Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

Настоятельно рекомендую фиксировать пункты плана как сформулированные на результат. Признаки такой формулировки. Во-первых, это 2–3 слова. Одним словом, передать результат невозможно. Во-вторых, в формулировке должен присутствовать глагол в завершенной форме. К примеру: сделать, завершить, отдать, проверить, согласовать, выполнить, сдать, купить, пригласить и т. д. Все эти глаголы завершенной формы, то есть они «результирующие» наших действий. Теперь более подробно, на примерах из практики.

Норматив

Правило гласит: каждая задача должна получать четко выделенный, ограниченный бюджет времени на выполнение. Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на нее время».

Вы пишите 5 задач на день. Каждая из них должна получить четкие рамки, сколько времени требуется на ее выполнение. Время должно быть реальным. Поможет в определении норматива чувство времени, о котором мы уже говорили ранее. Норматив задает темп работе. Мы как существа биологические живем ритмами. Рамка времени на каждую задачу помогает держать хороший темп. Это как нога на педали газа. Есть рамка – нога жмет педаль, и машина держит нужный темп. Убрали рамку – убрали ногу с педали газа. Машина снижает скорость и едет некоторое время по инерции. Потом останавливается. В нашей культуре это красиво изображено в фильме «Формула любви». Когда карета графа Калиостро сломана и барин общается с крестьянином Семеном.

– Что с каретой, Семен?

– Ось полетела, барин. За день сделаю.

– А за два?

– Сделаем за два.

– А за пять дней?

– Ну… если постараться, можно и за пять.

– А за десять дней справишься?

– Ну, ты, барин, задачу ставишь. За десять чтоб успеть, помощник нужен. Homo sapiens.

– Бери кого хочешь, но чтоб карета была готова не ранее чем через десять дней!

В нашей родной стране таких умельцев достаточно. Растягивать выполнение работы – это глубокое культурное наследие социалистических планов.

Вывод: после формулировки задачи на результат задать ей рамку времени. Сколько будет весить задача в часах, минутах. Это позволяет держать темп в процессе выполнения работы.

60:40

Когда вы составили список задач на день, сформулировали каждую на результат, оценили и задали норматив, следует прибавить к сумме всех нормативов 40 % времени. Так вы узнаете длительность своего рабочего дня.

К примеру, у вас задач на 5 часов согласно второму правилу планирования. Это 60 %. Добавив еще 40 % (3 часа), получаем 8 часов. Такова будет реальная длительность вашей работы.

Планировать по нормативу следует только часть рабочего времени. Это 60 % рабочего времени. Получается, что при 8-часовом рабочем графике 5 часов – задачи по нормативам, 3 часа – буфер. Запас времени – на форс-мажоры, входящие звонки и задачи. На погрешность в определении времени на выполнение дел. При этом если при планировании у вас задачи укладываются только в 6 часов и никак иначе, это нормально. Просто отдавайте себе отчет в том, что длительность графика работы будет 10 часов. В итоге вы знаете, когда реально освободитесь, и можете предупредить близких, чтобы скорректировать планы на вечер.

Процедура 60: 40 позволяет вам реально оценить, когда завершится рабочий день. Если я упаковываю задачи с учетом буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут из этой пропорции. В остальные вы на 100 % выполните задуманное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим вы замыкаете «классный порочный» круг: планирую – 100 % выполняю – получаю удовлетворение – снова планирую… Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его?

На этом основные правила завершены. Акцентирую твое внимание, читатель: соблюдая эти три правила, мы получаем хороший план. План, который на 100 % выполним, а значит, приносит удовольствие.

Перейдем к дополнительным правилам планирования.

Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ. Это планирование на день грядущий. Рекомендуемые инструменты планирования:

– Держать в «голове»

– Е-mail

– Список дел

– Секретарь

– Метод Швабры

– В-АВВ

– Карта мыслей

– 4 по 25

– Принцип очереди

Держать в «голове»

Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль – «пять – девять дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел реально. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем отказаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день – одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь критичны результаты и плотность дел низка.