Глеб Архангельский - Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений

В ходе корпоративного ТМ-тренинга на Нижегородском масложировом комбинате – успешном предприятии, являющемся лидером в своей отрасли, – разбирался вопрос о поглотителях времени. Между тренером компании «Организация Времени» и одним из участников состоялся следующий диалог.

Тренер: Представьте, к вам заходит ваш коллега и каким-то вопросом отвлекает от текущей работы…

Участник: Ладно, если коллега, а если кто-то из другого подразделения?

Минута молчания. Тренер в шоке. Участники осознают сказанное. Общее смущение. Бурные дискуссии и воспоминания об этом случае на кофе-брейке.

Маленький, но крайне важный шаг к выработке в компании культуры взаимопомощи, взаимоподдержки, совместной работы на достижение общих целей.

Для повышения эффективности ТМ-тренинга необходимо продиагностировать ситуацию, выявить наиболее важные направления повышения ТМ-компетенции сотрудников. Помимо уже упоминавшейся фокус-группы, которая имеет не только мотивирующую, но и диагностическую функцию, это можно сделать несколькими способами.

1. ЭКСПРЕСС-ДИАГНОСТИКАс помощью кратких анкет. Анкеты высылаются участникам за несколько дней до тренинга и позволяют оценить общий уровень владения тайм-менеджментом и применения базовых ТМ-инструментов.

2. СОСТАВЛЕНИЕ ТМ-ПРОФИЛЯ ПО МЕТОДИКЕ ТМ-ДИАГНОСТИКИ.Об этой технологии подробно рассказывается в соответствующей главе энциклопедии. ТМ-диагностика, применяемая при подготовке тренинга, позволяет выявить основные направления развития ТМ-компетенций. Иногда для этой же цели применяется методика ТМ-аттестации.

3. НАБЛЮДЕНИЕ НА РАБОЧИХ МЕСТАХ.Это самая сложная форма предтренинговой диагностики, фактически – расширенный вариант фокус-группы. Тренер проводит диагностические интервью с участниками тренинга на их рабочих местах, анализирует используемые ими инструменты планирования времени. Эта форма диагностики требует от заказчика дополнительных затрат (оплаты времени консультантов, эквивалентной оплате одного, а чаще двух тренинг-дней), но позволяет получить более достоверную информацию, чем анкетирование.

При планировании обучения руководителей и специалистов коммерческой службы компании «Комстар» (в настоящее время – «Комстар – Объединенные ТелеСистемы») в группу были включены несколько представителей технической службы.

Специфика работы компании состоит в том, что коммерческая и техническая службы должны чрезвычайно тесно и активно взаимодействовать при работе с клиентом. И «коммерсанты», и «технари» должны оперативно пересылать друг другу информацию, быть в постоянном контакте.

При этом две службы существенно отличаются своим внутренним укладом – средним возрастом сотрудников, схемами мотивации, подходом к планированию времени и т. п., из-за чего в работе с клиентами регулярно возникали трения и нестыковки.

В ходе тренинга во время обеда, в кофе-брейках, в буквальном смысле слова «в курилке» участники придумали ряд простых ходов, позволяющих улучшить взаимодействие служб. При этом их руководители договорились ежемесячно проводить неформальную встречу в ресторане для «прочистки чакр», полезность которой они так явственно ощутили на тренинге.

В компании «Организация Времени» тренеры делятся на три категории: стажер, тренер-консультант и эксперт-консультант.

Пройдя несколько стадий отбора, обучение в школе тренеров и сдав экзамены, выпускник получает статус стажера, который дает право приобретать практический опыт в качестве ассистента опытных тренеров, исполнителя в консультационных проектах, ведущего курсов тайм-менеджмента для студентов вузов.

Приобретя подтвержденный положительный опыт работы, стажер получает статус тренера-консультанта, дающий ему право проводить тренинги по базовой программе. Для тренеров-консультантов существует определенная внутрикорпоративная система грейдов, стимулирующая их профессиональное развитие.

Высшая категория тренера – эксперт-консультант. Его отличительная особенность – опыт руководства крупными корпоративными программами обучения тайм-менеджменту, опыт разработки программ с учетом специфики работы компании.

При выборе тренера его категория определяется исходя из того, требуется ли обычная адаптация программы к потребностям заказчика либо радикальная ее переработка. Для проведения базового тренинга со стандартным набором пред– и посттренинговых мероприятий, для адекватной адаптации программы достаточно тренера-консультанта. Когда речь идет о группах топ-менеджеров либо о большом количестве групп участников с узкой специализацией работы, необходимо привлечение эксперта-консультанта.

После того как определена категория тренера, нужно выбрать конкретного человека. Важно, чтобы личностные качества тренера соответствовали корпоративной культуре компании. Образно говоря, один человек больше любит «сникерс», другой – «баунти», но нельзя сказать, что одна шоколадка лучше или хуже другой. Они разные. Также и тренеры – он может быть прекрасным экспертом, харизматичным человеком, но при этом по тем или иным причинам «не сойтись» с корпоративной культурой компании.

Поэтому так важна личная встреча тренера с заказчиком и по возможности (если участники не собираются из разных регионов) – фокус-группа, то есть встреча тренера с тремя-пятью участниками будущего тренинга. Естественно, эти мероприятия нужны при планировании первого ТМ-тренинга в компании – подготовка к дальнейшим тренингам, как правило, проходит проще, поскольку тренер уже знаком со спецификой организации.

При организации тренинга в условиях ограниченности бюджета корпоративный заказчик нередко пытается объять необъятное и вместить его в минимальное количество времени. Довольно часто задаются вопросы типа: «Можно ли объединить базовый курс тайм-менеджмента и „Тайм-менеджмент на Outlook“ в один двухдневный тренинг?», «Можно ли совместить посттренинг „Планирование“ с тренингом „ТМ на Outlook“?» и т. п.

Ответ такой: можно, если речь идет о группе менеджеров высшего звена крупной корпорации. Как правило, эти люди прошли множество различных тренингов, обладают высокоорганизованным мышлением, привыкли воспринимать большой поток информации. В таких случаях программа разрабатывается индивидуально, сочетая элементы программ «Корпоративный тайм-менеджмент», «Тайм-менеджмент для первых лиц» и иногда «Тайм-менеджмент на Outlook».