Юрий Демин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов

5.2. Уточнение локальных нормативных актов Компании, регламентирующих организацию управления документированной информацией.

5.3. Изучение положений Стандарта сотрудниками Компании, допущенными к обращению с документированной информацией.

5.4. … (Иное – указать конкретно).

6. При уточнении потребностей пользователей (см. выше) следует обратить особое внимание на организацию управления документированной информацией в системе автоматизированного управления производством Компании, а также в составе следующих видов документов:. (указать конкретно).

7. При уточнении локальных нормативных актов компании следует обратить особое внимание на совместимость положений обновленной инструкции по документационному обеспечению управления Компании с соответствующими положениями инструкций структурных подразделений, а также с положениями инструкций по иным видам (направлениям) деятельности Компании, при осуществлении которых предусматривается использование документированной информации.

8. При изучении Стандарта сотрудниками Компании, допущенными к обращению с документированной информацией, следует обратить особое внимание на следующие положения:. (указать конкретно).

9. Организацию контроля за выполнением плана мероприятий (см. выше) целесообразно возложить: в аппарате Компании – на начальника секретариата (иное должностное лицо с соответствующими полномочиями), в структурных подразделениях – на непосредственных начальников соответствующих подразделений.

10. … (И т. д. – указать конкретно с учетом особенностей осуществления Компанией своей деятельности).

11. Итоги выполнения плана мероприятий следует отразить в акте, разрабатываемым по следующей форме [84] :..

12. По всем возникающим в связи с объявлением данного порядка вопросам ответственным за выполнение мероприятий плана следует обращаться к начальнику службы документационного обеспечения управления.

Заместитель директора по управлению [85]

подпись И. О. Фамилия

00 месяца 0000 года

Должностная инструкция– локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) компании и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании.

Содержание должностной инструкции, как правило, разрабатывается на основе типовых (примерных) текстов должностных инструкций (по соответствующим должностям), а в отсутствие таковых – на основе соответствующих квалификационных характеристик [86] .

Текст должностной инструкции излагается от третьего лица единственного числа и делится на разделы, пункты и подпункты.

Разделы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту документа формулируется в родительном падеже, например, «Должностная инструкция заместителя начальника производственного отдела», или в дательном падеже, например, «Должностная инструкция курьерам-экспедиторам».

Структуру документа, как правило, образуют следующие разделы:

♦ общие положения;

♦ обязанности сотрудника (категории сотрудников);

♦ права сотрудника (категории сотрудников);

♦ взаимоотношения по должности;

♦ ответственность.

Проект должностной инструкции подписывают его исполнитель и руководитель соответствующего структурного подразделения, а утверждает директор компании. Оформление должностной инструкции производится на соответствующем бланке. Реквизитами документа являются:

♦ наименование вида документа;

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ место составления или издания документа;

♦ гриф утверждения документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст документа;

♦ отметка о наличии приложения;

♦ подпись;

♦ отметка об исполнителе;

♦ идентификатор электронной копии документа.

Рабочая инструкция– локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы выполнения работы рабочим (категорией рабочих) компании и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе выполнения порученной работы положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании.

Должностной регламент– локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы реализации возложенных полномочий сотрудником (категорией сотрудников) органа управления и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе реализации возложенных полномочий положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов органа управления.

Требования к разработке рабочей инструкции и должностного регламента в основном соответствуют вышеописанным. Пример документа представлен ниже.

Наименование компании

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

_____________№_____________

____________________________

(место издания)

заместителя директора

по управлению персоналом

____________________________

УТВЕРЖДАЮ

____________________________

____________________________

(наименование должности лица, уполномоченного утвердить документ)

Подпись Расшифровка подписи

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора компании от 00.00.0000 № 000 (либо иным соответствующим решением – указать конкретно).

1.2. Заместитель директора по управлению персоналом относится к категории руководителей.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности на руководящих и других должностях по управлению персоналом не менее 5 лет.

1.4. Заместитель директора по управлению персоналом назначается на должность и освобождается от должности приказом директора по представлению аттестационной комиссии.

1.5. В своей работе заместитель директора по управлению персоналом должен руководствоваться:

1.5.1. Уставом (учредительным договором) компании.

1.5.2. Коллективным договором.

1.5.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.