Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

V. В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить

1. чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок – и автоматически направляется SMS звонившему b.

b. Звонки от коллег

I. Отложить

II. Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик

III. Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время

IV. Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)

1. Предлагаемые варианты, два окна: утром и вечером

V. Потребовать структурированно изложить суть

c. Звонки от клиентов

I. Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер…»

II. Структурированно выслушать, быстро отвечать

III. «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…»

IV. Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу

Внезапно приходит человек

Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно. К данным «похитителям времени» возможно применить следующие ветви решений.

Внезапно приходит человек. Это самая распространенная проблема в открытых офисах

1. Внезапно приходит человек (посетитель)

a. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение

b. Сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновск в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит, можно подходить задавать вопросы и т. д.

c. Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшить психологическую дистанцию

d. Вызывать неприятные звуки, к примеру пенопласт по стеклу

e. Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон, и вам срочно нужно выйти!

f. Создать гостевую комнату, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой

g. На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение

h. Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели

i. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству»

j. На визитке указывать время работы офиса: с… по… Тем самым ограничить посетителей в неудобное вам время

k. График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться)

l. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед»

m. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)

Внутрифирменные «тормозные колодки» В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике продуктивность вашей работы снижается и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально их предупреждать, но если они уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.

1. Вам назначили «внезапное совещание»

a. Участвовать в совещании по телефону

b. Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти, в более комфортные условия

c. Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив каждого из которых – список решаемых вопросов

d. Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10–15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели

e. Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов

f. В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним

g. Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»

h. Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов

i. Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием

2. Внеплановое распоряжение начальства («начальская дурь», помехи со стороны руководства)

a. Организовать референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна

b. Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала

c. Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае, если он «вменяемый»

d. Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А»

e. Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности – неделя.

3. Громкие разговоры внутри отдела. Пришел заказчик, а остальные работают в себе Сбои техники Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.

1. Сбои техники

a. Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем»

b. Инструкции по исправлению проблем

Читать дальше