Джулия Моргенстен - Технологии эффективной работы

«Да, но… меня просят помочь»

Вы не возражаете против постоянных незапланированных перерывов в вашей работе, отвлечения на дела других людей, что делает совершенно невозможным завершение вашей работы? Когда вас прерывает ваш руководитель — это одно. Но если вы не отказываете никому из вашего отдела во главе с курьером и помогаете им за счет своей собственной работы, вам следует положить конец этому.

Решение. Научитесь вежливо отвечать «нет» и осознайте чрезвычайную важность своей работы. Дополнительную информацию по контролю над помехами в вашей работе вы можете получить в рекомендациях к навыку 5 «Контролируйте незапланированные перерывы в работе».

СОКРАЩЕНИЕ

Научитесь сокращать, это упростит ваши задачи. Вы можете сокращать все, начиная с трафарета для отчетов подчиненных до внутренней электронной корреспонденции.

Один мой клиент работал художественным руководителем в рекламной промышленности. Ему нравилось просматривать каждое утро три газеты, но в связи с возросшими обязанностями на это стало уходить слишком много времени. Я предложила ему обратиться в службу компиляции, которая могла обеспечить подбор новостей с первых страниц газет и краткое содержание газетных статей. Процесс был не таким длительным, как раньше, потому что он не читал целую статью, но если что-то привлекало его внимание и ему хотелось прочитать все целиком, он мог найти статью на сервере.

Используйте эти 4 правила тогда, когда вам потребуется выбрать приоритеты и увеличить эффективность своего труда. Это не значит, что вы ленитесь или избегаете работы, просто каждая задача тщательно продумывается, и вы находите для нее место. Ваш руководитель и компания ищут пути для увеличения эффективности работы путем освобождения вас от малозначительных задач. Следуйте их примеру и делайте то же самое.

4 ПРАВИЛА В ДЕЙСТВИИ

Существуют три общие рабочие ситуации, в которых способность применить 4 правила особенно полезна. Планирование рабочего дня, оздоровление полностью разбалансированного рабочего дня в середине и маневрирование через критические ситуации. Давайте посмотрим, как это работает, исследовав один день из жизни моего бизнеса.

«Да, но… у моего руководителя непомерные ожидания»

Часто руководители сами слишком заняты и перегружены и не осознают, какой объем работы взваливают на вас. Или их ожидания так велики, что они не позволят вам использовать ни одно из четырех правил. Вы должны демонстрировать те же результаты, только с меньшим количеством ресурсов, иначе с вас сдерут шкуру.

Решение. Помните, у каждого из нас одна и та же цель — приносить пользу компании. Не превращайте это в ситуацию «вы по сравнению с ними». Скажите своему руководителю, что вы также разделяете стремления компании, понимаете, что ее цели очень важны. Больше того, вы вовсе не хотите сорвать намеченные сроки, но у вас очень много работы, и вы можете доказать, что если не привлечь помощника или не сократить одну задачу и не отложить другую, ваша общая цель вряд ли будет достигнута. Это вполне приемлемо, если у вашего бизнеса сложные времена. Но если ситуация постоянная и руководство ничего не делает, чтобы изменить положение, — дело в руководстве. Попросите вашего начальника помочь выбрать приоритетные задачи. Если вы находитесь в цейтноте, что ваш руководитель хотел бы получить от вас в первую очередь?

Однажды воскресным вечером я обдумывала план трех предстоящих дней, которые должны были стать очень напряженными. Понедельник я должна была провести в офисе. Во вторник мне надо было лететь в Мэн. В среду я должна была принять участие в конференции по менеджменту, прочитать основной доклад и участвовать в закрытом заседании. Четверг и пятницу я проведу в офисе, но, отдав всю свою энергию на речи и путешествия, вряд ли можно ожидать, что я буду работать в полную силу.

В это время на меня давили несколько предельных сроков. Эта книга была написана до половины, моя ежемесячная колонка в журнале «О, The Oprah Magazine» тоже должна быть составлена, кроме того, моя дочь Джесси через несколько недель оканчивала школу.

Вот что я надеялась сделать в понедельник.

ЗАДАЧА

• Сделать набросок третьей главы.

• Отшлифовать журнальную колонку за октябрь.

• Повторить доклад к среде.

• Дать интервью для СМИ.

• Проверить платежные ведомости.

• Подписать контракт с компьютерной фирмой.

• Посетить курсы повышения квалификации, проводимые штатными сотрудниками.

• Встретиться с двумя клиентами.

• Ответить волонтерскому совету по деловому сотрудничеству.

• Заказать ресторан для празднования окончания школы Джесси.

На один день у меня было запланировано слишком много. Очевидно, некоторые дела придется вычеркнуть. Мне было трудно решить, что можно сделать, пока я не взяла список дел и не проанализировала его с точки зрения трех вопросов.

Если все сложить, получается около девяти часов. Хотя я обычно работаю девять часов в день, это расписание было очень насыщенным. Оно не оставляло свободных промежутков для неожиданных вопросов и дел, которые могут внезапно возникнуть и потребовать немедленного внимания. Итак, я воспользовалась четырьмя правилами, чтобы облегчить свой список и оставить место для сюрпризов. Просмотрите свой список дел на завтра или на следующую неделю, распределив его по следующим разделам: «Степень важности», «Время, необходимое для выполнения», «Рентабельность инвестиций» и «Предельные сроки окончания работы». Как это изменило ваш взгляд на план? Достаточно ли ваши планы реалистичны? Можете ли вы облегчить свой список дел, применив одно из четырех правил?

Даже мои самые удачные планы подводили меня то по одной причине, то по другой. Фактически чаще всего требовалась чистая импровизация, когда приходилось воздевать руки к небу и хвататься за срочное дело или что-то менять, чтобы освободить место для нового, более важного дела. Возможно, проект занял больше времени, чем вы ожидали, руководитель, коллега или клиент оказались в кризисной ситуации, немедленно надо было воспользоваться возникшей возможностью или у вашего ребенка проблемы в школе. Сбой может возникнуть по самым разным причинам.

Когда мир решает перевернуться под вами, не спросив разрешения, возьмите паузу, сделайте шаг назад, повторно переоцените, перегруппируйте дела, чтобы разобраться, какое из них самое главное. Рассортируйте их по четырем правилам, отложив некоторые в долгий ящик, чтобы достать их, когда это будет необходимо.