Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

2. Люди, сидящие дальше всех от экрана, должны четко видеть надписи на слайдах.Загляните в подробную таблицу в разделе, посвященном читабельности.

3. Используйте цвет осмысленно, а не для красоты.Цвет применяется для акцентирования, привлечения внимания к лейтмотиву презентации, выделения или символического выражения.

4. Специальные эффекты (например, анимация) должны быть сведены к минимуму. Их использование должно диктоваться содержанием.

5. Презентация должна создаваться в разумные сроки.По мере добавления новых элементов, таких как видео и звуковые эффекты, подготовка презентаций требует все больше времени и денег.

6. Репетируйте, репетируйте, и еще раз репетируйте до презентации; во время самой презентации будет уже поздно.Вы будете чувствовать себя более уверенно во время выступления, если будете досконально знать текст презентации и заранее обдумаете, какие вопросы вам могут задать.

7. Приезжайте на место презентации заранее и поработайте с местным техническим специалистом.Убедитесь в том, что оборудование совместимо с программой; освещение отрегулировано так, чтобы достаточно затемнить область вокруг экрана и оставить максимально освещенным остальное пространство. Убедитесь, что знаете, к кому обратиться в случае возникновения проблем во время презентации. Еще лучше попросить специалиста оставаться в помещении во время презентации.

8. Принесите с собой запасные слайды.Никогда не бывает лишним подстраховаться от всякого рода неожиданностей.

9. Долгие логические переходы от слайда к слайду, ответы на вопросы и обсуждение должны происходить на фоне пустого экрана.Пустой экран дает возможность слушателям сконцентрировать внимание на докладчике, а не отвлекаться на слайды.

10. Старайтесь следовать хотя бы 7 заповедям из десяти перечисленных.

Возможно, вы, как и я, не раз задавались вопросом, почему не существует волшебной формулы, которая упростила бы подготовку презентаций. К несчастью, среди нас слишком много тех, кто следует так называемой аварийной формуле — особому виду презентации, который, я надеюсь, будет изжит из практики. Данная формула состоит в следующем:

Презентация на все случаи жизни

Слайд № 1: заголовок. Мне кажется, что большинство докладчиков уже не в состоянии придумать оригинальное название. Все названия их презентаций, по сути, легко укладываются в это удобное Руководство по созданию заголовков.

РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ ЗАГОЛОВКОВ

Шаг 1:В случайном порядке назовите три цифры от 0 до 9

Шаг 2:Выпишите слова, соответствующие цифрам, и согласуйте род и падеж — заголовок готов

Дальше, конечно же, эти докладчики захотят, чтобы слушатели узнали, как долго они работали над проектом, а насколько это важно, не имеет никакого значения. Данную задачу выполняет этот слайд.

Чтобы произвести на аудиторию впечатление, те же докладчики зачастую подробно описывают все те сложности, с которыми им пришлось столкнуться при подготовке данной презентации. Они рассказывают, с кем они обсуждали проблему…

… и где им пришлось побывать, чтобы понять, что происходит.

Затем они делятся результатами своего изощренного анализа — слайды с 7-го по 144-й…

Наконец, через 1 час 45 минут они представят выводы и рекомендации слушателям, которые либо уже спят, либо потеряли терпение, либо вообще ушли.

Но есть способ лучше. Презентация должна отвечать на вопрос аудитории — на тот вопрос, который ваш проект и должен был решить, — причем так, чтобы слушатели смогли увидеть причины именно такого ответа. В данной главе я расскажу, как этого добиться. Во-первых, я объясню, почему и как нужно формулировать основную идею. Затем я перейду к тому, как написать сценарий презентации, подготовить вступление и заключение к ней таким образом, чтобы все это выражало идею презентации и могло удержать внимание слушателей. Закончу я рассказом о том, как создавать слайды, воплощающие ваши замыслы в жизнь.

Давайте предположим, что ваш клиент пригласил вас выступить с презентацией перед исполнительным комитетом по проекту, над которым вы работали последние 6 месяцев. В процессе обсуждения вашего выступления клиент осознает, что эта встреча очень важна и выделяет вам на презентацию 4 часа.

Вы начинаете готовить 4-часовую презентацию. Прозрачные слайды для проектора на 4-часовую презентацию — это стопка высотой более полуметра. Вы входите в комнату, балансируя под весом этой тяжести, сбрасываете ее на стол, а ваш клиент говорит что-то вроде: «Ой, извините! Я знаю, что мы договорились о 4 часах, но у нас возникли непредвиденные обстоятельства, и у вас есть всего 1 минута».

«Одна минута!» — слышите вы истошный крик внутреннего голоса. И тем не менее, теперь, после того, как внутренний голос в течение 30 секунд прошелся по всему известному вам лексикону неприличных слов, что вы скажете в оставшиеся 30 секунд? Как вы резюмируете 4-часовую презентацию? ЭТО И ЕСТЬ ОСНОВНАЯ ИДЕЯ.