Виталий Семенихин - Кадровый документооборот

Данные приказы (распоряжения) являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и составляется налоговая отчетность. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – «Приказ»;

– дата и номер приказа;

– место издания;

– заголовок к тексту;

– текст (распорядительная часть и основание издания);

– подпись;

– визы согласования;

– отметка об ознакомлении с приказом работника;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (формы № Т-1, № Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

В приказе указываются фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). На основании приказа заполняются трудовая книжка, личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы № Т-54 или № Т-54а).

Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (формы № Т-5, № Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

Приказ содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (форма № Т-2), лицевой счет работника (форма № Т-54).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (формы № Т-6, № Т-6а) используется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях приказ заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

В приказе приводятся фамилия, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и др.); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дата его начала и окончания.

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2) и лицевом счете (форма № Т-54).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) (формы № Т-8, № Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях приказ заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. Если приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

На основании приказа делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а) используется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Приказ содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (формы № Т-11, № Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.