирать, исходя из срока завершения проекта. На первый взгляд это очевидно. Но в такие напряженные моменты у вас может появиться желание заняться той задачей, которая вам больше подходит под настроение, или той, которую, по вашему мнению, можно завершить быстрее и получить положительные эмоции. Это может быть опасным, если у вас не останется достаточно времени, чтобы завершить более срочную задачу, которую вы отложили в сторону. Всегда рассчитывайте на непредвиденные обстоятельства, говорите себе, что обязательно обрушится какой-нибудь кризис, который помешает завершить ваши собственные планы.

Организуйте свою защиту, всегда начиная с самой важной задачи и доводя ее до конца, прежде чем двигаться дальше.

УМЕЙТЕ ОТКАЗЫВАТЬСЯ

Обратной стороной выбора самой важной задачи является умение отказываться. Пожалуй, это самая трудная задача из всех, особенно для людей с высокими стремлениями. Мы хотим чувствовать гордость за свою работу, боимся попасть в неприятное положение и недостаточно хорошо выполнить работу.

Есть задачи, которые вы способны выполнить, но сокращение штата или изменения в отрасли ставят вас в положение, когда вы ничего не можете сделать. Например, устаревшие приказы или постоянно повторяющиеся бизнес-ланчи. Конечно, существуют задачи, которые вам нравится решать, но вы вынуждены перепоручать их более молодым сотрудникам, потому что имеется множество других задач более высокого уровня, требующих вашего участия. Необходимость идти в ногу с переменами требует постоянной переоценки того, что надо делать, а что не надо. Другими словами, от чего нужно отказаться.

Как только я произнесла слово «отказаться», то сразу услышала возражения клиентов. Об этой концепции люди спрашивают меня постоянно, но ее очень трудно осуществить. А что если коллеги и руководитель подумают, что вы просто избегаете выполнения этой задачи? Или хуже того: что вы ленивы и безответственны? Что если вы не можете принять идею об отказе, оправдываясь тем, что отказ будет ударом по вашему чувству собственного достоинства, потому что вам следовало бы справиться со всей работой?