Наталья Пономарева - Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве

В случае отказа работника от заключения договорапо уважительным причинам администрация должна предложить ему другую работу. При отсутствии такой работы или отказе работника от перевода на другую работу трудовой договор с ним может быть расторгнут в соответствии с подп. 1, 2 п. 1 ст. 81 ТК РФ.

Положения трудового договора не являются постоянными и могут подвергнуться корректировки в связи с существенными изменениями условий труда, каковым являются: повышение зарплаты, предложение другой должности, технические изменения. И это значит, что положения принятого трудового договора требуют поправок.

В этом случае составляется дополнительное соглашение к трудовому договору(Приложение 15). Надо помнить, что при изменении положений трудового договора необходимо согласие и работодателя, и работника.

В случае заключения срочного трудового договорав нем обязательно указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения такого договора в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (п. 5 ст. 57 ТК РФ). При заключении срочного трудового договора кадровикам необходимо обратить особое внимание на ст. 59 ТК РФ. Только для срочных договоров указывается дата начала и окончания договора. Для договоров, заключенных на неопределенный срок, в разделе «окончание работы» необходимо указывать не дату, а вид договора – «на неопределенный срок» или «без срока».

Особую внимательность надо проявить в случае, если работник принимается по срочному трудовому договору для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с действующим законодательством сохраняется место работы. Осторожнее в этом случае следует быть с датой окончания срока договора. К примеру, принят работник по срочному трудовому договору на время отсутствия работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста, предусмотренного законодательством, т. е. трех лет. Вы поставили дату окончания договора (спустя три года). А работник, который был в отпуске по уходу за ребенком, решил выйти досрочно на работу, например через два года, и это его право, так как место за ним сохранено. И тут возникают проблемы. Кадровику приходится предлагать принятому по срочному договору расторгнуть договор по собственному желанию (соглашению сторон) или же производить кадровые перемещения. В случае недостижения согласия сторон данная проблема будет решаться инспекцией труда или же в судебном порядке.

Хотелось бы сказать несколько слов о разделе трудового договора «Оплата труда».

Иногда кадровики указывают вместо конкретного оклада (тарифной ставки), доплат, премий ссылку на штатное расписание и Положение о премировании: «Установить должностной оклад согласно штатному расписанию», «Выдать премию в размере, установленном Положением о премировании», дабы сохранить коммерческую тайну, хотя надо еще проверить, является ли в данной организации заработная плата работников коммерческой тайной и имеется ли на этот счет соответствующее Положение. Иногда это делается просто ради экономии времени и бумаги при изменении окладов, размеров премий и доплат. Изменения делаются только в штатном расписании и Положении о премировании. Но в этом случае возникает необходимость при приеме на работу сотрудников знакомить их со штатным расписанием и Положением о премировании под расписку, а в идеале выдавать копию этих документов. Получается, что трудовой договор будет иметь отсылочные положения – посмотрите то, распишитесь там. Рекомендуем указывать в трудовом договоре конкретные условия в цифрах и датах, чтобы потом не возникало проблем у вас и у вашего работника.

Статья 65 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень документов, которые работнику нужно предъявить при приеме на работу. Однако некоторые кадровики требуют предъявить значительно больше различного рода справок и копий документов.

Трудовую обязанность работник должен выполнять лично, поэтому потенциальный работник должен предъявить прежде всего паспорт. Паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие возраста 14 лет и проживающие на территории РФ. Срок действия паспорта гражданина: от 14 лет – до достижения 20-летнего возраста; от 20 лет – до достижения 45летнего возраста; от 45 лет – бессрочно. По достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене. Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, паспорта выдаются или заменяются по месту их жительства по окончании установленного срока военной службы по призыву.

К иным документам, удостоверяющим личность, можно отнести любой документ, необходимый для регистрационного учета по месту жительства или месту пребывания гражданина (например, временное предписание, свидетельство о рождении (лицам, не достигшим возраста 14 лет)).

Подтверждением трудового стажа будущего работника является трудовая книжка, она также предъявляется и остается в отделе кадров. Если работник только начинает свою трудовую деятельность, то оформляется новая трудовая книжка.

Будущий сотрудник также предъявляет страховое свидетельство государственного пенсионного страхованиясогласно ст. 7 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (в ред. от 9 мая 2005 г.) (далее – Закон об учете). Этот документ свидетельствует о постановке гражданина на учет в органах Пенсионного фонда. Он выдается по месту работы сотрудника или по его месту жительства в территориальном пенсионном органе. При отсутствии у вновь поступающего пенсионной карточки обязанность по ее оформлению ложится на кадровую службу предприятия.

В случае, если работник имеет воинскую обязанность, он должен предъявить документы воинского учета. Для граждан, пребывающих в запасе, это военный билет, для подлежащих призыву на военную службу – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Документ об образованиинеобходим для того, чтобы определить уровень знаний и квалификации потенциального работника.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов, т. е. в исключительных случаях при оформлении на работу могут понадобиться и иные документы, но только если указание на то содержится в нормативном акте. Например, согласно ст. 266 ТК РФ при оформлении на работу несовершеннолетнего кадровик обязан потребовать у данного работника справку о медицинском осмотре.