Артем Сазыкин - Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Если заполнение трудовой книжки осуществлялось на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, оба текста должны быть заверены.

В день увольнения работника, т.е. в последний день работы, работодателем выдается трудовая книжка, в которую внесена запись об увольнении.

Если по вине работодателя задерживается выдача трудовой книжки, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, ему в обязательном порядке возмещается не полученный во все время задержки заработок за счет работодателя. В таком случае день увольнения будет считаться днем выдачи трудовой книжки. Работодатель издает приказ или распоряжение о новом дне увольнения работника, т.е. прекращении трудового договора. Также о новом дне увольнения вносится запись в трудовую книжку, а внесенная до нее запись признается недействительной в порядке, установленном правилами.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работник отсутствует, работодатель обязан направить уведомление о том, что ему необходимо явиться за трудовой книжкой. В случае если работник отказывается от получения трудовой книжки на руки, работодатель обязан дать согласие на отправление ее по почте. Однако пересылать трудовую книжку по адресу, указанному работником, допускается только с его согласия.

Если работодатель отправил уведомление, то со дня его отправления он не несет ответственность за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника в трудовую книжку вносится соответствующая запись о прекращении трудового договора. При этом трудовая книжка должна быть выдана под расписку на руки одному из родственников умершего либо по письменному заявлению одного из родственников высылается по почте.

Когда в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены, т.е. больше нет свободного места для дальнейшего заполнения, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Он оформляется работодателем и ведется в таком же порядке, как и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш считается недействительным.

В случае если выдается вкладыш, ставится штамп в трудовую книжку. Штамп ставится при выдаче каждого вкладыша и имеет следующую надпись: «Выдан вкладыш», также указывается серия и номер вкладыша.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся(п. 40 Постановления «О трудовых книжках»):

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, которые связаны с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом серия и номера каждого бланка вкладыша должны быть указаны в трудовой книжке.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, которое оформляет прием и увольнение работников. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При увольнении работник получает трудовую книжку. О факте получения трудовой книжки он расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются сургучной печатью либо опломбируются.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Они выдаются по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

В бухгалтерию организации в конце каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, которые получены за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них. К отчету прилагается приходный ордер кассы организации. Если при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее испорчены, составляется соответствующий акт. Испорченные бланки уничтожаются.

Если работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками не получены трудовые книжки и их дубликаты, то они хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет. Неполученные трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек должны храниться отдельно от остальных трудовых книжек. Если указанный срок истек, а трудовые книжки не были востребованы, они передаются на хранение в архив организации. В архиве организации срок хранения составляет 50 лет, по истечении которого трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек уничтожаются в установленном порядке.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.

Необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее должно быть в наличии у работодателя постоянно.

Работодатель является ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возлагается на специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В случае нарушения установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, несут должностные лица.

Бланки трудовой книжки и вкладыше в нее изготавливаются и обеспечиваются работодателям на платной основе в порядке, утвержденном Министерством финансов Российской Федерации.

У бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нет соответствующей степени защиты.

Работодатель выдает работнику трудовую книжку или вкладыш в нее и при этом берет с него плату, размер которой составляет размер расходов на их приобретение. Исключения составляют:

1) массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (стихийные бедствия, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы и другие чрезвычайные обстоятельства);