Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

Как часто тебе приходится отправлять почту? Если изредка, то можешь воспользоваться службой рассылки или доставки. Для этого не нужно отправляться в почтовое отделение. Просто пригласи к себе в офис или домой сотрудников фирмы по доставке. Конечно, их деятельность соответствующим образом вознаграждается. Здесь только тебе решать, что в данный момент важнее сэкономить – время или деньги. Порой потраченный рубль и сохраненные минуты приносят существенную прибыль.

Есть еще одна важная рекомендация: если тебе необходимо передать действительно очень важную информацию, воспользуйся серьезными почтовыми службами. Почему? Причина проста – ты будешь знать, с кого спросить в случае каких-либо накладок. С электронной почтой сделать это будет гораздо сложнее.

Если ты хочешь произвести впечатление, то, делая письменное приглашение на торжественные мероприятия, напиши его от руки. Этим ты выкажешь уважение адресату. Не буду напоминать и о том, что все подписи на отправляемой корреспонденции необходимо делать собственноручно. Какая тут экономия времени? Все просто. Ты своими руками творишь «взаимное время» с тем человеком, которому пишешь. При встрече ты сэкономишь время на том, что ваши отношения уже выстроены в положительном ключе. И тебе не надо тратить время на то, чтобы произвести благоприятное впечатление. Оно уже есть.

Также предлагаю тебе всю личную переписку вести от руки. Таким образом, ты, во-первых, просто не разучишься писать. Во-вторых, в очередной раз отдашь дань уважения адресату. И, в-третьих, для чего-то существуют ручки, и ты их для чего-то приобретаешь!

Должен ли ты писать письма, или пять предварительных вопросов.

Перед тем как начать письмо, уточни следующие моменты.

1. Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение за какую-нибудь задержку, рекламное письмо).

2. Должны ли тебе ответить на него?

3. Будет ли письмо понятно твоему адресату, не вызовет ли оно каких-либо неясностей по предлагаемой проблеме?

4. Уверен ли ты, что письмо придет в срок? А если ты не уверен, то не лучше ли отправить его телексом или телефаксом? Или, может быть, лучше позвонить?

5. Ясно ли ты представляешь, о чем писать, какой цели добиваться?

Твои шесть правил деловой стилистики.

1. Ты употребляешь слова в письменной речи только с одним понятием или с ограниченной группой понятий.

2. Ты применяешь сравнительную степень.

3. Ты, используя превосходную степень, употребляешь приставку «наи-».

4. Ты употребляешь слово в тексте только в одном значение. Недопустима замена синонимом.

5. Твои термины должны иметь только одно толкование или только одно определение. Если термин не понятен адресату, то ты должен дать его определение.

6. Ты не должен писать «неимение» (товара, денег) или «разбитие» (партии товара, суммы денег).

Твоя резолюция.

Твоя резолюция имеет специфические свойства + твою подпись и дату.

1. Адресность.

Ты указываешь ответственного за исполнение или того, кто может привлечь других к исполнению.

2. Управляемость.

Твоя резолюция должна четко определять управленческие действия по ее выполнению, твое отношение к ситуации и возможные пути решения.

3. Законченность.

Резолюция должна быть исчерпывающей, чтобы исключить дополнительные обращения исполнителя к руководителю за разъяснениями. Но при этом надо помнить, что чем выше квалификация исполнителя, тем большую свободу ему надо давать.

4. Непротиворечивость.

Твое решение не должно противоречить резолюциям на документах. Помни: архивный обзор стоит дешевле, чем конфликт между специалистами.

5. Краткость.

Пиши резолюцию кратко, четко, конкретно. Помни, что краткость – сестра таланта. И еще не забывай ставить на резолюции адрес, дату ее исполнения, форму контроля и стиль, а также свою подпись и дату.

Твои пять типичных ошибок в резолюциях.

1. Ты, проглядев почту, не решаешь вопрос по существу, а лишь знакомишься с информацией и переадресовываешь письмо исполнителю с резолюциями типа: «Для ответа», «Для распоряжения» и т. д.

Ты исполняешь в данном случае работу своего секретаря.

2. Ты, прочитав документ, адресуешь его сразу исполнителю, забывая среднее звено управления.

3. На твой стол попала бумага другого предприятия, и ты пишешь на ней свою резолюцию. Ты зря теряешь время.

4. Ты не должен ставит на резолюции слово «срочно», а лучше поставить конкретный срок исполнения. Иначе исполнитель может отложить действительно срочное дело и заняться твоим или вообще проигнорировать.

5. Ты должен конкретно указать, кто и как будет контролировать сроки твоей резолюции. В противном случае ты можешь получить отрицательный результат.

Твои пять правил написания писем.

1. Письмо пиши логично, последовательно, кратко и убедительно, так, чтобы читающий не терял времени.

2. Тон твоего письма должен быть корректным.

3. Слова отбирай тщательно. Слова и предложения должны быть простыми.

4. Письмо оформи так, чтобы оно привлекало внимание.

5. Помни, что даже малейшее нарушение правил в письме может испортить мнение о тебе.

Виды писем.

1. Письмо, содержащее запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат.

2. Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высланном материале;

2) уточняющие сведения.

3. Типовое письмо, содержащее просьбу:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат;

4) готовность к сотрудничеству.

4. Письмо-ответ:

1) повторение сути просьбы;

2) причины, которые мешают выполнить просьбу;

3) констатация отказа.

Твои одиннадцать правил работы с входящей почтой.

1. К тебе на стол поступает только такая почта, которая имеет для тебя значение, от остальной решительно откажись.

2. Ты должен поручить сортировать письма по их значимости и раскладывать в отдельные папки.

3. У многих входящих писем должны быть приложения, т. е. разъяснения.

4. Все то, что не представляет ценности для твоего предприятия, должно быть выкинуто.

5. При чтении письма снабжай его пометками, чтобы облегчить его обработку.

6. Ты сразу же снабжаешь письмо указаниями и замечаниями по его обработке.

7. Входящую почту, которая обрабатывается в другом месте, сразу направляй по назначению.

8. Ты обрабатываешь письмо сразу же, как получил.

9. Обработка твоей корреспонденции должна заключаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.