Константин Сокольский - Деловая жизнь

Само понятие планирования включает в себя два основополагающих момента: определение целей и определение путей их достижения. Для того, чтобы распланировать свой рабочий день так, как это необходимо, нужно выполнить следующие четыре этапа.

Первый этап заключается в разработке общих и наиболее важных целей. Второй – в определении конкретных целей на данный момент. Третий этап определяет и разрабатывает пути достижения намеченного. И, наконец, четвертый этап – это контроль за выполнением поставленных задач, сравнение и анализ того, что вы запланировали, и того, что вы получили в реальности.

То есть, если вы решились планировать свое время, вам необходимо хорошенько поразмышлять о том, чего вообще вы хотите добиться. В качестве временного отрезка вы можете взять ближайший период своей жизни – год, месяц или даже один день. Подумайте над тем, что действительно представляет для вас реальную ценность в этом промежутке времени, а что может спокойно подождать. В подобной ситуации вам может пригодится одна давно известная истина. Но ее следует раскрыть на конкретном примере.

Представьте себе, что на медицинском осмотре врач, обнаруживший у вас смертельную болезнь, сообщил, что жить вам осталось всего месяц. Ошеломленный, вы выходите из кабинета…

Ваше поведение резко изменяется. Возможно, кому-то захочется совершить что-нибудь экстраординарное под влиянием аффекта. Но большинство людей, получивших известие о своей скорой кончине, меняются в совершенно противоположную сторону. В их действиях появляется какое-то новое для них благородство, они проявляют необъяснимую, по обычным меркам, любовь к своим близким, да и просто к незнакомым людям. Исчезают агрессивность, злоба, страх. Видимо, в такой ситуации человек понимает, что кратких мгновений его жизни хватит лишь для того, чтобы совершить самые важные дела, и у него нет времени, чтобы размениваться по мелочам.

Конечно, такое сравнения многим покажется не самым удачным. И это правильно – нельзя жить с постоянным ожиданием смерти, нельзя равняться на свою кончину. Однако если отнестись к этому философски, можно прийти к выводу о необходимости задуматься над тем, что вы совершили бы за тот месяц, который станет для вас последним.

Есть вариант подойти к решению проблемы с другой стороны. Представьте себе ситуацию, когда вы абсолютно счастливы, когда все устраивает вас; ту идиллическую картину, к которой вы подсознательно стремитесь. Подумайте, а чем отличается эта картина от того, что вы имеете сейчас, в реальности? И когда вы будете иметь конкретное представление о том, что вас не устраивает, настанет момент заняться устройством собственной жизни.

Вас наверняка интересует вопрос, как среди общей массы рабочих дел выявить те, которые и в самом деле важны. Ведь очень часто важность того или иного дела теряется за его срочностью. В большинстве случаев дела, которые необходимо выполнить прямо сейчас, не являются действительно важными, они лишь кажутся таковыми из-за того, что ими нужно заняться немедленно.

Но если с головой погрузиться в выполнение важных и срочных дел, жизнь будет состоять из сплошных авралов. Сколько бы времени и сил вы не отдавали подобной деятельности, вы не сможете все переделать, и на горизонте всегда будет маячить очередной кризис.

Выход из этой ситуации есть – надо сконцентрировать свое внимание на важных, но не срочных делах. Только в этом случае ваша деятельность станет воистину плодотворной, а кризисы и проблемы сведутся к минимуму, так как вы станете разбираться в важности дел, требующих вашего внимания, ваши действия будут продуманы на несколько шагов вперед, что поможет вам с небольшими усилиями предотвращать возможные проблемы.

Наверняка кто-то скажет, что и рад бы действовать подобным образом, но у него совершенно не хватает времени, его просто неоткуда взять. Ответ прост – нужно экономить время за счет дел, не представляющих большой важности. Вам необходимо учиться говорить "нет" тому, что для вас не представляет ценности.

Когда вы хотя бы приблизительно определите свои будущие цели, подумайте о том, как эти цели должны реализоваться в ваших действиях в ближайшее время. Оптимальный срок для подобного планирования – месяц. Такой отрезок времени позволит вам одновременно и концентрироваться на нынешних проблемах, и видеть общий ход дел. При этом необходимо составлять и более подробные расписания на неделю и на день. В этих расписаниях нужно отмечать появившиеся дела, а также, возможно, перестраивать ход событий по сравнению с заданным основным планом.

Например, если вы понимаете, что для успешного ведения дел вам необходимо овладеть навыками работы с компьютером, в этом месяце нужно запланировать прохождение каких-либо курсов компьютерной грамотности. Затем вы отметите время, когда будете знакомиться с компьютером, и, возможно, откажетесь от каких-то других, не столь необходимых, дел. Кстати, с овладением компьютерных знаний вы получите возможность значительно экономить свое время.

Занимаясь планированием своего рабочего времени, не забудьте о том, что нужно оставить "окна" для непредвиденных важных дел, которые всегда возникают в нашей жизни. Подобные резервы времени образно называются "подушками безопасности". Однако здесь также важно соблюдать норму, ведь слишком большие резервы делают планы менее точными.

Следующий необходимый шаг – продумать, как вы будете воплощать свои планы в жизнь. Затем остается собственно действовать по плану, разработанному вами. Не забывайте следить за тем, как вы выполняете данные себе обещания и выдерживаете сроки. Возможно, спустя какое-то время вы увидите его недостатки, и придется корректировать или даже менять цели, но это будет свидетельствовать лишь о том, что вы прогрессируете, учитесь реальнее оценивать обстановку.

В этих принципах планирования времени нет ничего революционно нового, они достаточно просты и понятны. Но тогда почему же множество людей сталкиваются с массой проблем, связанных с планированием и распределением рабочего времени? Есть три главных недостатка, мешающих человеку добиться цели. Зная о них, вы сможете избежать ситуаций, сбивающих вас с позитивной установки.

Итак, один из указанных недостатков – это неумение или невозможность выделить наиболее важные цели. Второй – это неумение строить свою деятельность на основе выделенных приоритетов. И третий недостаток – это отсутствие силы воли, самодисциплины, когда, уже находясь на верном пути, вы из-за собственного слабоволия сходите с него.

Если вы уже пытались планировать свою деятельность и не добились положительных результатов, поразмышляйте над тем, какие из перечисленных недостатков мешают вам в этом и как вы сможете преодолеть эти препятствия.