Джеймс Борг - Сила убеждения

Возьмем процесс подготовки телефонного разговора шаг за шагом. Ваши цели состоят в том, чтобы оценить, может ли организация заинтересоваться вашим предложением; узнать, кто занимается этой «областью»; и выйти на нужного человека, если он на месте. Последовательность ваших действий такова.

1. Свяжитесь с телефонисткой или оператором, которые принимают звонки.

2. Попросите соединить вас с секретарем лица, принимающего решения, или кем-то еще в отделе.

Если первые два шага успешны, продолжайте.

3. Побеседуйте с лицом, принимающим решения.

4. Следующий шаг – договоритесь с ним о встрече.

Этот сценарий – образец, по которому обычно большинство деловых людей начинают устанавливать деловые отношения. Так как каждый шаг может оказаться критическим, то все средства хороши. Если ситуация на любой ее стадии неэффективно обработана, все это разрушается, как карточный домик. У вас не будет второго шанса произвести первое впечатление!

Эти принципы действуют не только в ситуациях непосредственного общения, но даже в большей степени по телефону.

Ваши усилия не начинаются на стадии 3; они начинаются прямо со стадии 1. После преодоления этих препятствий начинается сам процесс. Теперь рассмотрим стадии подробно.

Первая ступень контакта

– Менеджер по туризму мистер Дженкинс, – говорит вам оператор.

Таким образом, вы выяснили, кто менеджер по туризму, но все еще не миновали его секретаря.

– Я могу поговорить с ним?

– Все звонки сначала проходят через его помощника.

– Ох. Вы не могли бы сказать мне его имя, пожалуйста?

– Да, ее зовут Сильвия.

(Очень раздражает! В каких-то случаях вы получите имя человека, который не очень полезен для вас. Вы вряд ли сможете сказать, когда вас соединят с ней: «О, привет, Сильвия. Можно ли..?»)

– А вы случайно не знаете ее фамилию?

– Да. Тренч – Сильвия Тренч.

Теперь вы связываетесь с помощником.

– Приемная Дженкинса. Добрый день.

– Простите, я говорю с Сильвией Тренч?

– Да, слушаю вас.

Итак, возвращаемся к умению быть любезным и помнить имена людей. Вы обращаетесь к эго. Большинство секретарей расценивают себя как личных помощников своих боссов. Многие из них занимают именно такую должность. Телефонистки и операторы (особенно временные или новенькие на этой работе) могут не осознавать этого. Не делайте того, что делают практически все остальные, относясь к ним, как к секретарям. Такие оттенки смысла для настоящего личного помощника с ключевой ролью не вызовут к вам его симпатии. Обратитесь к нему, как к человеку в своем праве, то есть по имени. Вы поймали его внимание, и в психологическом отношении он предрасположен к вам. Вы подтвердили его идентичность в иерархии, то есть в том, за что люди сражаются в офисных джунглях каждый день.

Теперь к трудной части. Вы подтвердили его идентичность. Затем пробуйте установить свою . Это именно тот этап, на котором события начинают или развиваться, или разваливаться. Неприятность в том, что некоторые люди, устанавливающие экран на пути звонков к своему занятому боссу, заходят слишком далеко. Их сверхзащита может означать, что их боссы не услышат того, что вполне могло бы представлять для них интерес. Вы должны приложить все свои усилия, чтобы вас выслушали.

Есть некие предварительные условия, например любезности. Нам нравится говорить с интересными и воспитанными людьми; таких довольно немного, поэтому если вы выказываете любезность, то уже прошли полпути. Большинство людей слишком ленивы и не могут создавать лишние хлопоты. Следующая проблема: вы кажетесь важным? (Хорошо, вы очень важная персона, но это не тот случай.) Вы создаете впечатление важного? Это именно то, что должны понять «защитные экраны». Они не могут оценить ваш внешний вид по телефону: вас оценивают по тому, как вы звучите, что вы говорите и как вы это говорите.

Давайте продолжим. Вы только что спросили, свободен ли мистер Дженкинс.

– Вы можете сказать мне, с чем связан ваш звонок?

– Да, конечно. Я из компании «Эм-би-ай Интернешнл»… Меня зовут Кейз. Я должен обсудить с ним материал конференции.

– Он разговаривал с вами прежде, мистер Кейз?

– Нет, мы еще не говорили.

– Я посмотрю, свободен ли он.

Спустя две минуты.

– Он сейчас очень занят. Вы не могли бы прислать свои материалы в письменном виде, если возможно?

– Это не так просто. Я должен лично обсудить с ним кое-что, мисс Тренч; я могу подождать на линии. Мне нужно всего четыре или пять минут его времени.

– Подождите немного, мистер Кейз.

– Слушаю, Дженкинс.

Она пропустила вас через фильтр. Хорошо сделано. Но не забывайте, что сами боссы могут также получать удовольствие от игры в труднодоступных. Они чувствуют себя могущественными, отказываясь от звонков. Это дает им ощущение удовлетворения. («Люди хотят говорить со мной, но у меня просто нет времени» – повышение чувства собственного достоинства.) Они также считают необходимым продолжать внушать своим секретарям, что не готовы говорить со всеми подряд. Однако это не говорит о том, что помощники не обладают большим влиянием.

Посмотрите на проблему с их точки зрения. Они не хотят выглядеть неэффективными в глазах своего босса; они должны быть разборчивыми в том, кому разрешать доступ. В действительности некоторые заходят в этом слишком далеко, таким образом, дело звонящего – создать правильное впечатление и затем его сохранить.

Босс может попросить своего секретаря охарактеризовать (30 секунд) телефонного «злоумышленника», а также поинтересоваться, по какому поводу тот звонит. Тогда это уже дело секретаря – убедить своего босса поговорить с вами. («Он кажется, мистер Дженкинс, вполне приличным. Возможно, стоит перекинуться с ним парой слов».)

Как разговорить вашего абонента

Когда вы, в конце концов, выходите на интересующего вас человека, то фактически становитесь гостем на его телефонной линии; вы должны помнить об этом в ходе беседы.

Вы, конечно, отвлекли этого человека от каких-то дел. Вы не знаете, в каком он сейчас настроении. Он может находиться в глубоком кризисе. Он, возможно, возвратился из заграничной поездки этим утром. Он может поправляться после болезни. Крышу его дома, возможно, сорвал ураган. Он мог вести переговоры. Но независимо от того, что происходит, можете быть уверены, что вам он об этом не скажет. Вам теперь решать. Воспользуйтесь формулой: сопереживание + искренность убеждение. Где ваше сопереживание – качество, которого большинству людей не всегда хватает? Проникните в его сознание.

– Мистер Дженкинс, благодарю, что нашли для меня время. Я буду краток.