Александр Волченков - В помощь медпредставителю: организация коллективного мероприятия

Найдите докладчика, интересного вам и интересующегося вами и вашей компании. Сделайте его союзником, задайте ему вопросы по теме его доклада, поддержите эмоционально. Человек обязательно ответит вам тем же, когда вы окажетесь в сложном положении.

Если докладчик пришёл с командой поддержки из 2 - 3 человек, то обработать его до выступления будет весьма непросто. Если же докладчик пришёл один (или если он перед началом конференции средней длины, на которой медпред — как было написано выше — должен присутствовать с самого начала, стоит один в кулуарах, за кулисами, рядом со столом для президиума), то почему бы не подойти к нему и не задать свои вопросы. И эту модель поведения, как и возможные вопросы, нужно записать в план действий. Где взять вопросы? Достаточно просто заглянуть в план мероприятия — именно там будет отражена тема выступления потенциального союзника. Кстати, очень помогает налаживать связи и искать союзников Интернет: перед важным выступлением надо найти фотографии всех важных выступающих, запомнить их имена и отчества. Это позволит медпреду не задавать себе и устроителям вопрос: «А кто это???».

План времени

Время на коллективном выступлении — фактор, одинаково хорошо играющий за и против выступающего. Ещё раз надо напомнить, что времени не хватает всегда. И если в ординаторской заинтересованные врачи с удовольствием дадут медпреду ещё 510 минут для того, чтобы закончить общение, то в большом зале такой форы скорее всего не будет.

Именно поэтому план выступления, расписанный по минутам (в случае короткой презентации) или по блокам (в случае часового и более выступления) нужен медпреду, как воздух. Но сам по себе план — всего лишь расчёт и бумажка. Соблюдение лимита времени и рамок выступления будет отличным показателем уважения к аудитории и умения медпреда проводить презентации.

Оптимальным инструментом для отслеживания времени при проведении презентации и мероприятия вообще являются карточки. Раньше это были перфокарты для счётных машин (я помню, как некоторые профессора в институте делали на их оборотной стороне конспекты своих лекций). Теперь в качестве карточек могут выступать любые удобные для рэпа куски плотной бумаги, на которых пишутся тезисы выступления и другая информация, важная для презентации.

Кроме самих тезисов, переходов, точек смены слайдов (но подробнее о этом будет рассказано позже) на карточках нужно писать примерное время, в течение которого будет освещён тот или иной тезис. Медицинскому представителю нужно строить своё выступление таким образом, чтобы закончить основную часть презентации за 2 - 3 минуты до расчетного времени окончания.

За пять минут до конца выступления следует открыть раунд ответов на вопросы. Если вопросов нет или их мало, то медпреду надо взять продуманные до выступления вопросы и сказать: «Достаточно часто бывает такая ситуация.» и, озвучив вопрос, тут же на него дать ответ. Это способ разогреть аудиторию, подтолкнуть её к задаванию вопросов. У медпреда в заготовках обязательно должно быть не менее двух - трёх продуманных вопросов.

Если из аудитории вопросов много, то в таком случае представитель может не ограничивать себя и смело может продлить своё выступление ещё на минут пять. Когда доктора задают хорошие вопросы, то претензии председательствующего по лимиту времени будут обращены только к докторам. Вряд ли ведущий будет спорить с врачами, ему будет удобнее переключить внимание специалистов на другое время: «Давайте вы подойдёте в перерыв к выступающему и зададите ему свои вопросы!». Отличный призыв к действию, повторённый чужими устами!

Очень большой ошибкой при проведении выступления являются возмущённые слова председательствующего (заведующего отделением, главного врача): «Извините, ваше время уже вышло!». Эта фраза — показатель того, что выступление было не интересным и « почтенное собрание» только и ждёт повода, чтобы избавиться от выступающего.

План общения

План, который с точки зрения получения результатов является одним из самых важных при проведении больших и маленьких выступлений. Но, как ни странно, именно этот план практически никто не фиксирует на бумаге, почти никто не делает этого плана.

План общения на коллективном мероприятии описывает, как, где и с кем медпред будет общаться до и после выступления. Общение до выступления, прежде всего, — поиск союзников в зале (переговоры с уже знакомыми докторами, просьба оказать мелкую услугу, представить медпреда коллегам).

Старайтесь «зацепить» вниманием максимальное количество людей в зале. Даже если участник не сможет ответить на вопрос или помочь вам, то маленькое знакомство с человеком уже состоится. Попросите подержать пару секунд нужный вам плакат (доставая визитку или ручку). Найдите причину, чтобы перекинуться словом даже с незнакомым человеком и таким образом подключить его к своим действиям, сделав своим союзником. Найдите возможность убедить незнакомца сделать что- либо для вас (самое простое действие) и по окончании выступления он гораздо легче будет совершать нужные вам движения.

Ещё пара замечаний по поиску союзников:

Легко найти союзника и последующую поддержку, если задавать значимым персонам вопросы во время их выступления. Делать это на до с разрешения выступающего, в конце доклада. Хорошее время проявить активность, показать себя — нужно задавать выступающему вопросы, которые будут интересны всем сторонам: и аудитории, и самому выступающему (вопрос не должен быть сложным или заведомо ставящим в тупик), и медпреду. Если вопрос окажется простым и придётся к месту, то можно обрести отличного союзника, который психологически будет «немножечко должен медпреду».

Хорошими союзниками становятся врачи, которые сотрудничают с компанией, рекомендуют препараты или изделия. Реальная степень их лояльности и количество рекомендаций не так уж и важны, медпреду будет достаточно видеть, что это врач из его базы. Если рэп «берёт» в качестве союзника нескольких врачей, то нужно максимально хорошо запомнить приметно одетых или неординарно выглядящих людей: их позже будет легче выделять среди сидящих в зале. Это, в свою очередь, позже сильно облегчит установление визуального контакта во время выступления.

Почему нужен план?

Все разновидности планов тесно взаимосвязаны. Опытные ораторы, лекторы и спикеры умеют удачно сочетать эти планы между собой подсознательно. При подготовке к своим первым публичным выступлениям, когда медицинскому представителю нужно организовывать, в первую очередь, себя, лучше разделить планы между собой и записать их по отдельности.