Юрий Демин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов

3.1.4. Подписывать документы по вопросам управления персоналом.

3.1.5. Обращаться к директору с предложениями, направленными на совершенствование деятельности по управлению персоналом и деятельности подчиненной службы.

3.1.6. По распоряжению директора представлять компанию на других предприятиях, в организациях и учреждениях.

3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы управления персоналом и деятельности подчиненной службы.

3.1.8. Требовать от должностных лиц службы управления персоналом своевременного, полного и качественного предоставления достоверной информации, в том числе документированной, в интересах надлежащего осуществления указанной деятельности.

3.1.9. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации о деятельности службы управления персоналом, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательными, иными нормативными правовыми актами и локальными актами компании.

3.1.10. Применять в отношении работников службы управления персоналом меры поощрения и наказания, предусмотренные законодательными, иными нормативными правовыми актами и локальными актами компании.

3.1.11. … (Иное – указать конкретно.)

IV. Взаимоотношения по должности

4.1. В интересах эффективного осуществления деятельности по управлению персоналом заместитель директора по управлению персоналом осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С директором – по ключевым вопросам текущей и перспективной деятельности компании.

4.1.2. С заместителями директора – по вопросам, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками и ведущими специалистами подчиненных подразделений – по вопросам деятельности соответствующих подразделений, выполнения ими задач по управлению персоналом.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий (организаций, учреждений) – по вопросам, представляющим взаимный интерес для компании и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. Заместитель директора по управлению персоналом обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах эффективного осуществления указанной деятельности. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.

4.3. В необходимых случаях заместитель директора по управлению персоналом, руководствуясь предоставленными полномочиями, вправе издавать распоряжения совместно с другими уполномоченными на то должностными лицами компании.

4.4. (Иное – указать конкретно.)

V. Ответственность

5.1. Заместитель директора по управлению персоналом несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам осуществления деятельности по управлению персоналом.

5.1.2. Невыполнение решений директора.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

График сменности– акт, определяющий состав сотрудников, выполняющих свои трудовые функции по сменам в течение установленной продолжительности рабочего времени, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [88] .

Графики сменности целесообразно включать в приложение к коллективному трудовому договору (см. ранее) [89] .

Пример документа представлен ниже.

График отпусков– акт, определяющий очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в течение календарного года. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [90] .

О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала [91] .

Пример документа представлен ниже.

Деловое письмо– одна из наиболее распространенных форм письменного сообщения, подготовленного в соответствии с определенными требованиями [92] и предназначенного для информирования должностного лица (представляемого им предприятия, организации, учреждения) [93] . Письма могут готовиться компанией:

♦ как ответные – например, в связи с исполнением компанией ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

♦ как сопроводительные – например, в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

♦ как ответы – например, в связи с получением компанией запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

♦ как инициативные.

Подготовленный исполнителем текст [94] делового письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции (поручении) директора компании (иного уполномоченного лица) или (и) предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Как правило, в тексте делового письма рассматривается только один вопрос [95] . Структура делового письма определяется его функциональным назначением и видовой принадлежностью (рис. 16.1). Обычно содержание рассматриваемого документа состоит из двух частей: в первой излагается причина, основание или обоснование составления делового письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для его подготовки; во второй, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. [96]

Рис. 16.1.Основные функции и виды деловых писем [97]

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма. Реквизитами документа являются [98] :

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ ссылка на регистрационный номер и дату документа; [99]

♦ сведения об адресате;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ отметка о наличии приложения;

♦ отметка об исполнителе;

♦ идентификатор электронной копии документа.

Сроки подготовки деловых писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе), и с учетом типовых сроков исполнения документов.