Наталья Пономарева - Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве

Для заключения служебного контракта о назначении на должность гражданской службы гражданин должен предъявить среди прочих документов сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (п. 9 ст. 26 ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»).

Принимая документы, кадровик должен обязательно проверять законную состоятельность предъявляемых документов. Не принимаются:

1) паспорта старого образца – предложите работнику в срочном порядке обменять данный паспорт на новый;

2) копия диплома – требуйте подлинник;

3) трудовая книжка старого образца с «новыми» записями – объясните соискателю, что устаревшая форма трудовой книжки недействительна, и поэтому стаж, указанный в ней, не будет учтен в Пенсионном фонде, предложите соискателю взять справку с последнего места работы о подтверждении стажа). В последнем случае трудовая книжка оформляется заново с записи № 1.

Необходимо запомнить, что нельзя оформлять трудовые отношения с работником на основании копии документа, обязательно необходимо требовать оригинал.

Последним разделом в трудовом договоре является «адреса и подписи сторон». Работник указывает фамилию, имя и отчество (в соответствии с паспортом), ставит личную подпись. Затем вносятся паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации (по паспорту). Иногда кадровик просит работника дополнительно указать в трудовом договоре номер свидетельства государственного пенсионного страхования, индивидуальный номер налогоплательщика. Данные требования излишни, для фиксирования этих и других данных работника имеется личная карточка формы Т-2, по электронной копии которой и ведется информационно-справочная работа.

От имени работодателя договор подписывает обычно директор организации, действующий на основании соответствующих документов (устава или доверенности).

Необходимо иметь в виду, что должностное лицо, указанное в преамбуле договора, должно соответствовать должностному лицу, подписывающему этот самый договор.

Использование факсимиле руководителя при подписании экземпляра трудового договора, выдаваемого на руки работнику, недопустимо. Факсимиле может быть использовано только при выдаче копий, а работнику на руки выдается подлинник. При необходимости выдачи копий трудового договора текст трудового договора и ксерокопированные или факсимильные подписи сторон заверяются подлинной подписью начальника отдела кадров.

Ниже подписи руководителя в трудовом договоре указываются юридический и почтовый адрес организации, ее банковские реквизиты. Нередко почтовый и юридический адрес организации не совпадают. Как известно, юридическим адресом организации является место ее государственной регистрации. Этот адрес указывается в учредительных документах, а почтовый адрес определяет фактическое местонахождение организации и указывается на бланках письма.

Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах.

После подписания трудовой договор датируется. Датой трудового договора является дата его подписания последней стороной. Необходимо запомнить эту дату, так как приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров с работниками организации. Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, должен быть прошит, прошнурован и опломбирован подписью руководителя и печатью организации. Форма журнала не устанавливается нормативными актами и оформляется в произвольной форме.

Знаменитый специалист по кадровому делопроизводству Мурнина И. предлагает следующую форму журнала регистрации трудовых договоров:

Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который хранится у работодателя. Работник также может ставить роспись в соответствующей графе журнала.

Точно таким же образом оформляются, визируются, подписываются дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Хотелось бы отдельно рассмотреть заключение трудового договора с совместителями.

Согласно ст. 282 ТК РФ заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей.

Совместительствомпризнается выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Для того чтобы работа считалась совместительством, инициатива по этому поводу должна исходить от самого работника (ст. 97 ТК РФ).

Выделяются два вида совместительства – внутреннее и внешнее. При внутреннем совместительствеработник получает дополнительную нагрузку по основному месту работы, при внешнем совместительствестроит трудовые отношения с другим работодателем.

В случае совмещения также заключается трудовой договор, в котором будет сказано, что выполняемая работа является совместительством.

При внешнем совместительстве работник приходит со стороны. Необходимо, чтобы он предъявил паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке либо их надлежаще заверенных копий, а при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда – справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ).

Трудовую книжку у совместителей требовать нельзя, в крайнем случае попросите принести ее копию. Так как за совместителей организация также уплачивает страховые взносы в Пенсионный фонд, попросите принести также копию пенсионного свидетельства.

Особенности работы по совместительству для отдельных категорий работников (педагогических, медицинских и фармацевтических работников, работников культуры) определяются в порядке, установленном Правительством РФ, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Так, особенности работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры урегулированы постановлением Правительства РФ от 4 апреля 2003 г. № 197 (в ред. от 1 февраля 2005 г.), постановлением Минтруда РФ от 30 июня 2003 г. № 41.