Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Первостепенной целью «настольных» слайдов является достижение консенсуса. Их можно использовать, чтобы опробовать наработки, сделанные на сегодняшний день, проверить точность фактов, полученных в ходе исследований, выявить причины отсутствия данных, обозначить проблемы, убедиться, что программа действий будет приносить результаты. Также можно провести такую презентацию, чтобы придти к согласию в отношении выводов и рекомендаций.

Во время таких интерактивных совещаний участники склонны отступать от основной темы, поэтому важно направить обсуждение к выбранной цели и сосредоточить внимание всех участников на одной и той же идее. Вот несколько советов о том, как играть роль ведущего, как готовить раздаточный материал и как его представлять.

«Настольные» презентации призваны инициировать взаимодействие между участниками, поэтому к ним необходимо тщательно подготовиться, несмотря на кажущийся неформальный характер встречи. Так же, как и в случае с обычной презентацией, перед совещанием определите для себя, чего вы хотите достичь, и проанализируйте свою аудиторию. Поразмышляйте о каждом участнике. Насколько хорошо он ориентируется в теме обсуждения? Какого вклада вы от него ожидаете? Как он будет реагировать? В процессе подготовки спросите себя: действительно ли вам нужна эта встреча, оправдаются ли расходы по ее подготовке и время, потраченное на ее проведение?

Если ответ будет положительным, отберите материалы и расположите их в той последовательности, которая наиболее соответствует потребностям участников и облегчит достижение цели. Также подготовьте резервные материалы на случай, если потребуются дополнительные аргументы. Разрабатывая слайды, не забывайте, что они должны быть основой для обсуждения, а не его предметом. Иными словами, участники должны обсуждать тему, предложенную в материалах, а не то, как они составлены. Поэтому отделите то, что собираетесь сказать, от того, что будете показывать.

Диаграммы должны быть проще, чем те, которые вы используете в письменном документе. Применяйте тематические заглавия («Тенденции продаж»), если хотите, чтобы присутствующие пришли к собственным выводам на основе представленных фактов и обсудили их; формулируйте заглавия, выражающие основную мысль («Сезонный фактор влияет на продажи»), если хотите подчеркнуть некий тезис и обсудить, что из него следует.

Используйте текстовые слайды по минимуму, только для того, чтобы показать структуру презентации или ее отдельного раздела и подчеркнуть важные моменты: результаты исследований, выводы, рекомендации, ближайшие действия. Текстовые слайды должны быть краткими — выражайте свои мысли словосочетаниями или простыми предложениями. Например:

Неправильно:Мы предполагаем, что в течение 1–2 лет компания А и компания Б будут конкурировать на одних и тех же рынках продаж, бороться за одних и тех же менеджеров по продажам, поставщиков и потребителей, причем проигравший понесет значительные убытки.

Правильно:Конкуренция между компанией А и компанией Б станет активнее.

По завершении работы над слайдами подготовьтесь к самому совещанию. На каждой странице своего экземпляра слайдов подчеркните или обведите слова, цифры и ссылки, на которые надо будет обратить внимание, и напишите заметки.

Не забывайте: ваша роль состоит в том, чтобы поддерживать и направлять обсуждение. Поэтому будьте восприимчивы к мнениям участников, избегайте оценочных суждений типа «верно/неверно», внимательно слушайте, создавайте конструктивный настрой и ведите диалог с участниками, а не со слайдами.

Введение

Начиная совещание, станьте частью группы, включившись в разговор, и ищите подходящий момент, чтобы:

1. Достичь согласия относительно цели совещания, что вы должны получить в результате. Помните — повестка дня участников, возможно, отличается от вашей; дайте им время, чтобы высказаться;

2. Отметить, насколько важно совещание для каждого из участников и для обсуждаемого проекта;

3. Выступить с предварительным обзором повестки дня и предложениями по проработке материала. Можно упомянуть и о том, какой вклад вы ожидаете от каждого из участников.

Почти всегда вступление следует делать устно — перед тем, как раздать экземпляры слайдов. Этот подход позволяет сконцентрировать внимание на обсуждении, а не на слайдах, и утвердить вашу роль как ведущего. Кроме того, участники не начнут листать материалы до того, как вы договоритесь о наиболее эффективном плане и методе работы на совещании.

Основная часть

Будьте терпеливы. Помните: вы видели материал до встречи, а другие участники — нет. Сосредоточьте их внимание на том, что хотите им показать. Затем дайте им время прочитать и понять это. Не забывайте, что, в отличие от выступлений стоя, вы не можете указать присутствующим на требующий особенного внимания элемент; придется давать устные советы по просмотру слайдов.

1. Отошлите участников к конкретной странице.

«На странице… на следующих трех страницах…»

2. Объясните элементы диаграммы.

«На вертикальной шкале слева… На горизонтальной шкале внизу…»

«Вверху матрицы я обозначил шесть конкурентов. Слева по вертикали расположены четыре критерия».

3. Объясните, что и как вы выделили.

«Обратите внимание на три цвета: синий означает…»

«Как видите, сплошная красная линия обозначает… в то время как зеленая линия означает…»

4. Отметьте, в чем смысл данного слайда, что он должен иллюстрировать.

«Обратите внимание на диагональную линию из левого нижнего в правый верхний угол».

«Сравните стабильный путь развития вашего конкурента с колебаниями в развитии вашей компании».

5. Обозначьте выводы, которые можно сделать на основе слайда, если это необходимо для достижения вашей цели.

«Таким образом, нам требуется мотивировать торговых агентов, чтобы они искали способы увеличения прибыли».

Или спросите у участников, к каким выводам, по их мнению, можно придти.

«Вы согласны, что это предполагает необходимость изменений в системе стимулирования?»

6. Заканчивайте обсуждение каждой страницы логическим переходом к следующей странице или разделу.

Всегда задавайте все необходимые вопросы и записывайте ответы.

Время от времени можете брать свой экземпляр со стола и указывать на конкретный элемент слайда, чтобы все видели, о чем именно вы сейчас говорите.