Филипп Семёнычев - Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса

– Act. Стадия «воздействуй» иногда переводится «внедряй», «стандартизируй», но приведённая в настоящей книге формулировка «воздействуй» ы является более правильной. На этой стадии подтверждается выполнение плана и достижение целей, поставленных на стадии планирования. Стандартизируются результаты в случае успешного достижения целей или производится поиск нового пути решения проблемы (реализации идеи). Также на этой стадии осуществляется распространение реализованных решений на другие участки, процессы, рабочие места и т. д.

Руководствуясь этим циклом в своей повседневной деятельности (при реализации улучшений, планировании и выполнении любых работ), можно существенно повысить эффективность своего труда. Необходимо помнить, что в большинстве случаев откат в реализации улучшений происходит после второй стадии (делай), так как, получив первые видимые результаты, у человека остаётся ложное ощущение завершённости работы, в то время как на самом деле оно реализовано лишь наполовину. Дело до проверки и тем более стандартизации и распространения результатов, как правило, не доходит.

Существует ещё один из вариантов цикла, называемый SDCA (стандартизируй, делай, проверяй, воздействуй). Единственное отличие заключается в первой стадии (вместо «планируй» – «стандартизируй»), который применим для неизвестных, нестабильных и не стандартизированных ситуаций. Говоря проще, чтобы что-то улучшить, необходимо понять, что мы улучшаем, поэтому, вначале должен появиться стандарт текущей ситуации, характеризующей её, как есть сейчас. Ситуацию необходимо стабилизировать, что означает, что мы не должны иметь существенных разбросов в показателях, характеризующих ситуацию, в разные моменты времени. Для этого ситуация должна быть описана в стандарте и отслеживаться.

В настоящей книге мы уже не раз сталкивались с таким понятием, как стабильность процесса, а также говорили о том, что улучшать можно только стабильный процесс, а после улучшения его обязательно надо стандартизировать. Рассмотрим вопрос немного подробней. Под стабильностью процесса мы понимаем величину отклонений измеряемых параметров процесса от их среднего значения (вариабельность).

Например, показатели качества являются стабильными, если мы их можем предсказать, спрогнозировать, когда они не отклоняются существенно от их среднего значения.

В своей работе мы считаем стабильным процесс со средним отклонением менее 5 %, однако эта цифра может существенно изменяться в зависимости от специфики самого процесса. Нестабильность может выражаться не только в большом разбросе показателей качества, но и по другим показателям – в большом количестве травмоопасных ситуаций, нестабильности по количеству произведённого продукта и т. д. Очередной постулат lean гласит: перед тем как улучшать процесс, его необходимо стабилизировать.Это означает, что улучшение нестабильного процесса негативно скажется на его состоянии. Мы никогда не сможем понять, улучшили мы его или нет, так как не сможем измерить его параметры. Решая основные проблемы, делающие процесс нестабильным, мы не обязательно улучшаем его, а просто уменьшаем отклонение от среднего значения определённых его параметров. Процесс может быть стабильно хорошим или стабильно плохим, это неважно, главное, что мы чётко понимаем его состояние, можем предсказать и спрогнозировать его. Для этого применяется цикл SDCA, который предполагает стандартизацию существующего состояния перед его улучшением. Чтобы стабилизировать процесс, необходимо понимать, какие значения должны иметь параметры этого процесса, для чего их необходимо отразить в стандарте. Какая бы ни была нестабильная ситуация, её стандартизация сама по себе снижает вариабельность. Выполнение мероприятий, проверка и воздействие ещё больше стабилизируют процесс, после чего уже можно планировать и реализовывать дальнейшие улучшения. Данная схема работы приводится на рисунке 5.3, из которого видна разница в подходах между циклами SDCA и PDCA, а также механизм их работы. Прежде чем реализуется улучшение, процесс должен быть стабилизирован, а стабилизированный процесс – это процесс, измеряемый определёнными параметрами, отражёнными в стандарте, не имеющий от него отклонений.

Рис. 5.3

Мы начнём с появления самого понятия. Первым понятие «стандарт» ввёл американский инженер, основоположник научной организации труда (НОТ) и менеджмента Фредерик Уинслоу Тейлор (1856–1915). Его опыты научного подхода к организации рутинного, тяжёлого физического труда вызвали огромный интерес и положили начало поискам способов научной рационализации трудовых процессов путём тщательного изучения и проектирования приёмов и методов труда с использованием хронометражных наблюдений, улучшения организации рабочих мест, установления обоснованных режимов труда, отдыха и других мер. Первые данные по результатам замеров времени выполнения операций фиксировались им вплоть до секунд, а передвижения – вплоть до миллиметров. Это были первые случаи такого подхода к организации труда, впоследствии этот подход получил широкое распространение по всему миру как «научная организация труда».

Научная организация труда – процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта. Термином «НОТ» характеризуют обычно улучшение организационных форм труда, в рамках отдельно взятого трудового коллектива (например, предприятия). Сама по себе НОТ в настоящей книге нас не интересует, о ней вы можете более подробно узнать в трудах Ф. Тейлора, А.К. Гастева и В.И. Ленина. Нас же интересует развитие стандарта после его первого появления на свет.

С тех пор появилось множество стандартов различного вида: государственные, отраслевые, общественные, общеобразовательные, стандарты качества и прочие. Нас же, при рассмотрении метода стандартизованной работы, будет интересовать именно стандарт выполнения операций, практически в том же понимании, в котором он был впервые разработан Ф. Тейлором. Однако, говоря о стандартизации в целом, под стандартом мы понимаем любой документ, регламентирующий определённые взаимоотношения, действия и т. п.

Определённую веху в дальнейшем развитии стандартов выполнения операций можно отметить в середине прошлого века в Японии. Определённым достижением можно считать то, что впервые сложные процессы стали дробиться на операции, состоящие из отдельных действий. Такой подход помог существенно повысить гибкость персонала, выражающуюся в увеличении скорости обучения работника, снижения количества ошибок, совершаемых им в определённой операции, а также в организации ротации персонала и освоении им смежных профессий, т. е. в их непрерывном развитии. Сложно оценить всю пользу этого подхода, но, возможно, именно он помог вывести компанию «Тойота» в лидеры по качеству производимых автомобилей в конце прошлого века. Так как лучший опыт всегда достаточно быстро распространяется, в настоящее время понятия «стандарт» и «работа по стандарту» можно встретить повсеместно. Само название инструмента «стандартизованная работа» пришло из английского языка (Standard Work).