Филипп Семёнычев - Стоимость ≠ ценность. Современные методики картирования потоков создания ценности с применением правила 80/20

– Основное правило, которое следует отметить, – это правильное и последовательное выполнение шагов при работе с lean-инструментами и методами. Боритесь с желанием пропустить, не доделать или проигнорировать какой-либо шаг. Запомните простую формулу: «готовься, целься, пли». Нельзя сначала целиться, а потом приготовиться. Или сначала палить и после этого целиться. Только правильная последовательность может гарантировать результат.

– Следующий, по моему мнению, наиболее весомый фактор успеха после последовательного следования шагам – это рациональность или способность расставлять приоритеты. Вспомните принципы правила 80/20 и АВС-анализа, которые наглядно продемонстрированы практически в каждом разделе настоящей книги. Применяйте их не только в анализе и выборе продукта, но и при постановке целей и в своей повседневной работе. Со временем вы заметите, что применение этих принципов существенно облегчает вам жизнь. Соизмеряйте масштаб рассматриваемой проблемы (предстоящей работы) с применяемым для этого инструментом. «Если нам нужно выкопать ямку – надо взять лопату, если нам нужно вырыть ров – надо пригнать экскаватор».

– Следующий фактор – командная работа. Наиболее эффективной и наиболее управляемой считается команда, состоящая из 5-10 человек, представителей различных участков рассматриваемого процесса, обладающих всеми необходимыми компетенциями для формирования полной и достоверной картины его функционирования. Не допускайте скептического и пессимистического настроя в команде, вовлекайте её не только в текущую работу, но и в принятие решений. Спокойно относитесь к возражениям и непониманиям, помните о «замыливании глаз». При внедрении изменений не стоит тратить время и усилия на переубеждение и перенаправление скептической части работников, сконцентрируйте своё внимание на закреплении проведённых изменений. Видимые результаты – лучшее средство от «замыливания глаз».

– Отдельно стоит выделить заинтересованность высшего руководителя. Незаинтересованный руководитель – заведомый провал улучшения или трата огромного количества сил, времени и прочих ресурсов рабочей группы. Старайтесь заинтересовать высшего руководителя и заручиться его поддержкой.

– Старайтесь концентрироваться на ценности. Это гораздо сложнее, чем обсуждение и формулирование потерь, но это верный способ придать вашему мышлению правильное направление. Ценность – то, за что готов платить деньги Заказчик. Запомните: продукт не лежит просто так, он видоизменяется.

– Точность операционных определений – часто игнорируемый, но не менее значимый фактор успеха. Точно прописывайте название рассматриваемого процесса, поставленных целей и задач. Не допускайте расплывчатых формулировок и двойного толкования. Помните, что цели должны соответствовать характеристикам SMART.

– В lean большинство методов и инструментов направлены на работу с процессами. Процесс – набор действий по преобразованию входов в выходы, поэтому в виде процесса можно представить как изготовление продукта, так и преобразование какой-либо информации. Улучшая процесс, создающий ценность, мы улучшаем общую эффективность организации, воздействуя именно в том месте, где это принесёт максимальную пользу.

– Могучая сила простой визуализации поможет при запоминании, обработке и усвоении информации. Визуализируйте цели, название рассматриваемого процесса, логику выбора продукта, результаты анализа и, разумеется, текущее и будущее состояние КПСЦ. Помните, что наиболее эффективный метод обучения – обучение на основе визуальных памяток и стандартов.

Факторы применительно к картированию потока

Вспомнивалгоритм работы (постановка цели, подготовка, выбор продукта, формирование КПСЦ «как есть», анализ, формирование КПСЦ «как будет» и разработка плана перехода), можно выделить свои ключевые моменты, о которых необходимо помнить рабочей группе:

– используйте только проверенную информацию;

– план работ должен отвечать на вопросы кто, что, где, когда, как;

– при выборе продукта и способа анализа опирайтесь на поставленные цели, задачи и здравый смысл;

– применяйте правила Go-Look-See полностью, следуйте в место возникновения проблемы;

– учитесь правильно формулировать проблему, по определению, проблема – отклонение от стандарта;

– ищите коренную причину проблемы, т. е. причину, при устранении которой проблема исчезает навсегда.

Факторы применительно к внедрению изменений

– Внедрение любого изменения – непростая задача, изменённая система или процесс непременно будут стремиться вернуться в привычное состояние. И это стремление есть не что иное, как привычки множества людей.

– Чем больше участников процесса изменения будут понимать цели и направления перемен, а также осознавать их необходимость и положительное влияние на них и всю работу в целом, тем проще будет осуществить переход к изменению. Поэтому подготавливайте людей к изменениям, выявляйте лидеров и работайте с ними, не старайтесь выполнить всё сразу и получить сиюминутный результат, изменяйтесь постепенно, по шагам и проверяйте результат каждого шага.

– «Сжигайте за собой мосты»: физически обеспечьте такие условия, в результате которых улучшение просто не сможет вернуться к первоначальному состоянию. Полностью ликвидируйте «старые» информационные потоки и меняйте стандарты. Не стандартизованное изменение недолговечно.

– Не затягивайте с первыми видимыми улучшениями, люди должны видеть, что работа началась, она движется, а, следовательно, обещанные перспективы будут реализованы.

– Необходимо помнить, что ни один адекватный работник не ходит на работу, чтобы сознательно производить брак или создавать проблемы, и если такое происходит, то необходимо искать причины в системе, позволяющей ему это сделать.

В заключении хочется отметить, что вся информация, изложенная в настоящей книге, основана на опыте практического применения описанных в ней методов и инструментов. Информация, как вы уже обратили внимание, структурирована таким образом, чтобы её можно было максимально удобно применять в работе руководителям и специалистам по улучшениям. Представленные алгоритмы можно использовать в качестве основы при разработке планов работ как для отдельных их частей, так и для проведения глобального улучшения при помощи картирования потока. Правила (например, Go-Look-See) и выводы настоящей книги без изменения можно применять при инструктаже рабочей группы или при проведении обучений и тренингов. Отдельные разделы применимы и при использовании КПСЦ, и в повседневной работе, к примеру, методы применения правила 80/20 – в анализе качества или перебалансировке операций. Такая применимость настоящей книги как учебного и методического пособия не означает, что она решит все ваши проблемы, ничто не заменит старую добрую логику и здравый смысл, поэтому используйте книгу в качестве фундамента, на котором вы построите свой процесс улучшений. Изложенные принципы и примеры могут являться неким направлением мышления, а описанные наиболее распространённые ошибки и психологические механизмы восприятия информации людьми – достаточно калорийной и питательной «пищей для ума».