Юрий Демин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Справки готовятся по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок могут запрашиваться сведения у других предприятий (организаций, учреждений).

В качестве основных документов для подготовки справок используются: личные карточки; распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения); списки сотрудников с анкетными данными; лицевые счета; расчетные ведомости. В дополнение к перечисленным документам при подготовке справок могут также использоваться материалы аттестации работников, акты о несчастных случаях, протоколы собраний (заседаний, совещаний) и т. п. В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.). В справке делается ссылка на соответствующий документ (его наименование, дату и номер).

Справка подписывается непосредственным руководителем исполнителя документа и директором компании. Подписи указанных лиц заверяются печатью компании.

Оформление справки производится на соответствующем бланке. Документ имеет следующие реквизиты [119] :

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ текст;

♦ подписи;

♦ оттиск печати.

Пример документа представлен ниже.

ОАО «Аверс»

00 месяца 0000 года № 000

СПРАВКАДана _____________________________________________________

(наименование должности, ____________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника в дательном падеже) в том, что он (она) в период с месяца 0000 года по месяц 0000 года прошел (прошла) обучение на курсах (наименование компании) по специальности (профессии) __________________________________________________.

(наименование в соответствии с квалификационным справочником) Основание: ученический договор от 00.00.0000 № 000, приказ руководителя предприятия от 00.00.0000 № 000, свидетельство об окончании курсов серия ААА № 0000.

Справка действительна _______________________________________.

(указать срок или период действия, например, «на 2008 год») Выдана для представления ____________________________________.

(указать, для каких целей, например, «по месту требования»)

Руководитель предприятия

(наименование должности лица, уполномоченного подписывать справки) подпись И. О. Фамилия

Начальник кадрового органа (наименование должности лица, ответственного за содержание справки) подпись И. О. Фамилия

Справка к проекту документа– документ, обосновывающий необходимость рассмотрения проекта документа: локального нормативного акта компании, приказа по основной деятельности, письма и т. п. К такой справке прилагается проект документа, вносимый на рассмотрение директора компании (иного уполномоченного должностного лица).

Содержание справки к проекту документа обычно состоит из трех частей: вводной, основной и заключительной. Во вводной части указывается наименование проекта документа, вносимого на рассмотрение, излагаются наиболее существенные обстоятельства его подготовки. В основной части обосновывается необходимость утверждения (подписания) или, напротив, отклонения проекта документа. Обычно в этой части кратко сообщается о результатах правовой и экономической экспертизы проекта документа, при необходимости подкрепляемых ссылкой на прилагаемые к нему документы (заключения, расчеты, особые мнения и т. п.).

В заключительной части делается вывод о целесообразности утверждения (подписания) проекта документа.

Оформление документа производится на листе писчей бумаги формата А4. Справку к проекту документа подписывает ее исполнитель.

Реквизитами документа являются:

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ визы согласования;

♦ отметка о наличии приложения. Пример документа представлен ниже.

СПРАВКА

00 месяца 0000 года №_

к проекту изменений в штатном расписании компании «Аверс»

В соответствии с Вашими указаниями от 10 января с. г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 5 листах). При подготовке проекта приняты во внимание:

♦ изменения в организационной структуре компании за период с 01.01.2007 г. по 01.01.2008 г.;

♦ изменения в объеме и содержании задач структурных подразделений компании;

♦ значения нормативов предельной численности работников, установленные с учетом результатов финансово-экономической деятельности компании за 2007 г. (инв. № 000);

♦ указания генерального директора, отданные на совещании руководящего состава предприятия 05.01.2008;

♦ рекомендации … (наименование высшего органа управления) по определению структуры и численности компании от 20.12.2007 № 000/0.

Проект изменений имеет целью привести в соответствие с решаемыми компанией в наступившем году задачами ее организационно-хозяйственные возможности и на этой основе обеспечить более рациональное использование ее ресурсов.

Проект изменений прошел правовую экспертизу в юридическом отделе (заключение прилагается) и отделе труда и заработной платы (замечания прилагаются).

Расчет численности работников компании по структурным подразделениям прилагается.

Прогноз ожидаемого эффекта от реализации проекта изменений прилагается.

При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания компании с 1 апреля с. г.

Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается.

Приложения: по тексту, на 18 листах.

Начальник отдела кадров

подпись Н. Н. Надеждина

31.01.2008

Заключение прилагается.

Начальник юридического отдела

подпись В. В. Викторова

01.02.2008

Замечания прилагаются.

Начальник отдела труда и заработной платы

подпись Г. Г. Грошев

Справка о состоянии дел– документ, содержащий обобщенные сведения, определенным образом характеризующие тот или иной вопрос деятельности компании.

Содержание справки излагается в виде трафаретного текста, таблицы или их комбинации. Справка подписывается исполнителем документа и его непосредственным начальником.

Оформление справки производится на бланке установленного образца. Документ имеет следующие реквизиты:

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;