Виталий Семенихин - Кадровый документооборот

Предположим, что 20 июля 2010 г. водителя Иванова С.С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2010 г. № 245к.

Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:

Порядок составления журнала учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров, разработанный специалистами отдела кадров, аналогичен порядку составления журнала учета приема, перевода, увольнения работников.

Обложка журнала может иметь, например, следующий вид:

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения журналов учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров:

Пример

Журнал учета личных дел

Журнал учета личных карточек

Журнал учета трудовых договоров

Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– другие сведения о работнике.

Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В раздел «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.

После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу», ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.

Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.

Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется:

– на граждан, пребывающих в запасе, – на основании военного билета;

– на граждан, подлежащих призыву, – на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разделах IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании документов об образовании работника.

Почетные звания работников отражаются в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, т. е. учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе «Отпуск» личной карточки.

Если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IХ вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.

Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и др.

Укажем особенности заполнения отдельных пунктов данной формы.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В п. 7 раздела I указываются основная и другая профессия работника.

В п. 8 раздела I отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный стаж для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку государственного (муниципального) служащего вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

– военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;

– удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе, сведения в разделе II «Сведения о воинском учете» указываются следующим образом: