Александр Кришталюк - Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны

В первом разделе указываются: назначение Положения; нормативные документы, на которых оно базируется; сфера его распространения; основные задачи и принципы системы доступа; на кого возлагается ответственность за невыполнение требований Положения; кем осуществляется контроль над соблюдением норм Положения. При этом следует отразить, что ответственность за невыполнение требований Положения несут все должностные лица, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, а также все пользователи конфиденциальных документов. Контроль над выполнением норм Положения должен возлагаться на руководителей службы безопасности, подразделения конфиденциального делопроизводства и управленческо-производственных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделе должны быть перечислены все должностные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, с указанием, какой категории пользователей и к какому составу документов. Основополагающими подходами при этом должны быть следующие:

– руководитель предприятия имеет право давать разрешение на доступ к соответствующим конфиденциальным документам всем категориям пользователей;

– заместители руководителя предприятия по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующим конфиденциальным документам всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности;

– руководителям подразделений дается право разрешать доступ к конфиденциальным документам всем сотрудникам своих подразделений по тематике работы подразделений; для осуществления доступа к конфиденциальным документам данного подразделения сотрудников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя предприятия или руководителя предприятия;

– первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальным документам в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемых ими лиц.

В третьем разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальным документам, зарегистрированным по различным видам учета. Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно оформляться: по поступившим и изданным документам в форме резолюции на документе; по документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения, в форме резолюции на документе или подписанного соответствующим руководителем списка пользователей на внутренней стороне обложки документа, титульном листе либо в карточке учета выдачи документа. Разрешение на доступ к конфиденциальным делам оформляется в номенклатуре дел.

Отдельным разделом Положения может быть предусмотрен порядок доступа к конфиденциальным документам лиц, не работающих на данном предприятии (при выполнении совместных работ и др.). При этом следует иметь в виду, что сотрудники органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления имеют право на доступ к конфиденциальной информации в пределах компетенции, определенной для этих органов законодательством Российской Федерации, поэтому предприятия обязаны не только знакомить сотрудников таких органов с конфиденциальными документами, но и предоставлять документы в распоряжение органов в случаях, установленных законодательством. В соответствии с законодательством названные органы обязаны обеспечить защиту полученных ими документов от разглашения и неправомерного использования должностными лицами и иными служащими этих органов, которые ознакомились с документами в связи с выполнением служебных обязанностей. За разглашение или неправомерное использование содержащейся в документах конфиденциальной информации данные органы несут предусмотренную законодательством ответственность.

Положение может разрабатываться подразделением конфиденциального делопроизводства или ПДЭК. Оно подписывается разработчиками, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, и утверждается приказом руководителя предприятия. В приказе определяются и мероприятия по введению Положения в действие (порядок изучения Положения пользователями, технология осуществления контроля над его выполнением и др.). С утвержденным Положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальными документами.

Коммерческая тайна в современных условиях рыночной экономики является главным сокровищем любой компании. От расхищения информации огромные убытки несут предприятия не только в России, но и во всем мире. Работа с информацией, которая содержит коммерческую тайну, – одна из обязанностей большинства менеджеров. О том, как защитить коммерческую тайну компании, какие правовые нормы существуют для этого в России, что именно должен знать менеджер, чтобы защитить те идеи, которые родились в компании, – это те вопросы, которые рассматриваются в данном пособии.

Яркие идеи являются основой эффективных рационализаторских предложений, изобретений, открытий. Менеджеры компаний должны знать основы правового регулирования этого процесса, подводные камни, которые могут встретиться им на пути в связи с обеспечением охраны и защиты рожденных идей. В "чистом виде" идея не является предметом правовой охраны. Рассмотрим более подробно, как же закон может охранять идеи?

В соответствии с п. 4 ст. 6 Закона "Об авторском праве" оно не распространяет свое действие на идеи, методы, процессы, системы, способы, открытия, факты.

Некоторые из перечисленных результатов интеллектуальной деятельности охраняются, например, патентным правом. Возможные способы охраны иных достижений являются предметом обсуждения ученых и специалистов практиков. Но авторское право не охраняет идеи, принципы, факты и подобные им результаты интеллектуальной деятельности. Наряду с подобными объектами существуют произведения, обладающие всеми необходимыми для охраны признаками, но не охраняемые авторским правом в силу прямого указания закона.

Во-первых, это произведения, срок охраны которых истек, но истечение срока охраны на которые не влияет на охрану авторства, имени автора и неприкосновенности произведения.

Во-вторых, в сферу правовой охраны не включены государственные символы и знаки, а также официальные документы, их официальные переводы. К числу государственных символов и знаков относятся флаги, гербы, гимны, ордена, денежные знаки и т. п. К официальным документам относятся законы и другие акты нормативного характера – уставы юридических лиц, стандарты, инструкции, правила, судебные решения и другие акты правовых органов, а также иные официальные документы, исходящие от организаций и должностных лиц.