Михаил Рогожин - Справочник по делопроизводству

Включение документов в систему осуществляется для: установления взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;

размещения документа и его взаимосвязей в системе; установления связей каждого отдельно взятого документа с другими документами.

Включение документа в систему может осуществляться путем присвоения документу подробных метаданных, включенных в документ (присоединенных к нему или связанных с ним).

Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое определенное время, а также для показа его связей с другими документами. Основные методы, обеспечивающие включение документа в систему представлены на рис. 1.6.

Регистрация документов в системе производится с целью обеспечения доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а также для упрощения и повышения надежности последующего поиска документа. Регистрация, как правило, включает: краткое описание документа (запись метаданных о документе); присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы.

Рис. 1.5.

* В том числе в случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили существование или подверглись существенным изменениям.

Рис. 1.6.

* В том числе времени доступа к документу и произведенных с ним операций: модификация, перемещение, удаление и т. п.

Регистрация документов в системе производится (централизованно или децентрализовано, см. далее) с соблюдением следующих основных правил:

документ регистрируется при включении в систему;

до завершения регистрации не допускаются какие-либо действия, влияющие на документ.

Классификация документов , включенных в систему, может производиться по нескольким ключевым признакам, в том числе:

1. По принадлежности документа к определенной составляющей деловой деятельности:

для обеспечения связей между отдельными документами, которые накапливаются для обеспечения непрерывного документирования деятельности;

для обеспечения согласованного присвоения имен документам в течение длительного времени;

для оказания помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;

для определения подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничения доступа;

для разграничения прав пользователей на доступ или проведение действий с определенными группами документов;

для распределения ответственности по управлению определенными группами документов;

для распределения документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;

для определения соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.

2. На основе классификаторов, отражающих деятельность предприятия, в котором они созданы, и обычно базирующихся на анализе деловой деятельности этого предприятия. Классификаторы могут также использоваться для поддержки различных процессов управления документами.

3. На основе контрольных словарей, дополняющих применяемые предприятием классификаторы. Функциональное назначение контрольных словарей состоит в разъяснении специфических терминов и правил их использования в деловой деятельности (в процессе ее документирования).

4. На основе индексирования, позволяющего охватывать объединенные в системе документы, формально относящиеся к различным видам (функциональным группам).

5. На основе нумерации и кодирования, при помощи которых упрощается процедура установления местоположения каждого документа в рамках системы (конкретного информационного массива).

Обработку документов можно условно разделить на хранение и иные процедуры (действия), выполнение которых разрешено в отношении каждого конкретного документа (в зависимости от присвоенного ему статуса). В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 документы следует хранить на носителях, обеспечивающих их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени.

Хранение документов осуществляется с учетом их особых физических и химических свойств. Условия и технологии хранения документов должны обеспечивать защиту документов от несанкционированного доступа, утраты (в том числе вследствие хищения, стихийного бедствия, техногенной катастрофы и пр.) или повреждения.

Организация доступа к документам предполагает, с одной стороны, возможность обработки документов всеми разрешенными для этого приемами и средствами, а с другой – разграничение доступа пользователей, т. е. предоставление им права на обработку конкретных видов документов с использованием конкретных приемов и средств обработки.

Доступ к документам, содержащим информацию, относящуюся к охраняемой законом тайне, ограничивается в порядке, предусмотренном законодательством [13] См. в этой связи, например Федеральный закон «О коммерческой тайне» и Федеральный закон «О персональных данных». .

Организация контроля за функционированием системы обеспечивает решение следующих основных задач:

1. Контроль за доступом к документам (см. также рис. 1.7).

Рис. 1.7.

* Подразделения, ответственные за определенные функции деловой деятельности предприятия, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

2. Идентификации действий, выполненных или, напротив, не выполненных с документами (в том числе в результате миграции документов из одной системы в другую, объединения систем и т. п.).

3. Поиск документа (в случаях, когда штатные поисковые средства системы не позволяют отыскать документ).

4. Предотвращение утраты документов (в том числе в результате их несанкционированного перемещения, изменения или уничтожения).

5. Мониторинг использования системы в целях ее сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему или регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче документов).