Артем Сазыкин - Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Внутренняя опись составляется на документы личного дела, которое уже оформлено. Во внутренней описи указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.

Если в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. В графе «Примечание» также должны быть отражены следующие факты: изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями.

Личный листок по учету кадровдолжен быть заполнен поступающим на работу собственноручно. Личный листок составляется в одном экземпляре. В нем не должно быть исправлений и помарок. Сведения вносятся в личный листок по учету кадров на основании следующих документов:

1) паспорт;

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документы об образовании;

5) иные личные документы.

Заполняя личный листок по учету кадров, необходимо соблюдать следующие требования:

1) все ответы на вопросы личного листка по учету кадров должны быть исчерпывающими. Они не должны быть односложными («да», «нет»);

2) в графах не должно быть прочерков (если ответ отрицательный – указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.);

3) фамилия, имя, отчество должны быть написаны полностью в именительном падеже, например: Сидоров Иван Петрович;

4) число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» должны быть указаны арабскими цифрами, например: 18.07.1979;

5) место рождения должно быть указано в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения;

6) в графе «Гражданство» должно указываться название страны, например: РФ и т.п.;

7) в графе «Образование» должно указываться: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

8) в случае если учебное заведение не окончено, должна быть указана следующая информация: сколько курсов окончил или с какого курса ушел; в случае если окончена неполная средняя школа – сколько классов окончил;

9) наименования высшего и среднего специального заведения должны быть написаны полностью;

10) в графе «Какие имеете труды и изобретения» должны быть перечислены опубликованные научные труды, в которых указываются выходные данные, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

11) в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» должны быть отражены предыдущая трудовая деятельность и перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник занимал в разные периоды времени различные должности, но в одной и той же организации, то должно быть указано, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

12) в графе «Семейное положение» должны быть указаны данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого должны быть перечислены все члены семьи с указанием степени родства (фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи также должны быть указаны).

Например:

а) женат;

б) жена – Круглова Наталья Николаевна, 1973 г. р.;

в) сын – Круглов Егор Александрович, 1993 г. р.;

г) дочь – Круглова Мария Александровна, 1997 г. р.;

д) мать – Круглова Светлана Ивановна, 1954 г. р.;

13) в графе «Место жительства» должен быть указан адрес по прописке, фактический адрес проживания и контактный телефон.

На личный листок по учету кадров должна быть наклеена фотография работника, принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.

Анкета отражает дополнительные сведения о работнике. Она может быть заполнена наряду с личным листком по учету кадров. В анкете работником указываются следующие сведения: дата рождения; пол; место жительства и домашний телефон; семейное положение; образование, специальность; отношение к воинской обязанности; предыдущее (-ие) место (-а) работы; заболевания, по причине которых работник затрудняется выполнять трудовые функции; а также иные сведения, ознакомление работодателя с которыми работник считает нужным.

В анкету обязательно должна быть вклеена фотография работника.

Если персональные данные работника изменились, то работник в письменной форме уведомляет об этом работодателя в четырнадцатидневный срок.

Работодатель вправе по мере необходимости истребовать у работника дополнительные сведения. В этом случае работник должен предоставить такие сведения, и в случае необходимости, для достоверности, предъявить подтверждающие документы.

К заполнению анкеты предъявляют те же требования, что и к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета должна быть подписана работником по кадрам – специалистом кадровой службы.

Автобиография– документ, содержащий основные этапы жизни и деятельности его автора, изложенные в хронологическом порядке.

Автобиография должна быть составлена работником самостоятельно на листе бумаги формата А 4 в произвольной форме.

В автобиографии отражаются следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество;

2) дата и место рождения;

3) полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

4) трудовая деятельность;

5) профессия;

6) общественная работа, участие в выборных органах;

7) отношение к воинской службе и воинское звание;

8) наличие правительственных и других наград и поощрений;

9) сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Характеристика– это официальный документ, который содержит сведения о трудовой, общественной и иной деятельности работника. Она может быть оформлена как на общем бланке в произвольной форме, так и на стандартном листе бумаги формата А4.

В характеристике должны быть указаны следующие сведения:

1) название вида документа (в данном случае – характеристика);

2) фамилия, имя, отчество характеризуемого лица;

3) текст, в котором указаны: год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы в данной организации и в данной должности, деловые и моральные качества;

4) оценки трудовой деятельности, а также повышения профессиональных качеств;

5) поощрения, правительственные награды (если имеются), а также целевое назначение характеристики.

Внешнюю характеристику должен подписывать руководитель организации, и заверяется она печатью нанимателя. Внутреннюю характеристику подписывает руководитель структурного подразделения, в которой занимается своей трудовой деятельностью работник, обязательно с указанием даты.