И Кузнецов - Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов

• При написании даты в документе, которым будут пользоваться иностранные партнеры, необходимо помнить, что в Великобритании сначала пишется число, потом месяц — 10/7/95 соответствует 10 июля 1995 г., а в США — сначала месяц, потом число, т. е. 10/7/95 соответствует 7 октября 1995 г., поэтому дату в таких документах необходимо писать словесно-цифровым способом. В русскоязычном варианте документа она будет выглядеть как 10 июля 1995 г. , а в англоязычном (в зависимости от страны) либо 10 July 1995 , либо July 10, 1995 .

• Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 159 000 в тексте документа выглядит так: 159 тыс. Такая запись значительно облегчает восприятие цифр.

• Однозначное число пишется словом, а не цифрой, например: товар доставлен в трех контейнерах . Если однозначное число сопровождается единицей измерения, оно пишется словом: на одно изделие требуется три метра ткани .

• Многозначные числа, как правило, записываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, ее следует писать словами. Например: Двенадцать дней затрачено на подготовительные работы (но: На подготовительные работы затрачено 12 дней ).

Если документ должен быть утвержден, то гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова « Утверждаю », наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор коммерческого

центра «Успех»

(личная подпись) М.А. Фогт

20.03.95

Если документ утверждается постановлением, решением или приказом, то гриф утверждения оформляется так:

УТВЕРЖДЕНО

(название документа в творительном падеже)

№__________от___________________

Гриф согласования ставится ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Этот гриф состоит из слова «Согласовано», наименования должностного лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО: Министр путей сообщения

(личная подпись) Г.М. Фадеев

17 июня 1995 г.

Копии документов заверяют проставлением надписи « Верно », наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

Верно: 17.06.95 Инспектор

(личная подпись) К.Л. Виноградов

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допустимо не указывать.

Опытные руководители не торопятся тотчас после подготовки документа отправлять его по адресу, если, конечно, позволяет время. Это делается для того, чтобы еще раз перечитать его, при необходимости исправить и лишь после этого отослать. На восприятие письма влияет множество факторов, в том числе раздражение, усталость, спешка. Через некоторое время текст и его содержание могут произвести на составителя совершенно иное впечатление, что заставит его еще раз внимательнее поработать над письмом.

Деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составлено, как правило, на языке адресата либо при затруднении на одном из наиболее распространенных в стране адресата иностранных языков. Направляя письмо алжирскому коллеге и не найдя специалистов по арабскому языку, лучше написать его на французском, тогда как в Египте вам будут благодарны за письмо на английском языке.

Изложив свое послание на русском языке, вы рискуете, в лучшем случае, получить ответ с задержкой и создать затруднения для своего партнера. В худшем случае содержание письма окажется искаженным и не достигнет поставленной цели. Вполне допустимо написание двух текстов письма — на русском и иностранном языках.

Адрес на конверте пишется на языке страны-получателя или на английском языке. Следует учесть и такую особенность: в зарубежной почтовой корреспонденции принято вначале писать должность и фамилию адресата, затем название фирмы, улицу, дом, город и только в конце страну.

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

ПЕРЕПИСКА С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ

Деловые письма могут быть формальными (официальными) и неформальными. Последними обычно обмениваются люди, хорошо знакомые друг с другом.

Такое письмо (или только обращение) может быть написано от руки, тогда как официальное обязательно должно быть напечатано (кроме некоторых особых случаев, о чем будет сказано ниже). Автор неформального письма может написать в обращении не « Уважаемый господин Смит », а « Дорогой Билл ». Адрес получателя пишется только на конверте. Адрес отправителя — и на конверте, и на странице с текстом (в правом верхнем углу). И неформальные, и формальные письма должны быть написаны без помарок, на чистом, аккуратно обрезанном листе.

Тем, кто обычно печатает неформальные письма на машинке или компьютере, следует отказаться от этой замечательной техники, если нужно отправить благодарственное письмо, приглашение, поздравление или соболезнование. И, конечно, во всех случаях письмо должно быть подписано от руки.

В развитых странах очень большое внимание уделяется формальной стороне официальной деловой переписки. Отсутствие, например, традиционного комплимента в конце письма существенно меняет тональность послания и может серьезно задеть адресата. Этикет деловой переписки необходимо строго соблюдать, если вы не хотите испортить отношения с зарубежными партнерами.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРАМ

1. Деловые письма принято писать на отпечатанных типографским способом бланках фирмы (организации, учреждения). Бланк содержит наименование и адрес отправителя. Эта информация должна легко читаться и при этом быть оформленной профессиональным дизайнером. Мнение получателя письма о вашей фирме зависит, помимо прочего, от внешнего вида бланка, уровня полиграфического исполнения, качества бумаги.

Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки с иностранными партнерами, должны быть на английском языке (можно продублировать на государственном). Кроме полного адреса фирмы, должны быть указаны номера телефонов, телекса и факса. Деловые письма следует писать только на лицевой стороне, будь то фирменный бланк или обычный чистый лист.