Артем Сазыкин - Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Документы, которые находятся в личном деле, хранятся в отдельной обложке.

Обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, а также регистрационный индекс дела, который присваивается согласно журналу (книге) учета личных дел.

Включаемые в личное дело копии некоторых видов документов должны быть нотариально заверены, это документы об образовании, о повышении квалификации и т.д.

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на листе формата А4 или трафаретном бланке.

Если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.

Личные дела работников должны храниться в сейфах либо в шкафах отдельно от других документов, пронумерованые по порядку или в алфавитном порядке.

Все личные дела подвергаются строгому учету, поэтому для сохранности личных дел на каждом предприятии ведется журнал (книга) учета личных дел. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на работников, которые ведут кадровую документацию.

Если работник, ответственный за учет и хранение личных дел, увольняется, то составляется акт приема-передачи дел, и все личные дела передаются новому сотруднику.

Каждый год на предприятии проверяется состояние личных дел работников и фиксируется в «Дополнении к личному листку по учету кадров». По результатам проверки составляется соответствующий акт, и все сведения доводятся до руководителя предприятия.

Выдача личных дел во временное пользование может быть только определенным должностным лицами только с разрешения руководителя предприятия. Разрешение руководителя требуется также, когда возникает необходимость выслать дело в другие организации по соответствующим запросам.

Не допускается производить какие-либо пометки, исправления в личном деле, которое было выдано во временное пользование, а также извлекать документы и разглашать конфиденциальные сведения из них.

Если из личного дела изымаются все же какие-либо документы, то по указанию руководителя организации ответственное за документацию лицо делает соответствующую запись во внутренней описи.

По общему правилу, личные дела, которые заведены на работников, не выдаются на руки этим работникам. Личное дело работника, который уволился с данного предприятия, извлекается из папки и передается на хранение в архив, причем на каждого уволенного сотрудника может быть оформлено самостоятельное дело. Однако удобнее индивидуальные личные дела помещать в одну обложку, но с учетом того, что одно такое дело не будет превышать 250 листов. Затем отдельные личные дела сшиваются по году увольнения. Внутри объединенного дела все личные дела по фамилиям должны быть расположены строго в алфавитном порядке и отделены друг от друга чистым листом. На каждом листе бумаги указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое заведено личное дело. Все личные дела с указанием персональных данных и соответствующих номеров листов в объединенном деле подлежат описи.

Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела [3] http://www.imicor.ru Кадровое агентство «Имикор». .

Также персональные данные работников могут храниться и на электронном носителе локальной компьютерной сети. На уровне персональных баз данных устанавливается двухступенчатая система паролей. Пароли могут сообщаться только избранным сотрудникам, которые имеют доступ к таким данным и несут ответственность за них. К таким работникам относят специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Доступ же остальных специалистов к такой базе данных может осуществляться только с письменного разрешения руководителя.

Работник по прошествии своей трудовой деятельности может быть переведен в другой отдел, таким образом, его личное дело передается руководителю отдела, в который он переводится. Копии и выписки из персональных данных работника делаются исключительно с письменного разрешения руководителя отдела кадров.

Путь трудовой деятельности каждого работника находит свое отражение в его трудовой книжке, которая является главным документом, характеризующим трудовую деятельность всех рабочих и служащих.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Другими словами, трудовые книжки должны быть заведены на работников и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, которые проработали свыше пяти дней, а также на работников, работа которых носит сезонный или временный характер, и подлежащих государственному социальному страхованию нештатных работников. Зачастую работа по совместительству не вносится в трудовую книжку, хотя ТК РФ предоставляет работнику право по его желанию вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству, предоставляя документ, подтверждающий работу по совместительству.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Администрация предприятия по истечении недельного срока со дня приема на работу сотрудника производит заполнение трудовой книжки в присутствии этого работника.

Изготовление бланков трудовых книжек, порядок их ведения и хранения устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.