Юрий Демин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Текст каждого раздела документа строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, формулируется в предложном падеже и располагается с выравниванием по центру. Ниже указываются фамилии

должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и приводится краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Уточним, что содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения) [109] .

Датой протокола является дата протокольного мероприятия. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах соответствующего вопроса. Копии протоколов, предварительно заверенные печатью компании, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса [110] . Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Оформление протокола производится на общем бланке компании. Документ имеет следующие реквизиты [111] :

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись (подписи);

♦ отметка о наличии приложения.

Пример документа представлен ниже.

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

________________________________________

Акт– документ, фиксирующий фактическое состояние дел на определенный момент (период) времени. Содержание акта составляется на основании показаний очевидцев фиксируемого в нем события, данных регистрирующей аппаратуры и т. п.

В общем случае текст документа состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Во вводной части указываются сведения о дате, времени и месте фиксируемого события или (и) сведения о документе, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), а также сведения о лицах, участвующих в подготовке акта. Наименования их должностей, фамилии и инициалы указываются в именительном падеже. Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, – заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) – члены комиссии (включая секретаря) [112] .

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения.

Акт подписывается не менее чем тремя лицами, а акт комиссии – всеми членами комиссии. Оформление акта производится на соответствующем бланке или листе писчей бумаги формата А4. Документ имеет следующие реквизиты [113] :

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подписи;

♦ отметка о наличии приложения;

♦ оттиск печати [114] .

Пример документа представлен ниже.

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

__________________________________________________________________

№ 00000000 00.00.0000

Настоящий акт составлен в том, что

техник-технолог Жуков Денис Евгеньевич

___________________________________________________________________________

( наименование должности, фамилия, имя, отчество сотрудника )

отказался (нужное подчеркнуть) :

а) от росписи в Перечне должностей (рабочих мест), на которые он мог быть переведен в порядке, предусмотренном частью третьей статьи 81 Трудового кодекса РФ;

Подписи лиц, удостоверяющих факт отказа:

Наименование должности подпись И. О. Фамилия

Наименование должности подпись И. О. Фамилия

Справка– документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т. п.). Подобные справки выдаются в порядке исполнения запросов других предприятий (организаций, учреждении), а также отдельных граждан (в том числе сотрудников компании).

В содержании справки указываются [116] :

♦ фамилия, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);

♦ должность указанного лица;

♦ описание (подтверждение) соответствующих сведений;

♦ указание о том, для каких целей выдана справка.

В общем случае срок подготовки справки не должен превышать 15 дней, если при этом не требуется сбор дополнительной информации или (и) проверка соответствующих сведений с привлечением иных материалов и документов. Указанный выше срок может быть увеличен – но не более чем на месяц – в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:

♦ получение иных (дополнительных) сведений от обратившейся стороны;

♦ проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;

♦ осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса обратившейся стороны, если такие документы (материалы) находятся за пределами компании [117] .

При неправильном адресовании заявления о выдаче справки оно в 5-дневный срок пересылается по принадлежности, о чем заявителю письменно сообщается с указанием причин отсутствия необходимых документов.

Уточним, что гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:

♦ о трудовом стаже;

♦ о заработной плате;

♦ об избрании на выборные должности;

♦ о членстве в общественных организациях;

♦ об образовании.

В отдельных случаях гражданам могут выдаваться справки по другим вопросам, связанным с обеспечением их законных прав и интересов. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя либо состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших [118] .