Джулия Моргенстен - Технологии эффективной работы

Всегда есть несколько задач, до которых вы так и не доберетесь, и держаться за них означает поддерживать в себе постоянное чувство вины и разочарования, а это отрицательно повлияет на вашу производительность труда. Осознать реальные пределы человеческих возможностей — ваших возможностей выполнения работы — ключевой шаг к предотвращению стресса. Пришло время сконцентрировать свою энергию на том, что вы можете сделать, а не сожалеть и сокрушаться по поводу того, что вы сделать не можете.

УПРАЖНЕНИЕ. ЧТО ВЫБРАТЬ ПАТРИЦИИ?

Патриция, менеджер в агентстве медиапланирования, загружена сверх меры. Сегодня среда последней недели перед отпуском, и все в ее списке дел кажется важным, первостепенным. Кроме того, каждая задача требует большого количества времени. До конца недели ей необходимо встретиться с важным клиентом, чтобы заключить договор, подтвердить и подписать соглашение, подготовиться к совещанию по сбыту, запланированному на четверг, переписать содержание своей веб-страницы, плохо составленное ее подчиненным. Она опасалась, что, когда уйдет в отпуск, все ее самые лучшие планы рухнут.

Вопрос: как ей следует поступить, чтобы не сомневаться, что этого не случится? Что, по вашему мнению, Патриции следует сделать в первую очередь?

• Провести встречу с важным клиентом.

• Подтвердить и подписать план.

• Подготовиться к совещанию по сбыту.

• Переписать веб-страницу.

ПРИОРИТЕТ 1

Патриции следует первым делом позвонить важному клиенту и пригласить его на пятницу (если соглашение не будет заключено до ее ухода в отпуск, это затормозит осуществление проекта). В случае если клиента не окажется на месте или у телефона, у него будет достаточно времени, чтобы перезвонить и решить проблему. После этого Патриция может спокойно уехать в отпуск.

ПРИОРИТЕТ 2

Потом ей следует подготовиться к совещанию по сбыту. Почему? На кону стоит ее репутация, руководство рассчитывает на ее помощь. Завершение этой работы значительно увеличит количество свободного времени для решения непредвиденных задач, обязательно возникающих за неделю до отпуска.

ПРИОРИТЕТ 3

Затем Патриции следует подтвердить и подписать соглашение, чтобы помощник мог отправить его по почте.

ПРИОРИТЕТ 4

В последнюю очередь следует переписать веб-страницу, потому что по важности эта проблема стоит на последнем месте.

«Да, но… я не могу отказываться, потому что я перфекционист»

Вы до сих пор считаете, что должны справляться с огромным объемом работы. Но в напряженных ситуациях вы все равно вынуждены будете отступиться и выполнять только самую важную работу, таким образом, переосмыслив свою стратегию. Если вы концентрируетесь на количестве, а не на качестве, значит, вы совершенно не понимаете сути дела.

Решение. Облегчите свою задачу, откажитесь от части дел. Выполнение меньшего объема работы предпочтительнее, потому что все, что вы сделали, чрезвычайно важно. Если вы полностью измотаны и месяцами работаете по пятнадцать часов в день, в результате вы можете потерять перспективу, а вместе с ней способность выделять самое важное. Почитайте рекомендации к навыку 5, чтобы лучше понять, как бороться с перфекционизмом.

Отказаться проще, когда вы знаете, что делать с отложенными заданиями. Я предлагаю вам 4 правила, которые помогут определить, что делать с заданиями, на которые у вас совсем нет времени.

4 ПРАВИЛА: ИСКЛЮЧИТЬ, ОТЛОЖИТЬ, ДЕЛЕГИРОВАТЬ, СОКРАТИТЬ

Используйте эти 4 правила, чтобы облегчить вашу ношу настолько, насколько сможете. Оттачивайте свою способность использовать эти 4 правила, это повысит эффективность вашего труда. Речь идет не о лени и уклонении от работы, а о том, что каждая задача досконально продумана и для нее выбрано место в расписании. Ваш руководитель или компания ищут пути повышения эффективности, избавляя вас от несущественных задач. Вам нужно последовать их примеру и делать то же самое.

ИСКЛЮЧЕНИЕ

Спросите себя, что самое плохое может случиться, если определенный проект (или задача) не будет сделан? Развалится компания? Вас поставят перед расстрельной командой? Посмотрите на свой список дел разумным взглядом. Вы можете найти задачи, которые следует исключить, чтобы соответствовать изменениям в вашей отрасли, компании или даже вашей собственной пригодности. Марианна, например, координировала одни и те же общественные дела в течение семи лет. На восьмой год руководство решило сократить должность, потому что она больше не соответствовала миссии компании и не стоила инвестиций. Исключение этой обязанности из списка дел Марианны освободило ей время для выполнения других, более важных задач.

Всегда можно просто исключить из вашего расписания одно или пару дел. Действительно ли вам необходимо посещать каждое собрание отдела? Или писать подробные служебные записки руководителю, если вы только что обсудили этот вопрос? Избавляйтесь от хороших, но необязательных занятий.

ОТСРОЧКА

Отсрочка не значит оттягивание. Под оттягиванием имеется в виду откладывание на неопределенное время, а под отсрочкой подразумевается сознательный перенос дела в расписании на определенное время. В некоторых случаях это касается отсрочки удовольствия (вам действительно очень нравится работать над разработкой проекта ради общественного блага, но сначала надо закончить дела, приносящие доходы) или важной задачи на день, чтобы взяться за них тогда, когда вы реально сможете, а не в середине и без того загруженного дня, когда лучше сделать что-то, не требующее большой концентрации.

ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Иногда трудно определить момент, когда лучше передать часть своих обязанностей кому-то еще. Вы можете колебаться, если чувствуете, что этот человек так же перегружен, как и вы. Или беспокоиться, что ему не удастся выполнить работу так же хорошо. Вам и в голову может не приходить что-то передавать, потому что это всегда была ваша работа и вы ее уже выполняете на автопилоте.

Следуйте правилу: если в вашем списке есть дело, которое кто-то другой может сделать лучше, быстрее или просто достаточно хорошо, передайте работу ему. Убрав эти задачи из своего списка, вы поможете своей команде выполнить больше за более короткое время. Это также освобождает вас для того, чтобы сделать уникальный вклад своего таланта туда, где он больше всего нужен. (Подробнее об этом можете прочитать в рекомендациях к навыку 7 «Учитесь правильно распределять обязанности».)