Константин Сокольский - Деловая жизнь

Не бойтесь заказать номер предварительно, если это и стоит несколько дороже, чем обычно, то на незначительную сумму, но зато у вас будет уверенность, что не придется бегать по городу в поисках пристанища. Выбирайте гостиницу не только по звездочкам, но и по месту ее расположения. Если ваша командировка заключается в том, что вы должны посещать какое-то определенное место, желательно, чтобы гостиница располагалась неподалеку. Если же такой возможности нет, остановите свой выбор на гостинице, расположенной в центре города, оттуда у вас будет возможность добраться в любую точку.

Перед отъездом позаботьтесь о материальной стороне путешествия. Точно оговорите сумму, которая вам потребуется в поездке. Если билеты уже заказаны и находятся у вас на руках, представьте их в своему начальнику, чтобы эту сумму не учитывали в авансе, который вам выдадут. Таким же образом поступите, если вы уже забронировали номер в отеле и точно знаете, сколько это будет вам стоить. Постарайтесь как можно точнее рассчитать свои возможные расходы в командировке и представьте эту сумму бухгалтеру.

В настоящее время все больше фирм переходят к безналичному расчету. В этом случае вам могут дать не деньги, а кредитную карточку, по которой вы будете производить расчеты. В этой ситуации есть свои плюсы и минусы, вы всегда будете уверены, что денег вам хватит и на дорогу, и на проживание, но вам необходимо узнать, принимает ли отель этого города такой расчет. Если нет, поинтересуйтесь, какой из банков сможет перевести безналичный расчет в наличный.

Это три момента, которые вы должны обсудить, будучи еще дома. Конечно, все эти вопросы можно решить и по приезде, но они отнимут у вас время и отвлекут от непосредственного выполнения заданий.

Собираясь в командировку, не забудьте взять с собой запасной деловой костюм. В поездке может произойти неприятность, с вашим нарядом что-то случится, поэтому подстрахуйтесь. Не стоит набивать чемоданы всякой утварью, думая, что в чужом городе вам может пригодиться любая мелочь. Во-первых, вы уезжаете туда не навсегда, а во-вторых, самое необходимое можно купить на месте. Поэтому возьмите в поездку только то, что вам действительно понадобится.

Так как вы будете заняты перед отъездом в командировку техническими вопросами, времени подумать о том, куда пойти сразу после приезда в город, у вас не будет. А в командировке должно быть все точно просчитано, поэтому, находясь в поезде или самолете, решите для себя, куда направитесь в первую очередь, с кем изначально будете общаться, то есть, продумайте план действий хотя бы на день приезда. Чтобы составить план действий более верно и продуктивно, предлагаем вам обратить внимание на некоторые наши советы, которые даются на основании неписанных правил командировки.

Во-первых, точно уясните задачу, которая стоит перед вами в командировке, то есть, ее цель: будь то совещание, переговоры или простая работа, вы должны четко знать свои обязанности. А чтобы ваша поездка прошла с большей пользой, запомните следующее правило. Никогда не стоит сразу с вокзала ехать на совещание или на переговоры. Даже если ваша поездка не превышала нескольких часов и вы ехали самым комфортабельным транспортом, вид у вас все равно будет немного усталым. То, что вы придете на совещание сразу после поездки, вряд ли кто-то оценит, а со своей задачей вы можете и не справиться. Поэтому либо приезжайте заранее, либо невзирая ни на что отдохните хотя бы несколько часов.

Чтобы командировка прошла продуктивно, придерживайтесь этих простых правил и ни в коем случае не пренебрегайте ими.

В гостинице не торопитесь заниматься распаковкой вещей и наведением порядка в комнате, чтобы чувствовать себя уютно. Все это вы сможете сделать после своих непосредственных дел. Ваша задача заключается только в том, чтобы отдохнуть, привести себя в порядок и в должном виде отправиться на переговоры или совещание.

Может быть и обратная ситуация, если приедете в город несколько раньше и у вас появится свободное время. Не советуем тратить его на прогулки по магазинам или знакомство с ближайшим рестораном, все это можно сделать после. Если вы слишком расслабитесь, то во время деловых переговоров можете не уловить сути вопроса, и поездка окажется бесполезной. Поэтому все свои частные дела отложите на потом. Свободное время вы можете провести с пользой для себя и своей фирмы. Попробуйте побольше узнать о тех, с кем собираетесь проводить переговоры или заключать контракт, вникните в суть дела. То есть, во время командировки ваше время должно быть потрачено с пользой как для работы, так и для вас.

Если же ваша поездка затягивается больше чем на неделю, эти правила можно несколько изменить. Чтобы не слишком переутомится в командировке, старайтесь вести привычный образ жизни. Завершив дела, пройдетесь по магазинам, осмотрите городские достопримечательности. Разработанная по такому плану поездка пройдет с большим эффектом.

Как правило, после завершения программы вас могут пригласить в ресторан. Не отказывайтесь от приглашения, иначе вас могут счесть ханжой, и это непременно отразится на ваших делах. Но и слишком расслабляться не следует. Лучший вариант – ограничиться деловым обедом или ужином.

Если во время переговоров у вас возникает промежуток времени в 2–3 часа, постарайтесь в это время не слишком отдаляться от места переговоров, вы можете потеряться в незнакомом городе и не успеете вернуться к назначенному времени, таким образом подписание сделки может быть сорвано. К тому же, если город большой, первое время не удаляйтесь на большое расстояние от отеля и рабочего места без сопровождающего, либо приобретите карту города. Сегодня купить такой справочный материал не проблема.

Если вас командировали за границу, там вам будет несколько проще, вы можете пользоваться такси, которое отвезет вас в любую точку города, значит, вы самостоятельно осмотрите все достопримечательности, когда закончатся переговоры.

Итак, чтобы поездка не была слишком утомительной и принесла желаемый результат, следуйте следующим правилам. Во-первых, закажите билеты, находясь еще дома, в своем городе, тем более, если отправляетесь в командировку за границу. Во-вторых, забронируйте номер в гостинице, позаботьтесь о финансах. Возьмите с собой и сбережения, может случиться, что командировочных денег не хватит, и вы окажетесь в трудном положении. По возращении фирма возместит расходы, а для вас главное – не остаться без финансов в чужом городе и уж тем более стране.

Планируйте свои командировочные дни так, чтобы на первом месте стояли дела фирмы, а затем уже ваши личные. Если есть возможность, разберитесь со всеми делами фирмы как можно раньше, не откладывая их на следующий день, и только после этого занимайтесь личными. Если у вас нет четкого плана действий в командировке, на первое место поставьте те дела, которые на ваш взгляд особенно важны, второстепенные отложите на второй план. Например, переговоры и заключение сделки выполните сразу после приезда, затем уже занимайтесь улаживанием менее важных вопросов.