Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Важность:«Это очень своевременно, так как на следующей неделе вы должны представить свои рекомендации совету директоров».

Обзор:«За тот час, что у нас имеется, мы обсудим этапы планирования, подготовки и проведения презентации».

Или

Важность:«Вас пригласили выступить с презентацией перед советом директоров на следующей неделе».

Цель:«Поэтому я хочу потратить ближайший час на то, чтобы дать вам набор практических рекомендаций по преодолению нервозности во время выступления».

Обзор:«Давайте начнем с того, как лучше планировать презентацию, затем обсудим ее подготовку, и закончим тем, как ее провести».

Или

Обзор:«В этой презентации я расскажу о том, как спланировать, подготовить и провести презентацию».

Цель:«Как вы знаете, выступление с презентацией может вызвать излишнюю нервозность. Таким образом, моей целью является показать, как те методы, которые мы будем обсуждать, помогут вам справиться с этой проблемой».

Важность:«Это обсуждение очень своевременно, поскольку на следующей неделе вас попросили представить рекомендации совету директоров».

Обдумывая ЦВО-введение, имейте в виду, что головы слушателей забиты множеством других важных вопросов. Подготовьте такое вступление, которое переключит внимание участников на то, о чем будете говорить вы. Дайте им понять, что ваше выступление заслуживает их времени и внимания.

Вступление лучше писать заранее, чтобы как следует продумать последовательность его элементов и выбрать для них нужные интонации.

Немногое способно столь же быстро вызвать улыбку на лицах ваших слушателей, как слова: «…и чтобы подвести итог…». Даже если ваша презентация была понятной, интересной и хорошо структурированной, слушатели будут вам крайне признательны, когда вы позволите им вернуться к своим обязанностям. Заключение, как и введение, притягивает к себе максимум внимания со стороны аудитории. Вот что я рекомендую в качестве эффектного заключения:

1. Резюмируйте основные тезисыпрезентации, будь то заключения, тенденции, аргументы или что-то еще.

2. Еще раз проговорите рекомендации.( Помните, вы представили их как основную идею вашей презентации. )

3. Представьте программу действий.Слушатели с большей вероятностью согласятся с вашими рекомендациями, если поймут: вы предвидели, что именно понадобится для их осуществления. Подготовьте слайд, который показывает отдельные шаги или действия, необходимые для выполнения рекомендаций. Определите ответственных за каждый шаг. Покажите, сколько времени займет каждый этап и когда можно ожидать завершения программы. Кратко обозначьте, во сколько обойдется каждый этап и сколько составит общий бюджет.

4. Попросите дать согласие и взять на себя обязательства,необходимые для выполнения рекомендаций. Пусть вас не вводят в заблуждение кивание головой или утверждения типа «Я понимаю» по ходу презентации. Они ни в малейшей степени не означают согласия. Будьте уверены в себе, непосредственны и конкретны. Спросите: «Нашей целью сегодня было получить ваше согласие на 30-процентное сокращение расходов вашего отдела. Достигли ли мы цели и можем ли мы рассчитывать на результаты в конце финансового квартала?» Если слушатели не согласны, обсудите с ними, что требуется для получения их согласия.

5. Закончите «дальнейшими шагами».Подведите итог всех договоренностей, достигнутых во время презентации. К примеру, кто-то из слушателей попросил провести какой-то специальный анализ, вы попросили о дополнительной информации. Повторите все это в конце, чтобы убедить нужных людей в том, что вы их слышали. Не забудьте получить согласие на последующие встречи или презентации.

Презентация не обязательно заканчивается с последними произнесенными словами. Зачастую это всего лишь одно из целого ряда событий, которые выстраивают взаимоотношения между вами и слушателями. Заключение должно показать присутствующим, что все с нетерпением ожидают дальнейшей совместной работы.

Используйте слайды максимально эффективно.

Я не собираюсь долго рассуждать о важности слайдов. Основная их ценность в том, что они позволяют продемонстрировать взаимосвязи четче и быстрее, чем слова или таблицы.

На этом рисунке показаны всевозможные виды слайдов. На самом верху находятся текстовые слайды, которые используются для ответов на вопросы «что?» и «почему?». Слева — количественные диаграммы, справа — концептуальные. Наряду с ними существуют картинки, фотографии, образы, модели и видеоролики, которые также должны рассматриваться как неотъемлемая часть современного визуального аппарата.

Здесь я буду говорить не о том, как важны слайды, а о том, как их готовить. Сначала мы поговорим о диаграммах — количественных и концептуальных, — а затем перейдем к текстовым слайдам. Закончу же я проповедью о читабельности.

Я не собираюсь долго рассуждать о важности слайдов. Основная их ценность в том, что они позволяют продемонстрировать взаимосвязи четче и быстрее, чем слова или таблицы.

На этом рисунке показаны всевозможные виды слайдов. На самом верху находятся текстовые слайды, которые используются для ответов на вопросы «что?» и «почему?». Слева — количественные диаграммы, справа — концептуальные. Наряду с ними существуют картинки, фотографии, образы, модели и видеоролики, которые также должны рассматриваться как неотъемлемая часть современного визуального аппарата.

Здесь я буду говорить не о том, как важны слайды, а о том, как их готовить. Сначала мы поговорим о диаграммах — количественных и концептуальных, — а затем перейдем к текстовым слайдам. Закончу же я проповедью о читабельности.

Узнать о том, как поэтапно переводить данные в диаграммы, можно из моей книги «Говори на языке диаграмм». Сейчас же мы опробуем другой подход. Он родился из ответа одного мастера дзен-буддизма, которого спросили о том, умеет ли он играть на скрипке. Он ответил: «Не знаю, никогда не пробовал».

Так вот, позвольте спросить вас: «Умеете ли вы составлять диаграммы?»

Не важно, пробовали ли вы уже делать диаграммы или нет — мне кажется, вы это умеете. Даже если вы уже пробовали и думаете, что не умеете, это не имеет никакого значения, потому что это означает всего лишь — вы думаете, что не умеете. Я убежден, это вопрос уверенности, а не навыков. Сейчас, наедине с этой книгой, вы легко можете обнаружить, что умеете создавать диаграммы, не боясь ошибиться.