Виталий Семенихин - Кадровый документооборот

В «Заключительных положениях», как правило, прописывают порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующий документ.

Положение об отделе кадров утверждается руководителем организации с проставлением даты утверждения. После утверждения положение об отделе кадров прошивается, скрепляется печатью организации и заверяется подписью руководителя организации (печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров).

Положение составляется в двух экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, а другой – у руководителя организации.

Сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с положением под роспись.

Отметим, что зачеркивать и делать исправления непосредственно в тексте положения об отделе кадров категорически запрещено.

Чтобы внести в положение об отделе кадров какие-то изменения или дополнения, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. Формулировка может выглядеть следующим образом: «дополнить раздел «Ответственность» пунктом… изложив его в следующей редакции: «…». А затем подробно изложить текст дополнения или изменения.

Пример

Приведем образец положения об отделе кадров:

В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

В соответствии с «Общероссийским классификатором управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299 кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

• унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

• унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации определены ГОСТом Р 6.30-2003. Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа (п. 39 ГОСТ Р 51141-98).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по ОКУД.

Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.