Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

С одной стороны, 1 % – это ориентир, сколько времени уделять составлению планов, с другой – критерий, «есть или нет» навык планирования.

Планирование следует производить порциями, или тактами. К примеру, план на день лучше разбить на три такта.

Первый – вечером предыдущего дня. Набрасываете штрихи завтрашнего дня, крупно, без точных деталей. Утром, придя на работу, получив вводные, понюхав обстановку, уточните свой план. Уже более детально прорисуйте свой день. После обеда, когда часть дел решена, часть потеряла актуальность, пришли новые вводные, снова уточняйте свой план. Поступайте как художник. Вначале делаем первые наброски карандашом, слегка помечаем контуры. После уже более четко рисуем границы и фигуры. И наконец, наносим краски, завершая картину. Основная идея разбиения плана на такты: плох тот план, который нельзя изменить. План должен стать вашим союзником. А поэтому его основная задача – помогать вам. Следовательно, подчиняться, учитывая изменения окружающей среды.

Всю управленческую деятельность можно поделить на три крупных пласта. Уровень целей, задач и действий.

Цель:подготовить пакет документов.

Задачи:оформить счет, подготовить договор, сделать акт.

Действия:открываем файл с шаблоном счета, вносим название компании, изменяем сумму и т. д.

Достижение любой цели можно разложить на несколько задач. Цель подразделяется на 3–9 задач. Чтобы реализовать задачу, следует выполнить определенные действия. Каждая задача на 3–9 действий.

Правило первое: при выполнении всех действий, которые входят в задачу, автоматически решается задача. Если вы сделали все действия, а задача не решена – ищите скрытые действия. То, что реально надо сделать, но вы об этом не подразумевали. Решив все задачи, автоматом получаем готовую цель. И опять же, вроде все задачи выполнены, а цель не достигнута – сразу на поиски скрытой задачи. Важным нюансом является то, что порядок и масштаб задач и действий у каждого человека могу быть различными. Как я люблю повторять на тренингах: «в жизни много правильных ответов».

Анекдот 90-х про скрытые действия:

– Братан, у меня тачка не едет.

– Колеса пинал?

– Ага!

– Стекло протирал?

– Да!

– Ну, тогда не знаю.

Опираясь на пирамиду цель – задачи – действия, выделим три масштаба времени, для каждого из которых применимы свои инструменты достижения планов. Список выглядит так:

– Уровень целей – план на месяц

– Уровень задач – план на неделю

Так как цели мы рассмотрели, то план на месяц будет состоять из списка того, что вы хотите и к какому сроку. Планы на неделю – список задач, решив которое можно достичь цели. А вот самое интересное: план на день – описание конкретных действий. Именно им и займемся, переходя к следующему разделу нашей книги.

Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные ответы: «когда все учтено, когда начальник доволен, когда достигаем целей, когда все идет по плану…». Лучшая формулировка: план должен доставлять удовольствие. Удовольствие от плана только тогда, когда он на 100 % выполнен. То есть реален, учитывает все возможные и непредвиденные факторы.

Типичная картина руководителя. Каждое утро планирует будущий день, запихивая в свой график все что можно и нельзя. Ведь половину задач нужно было выполнить еще вчера! «Надо было вчера!» – самый очаровательный ответ от участников! Самый русский ответ. Правда в том, что треть предприятий России живут в таком графике. Сверху приходит нагоняй к задачам с грифом «надо было сделать вчера». Стресс и самообман, одном словом. Естественно, в таких условиях тайм-менеджмент воспринимается как насмешка. «Какое тут планирование, если задач реально больше наших физических сил», – и такое регулярно я слышу от участников тренинга.

Стоп! Нажмите на паузу. Осознайте: если ничего не менять, то дальнейшие годы пройдут в такой же суете и спешке. Решите для себя, чего хотите? Если решите изменить ситуацию, то дальнейшие рекомендации вам помогут. Если читаете, чтобы убедить себя: «Планирование бесполезно!» – то закройте эту книгу, она вам не поможет. Лучше идите и быстро выполняйте «надо было вчера!».

Итак, первый признак:хороший план, который ежедневно на 100 % выполнен. Качество вашего плана становится понятно в конце дня, когда вы оцениваете, сколько из задуманного выполнено.

Признак второй:план должен доставлять удовольствие. Ваша картина, скорее, выглядит так. Утром написали список «что надо». К вечеру выполнили часть. Запланировал 10 дел – сделал 5, запланировал 6 – сделал 4, запланировал 4 – сделал 2. Каждый раз неудовлетворенность от результата. Хотели одно – получили другое. И так каждый день. Кто знаком с сексом, то наглядная демонстрация. Вы начинаете, продолжаете, и в самый важный момент вас отрывают и не дают выполнить все до конца. Удовольствие? Ха! Кайф обломали. То же с планами. Ежедневное чувство неудовлетворения по окончании рабочего дня: «Все так и не успел!» Каждое утро – преодоление страха «знаю, планировать надо, чувствую, опять не успеваю».

Так вот, чтобы ежедневно план доставлял удовольствие, следует соблюдать всего три правила.

– Формулировка на результат

– Норматив

– 60:40

Формулировка на результат

Рассмотрите две записи в органайзере:

1. Позвонить Глебу Алексеевичу

2. Согласовать с Глебом Алексеевичем дату презентации

В жизни много правильных ответов

В первом случае вы набираете его номер, там занято.

Кладете трубку и вычеркиваете из органайзера этот пункт. Ведь дело сделано – «вы уже позвонили». Спрашиваю сотрудника:

– Звонил Петру?

– Да!

– Ну как, он согласен на наши условия?

– Не знаю, было занято!

– …

Мозг так устроен, что вы получаете от него то, что требуете. Требуете процесса – получаете его. Требуете результата – получаете результат. И в данном примере вторая формулировка той же задачи – результативная. Вы набираете номер Глеба Алексеевича, там занято. Вы пишите ему письмо, просите, чтобы коллега передал ему, лично заходите к нему в кабинет, берете за грудки: «Глеб, когда будет дата презентации?» То есть все вышеперечисленное – всего лишь средства достижения результата «согласовать дату презентации». И наша натура не останавливается, пока не будет выполнено то, что записано.