Илья Мельников - Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами

6. Осуществление секретарем контроля за исполнением документа.

7. Получение секретарем от исполнителя инициативного письма и помещение его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, направление ответа адресату.

Этапы работы с исходящими документами

1. Подготовка исполнителем исходящего документа в подразделении; составление и согласование проекта документа. Проверка секретарем правильности оформления документа.

2. Передача оформленного документа на подпись руководителю предприятия.

3. Регистрация секретарем документа после подписания его руководителем или в канцелярии.

4. Отправление зарегистрированного документа адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Подшивка секретарем в дело копийного экземпляра документа.

Этапы обработки внутренних документов

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы подписываются руководителем.

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Секретарь-референт имеет дело с многочисленными служебными документами, среди которых: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

Документ – это средство закрепления информации, имеющее юридическую силу. Обязательным элементом документа является реквизит. Набор реквизитов составляет формуляр.

Выделяют два вида документов:

1. Служебные – используемые в учреждениях (протокол, докладная и т. д.):

– распорядительные (приказ, указ, постановление, решение);

– организационные (положение, инструкция, устав);

– информативно-справочные (справки, сводки, письма).

2. Личные – обращение граждан в учреждения (заявление, письмо частного характера, резюме).

Рассмотрим, что представляют собой некоторые виды документов.

Акт —документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

Текст акта делится на три части:

1) Введение – объясняется повод для составления акта, перечисляются лица, которые составляют акт. Данная часть начинается словом «повод», после которого дается название распорядительного документа. С новой строки, без полей пишется слово «составлен» и далее называются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии:

Составлен:

Председатель (должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: (должность, фамилия, инициалы)

Присутствовали: (должность, фамилия, инициалы)

2) Констатационная часть – начинается с абзаца. Здесь даются цели, задачи и суть работы, выполненной составителями акта, ее результаты.

3) Выводы – делаются выводы или даются рекомендации. Это необязательная часть, акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Завершают текст актов подписи.

Автобиографияпишется от первого лица, в ней сообщаются официальные сведения: год и место рождения, социальное положение, отмечаются важные вехи жизненного пути человека.

Положение– правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.

Структура текста положения: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения, связи; контроль, имущество и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизации и ликвидация.

Инструкция– правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий должностных лиц и граждан.

Протоколявляется одним из распространенных организационно-распорядительных документов, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы бывают двух видов:

– полные;

– краткие.

Выбор вида протокола зависит от полноты освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. По краткому протоколу нельзя получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях.

Полный протокол содержит записи всех выступлений, показывает ход принятия решения, благодаря отраженным в документе спорам, дискуссиям.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа в родительном падеже, а также обсуждаемый вопрос (если он один).

После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». После оформления заголовочной части приступают к составлению текста.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 18–21.12.04. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание. В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается».