Александр Кришталюк - Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны

Рис. 1

Действие внутренних мер по обеспечению конфиденциальности в основном направлено на рабочий персонал вашего предприятия. Работники хозяйствующего субъекта, имеющие доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, обязуются:

– сохранять коммерческую тайну, которая станет им известна по работе, и не разглашать ее без разрешения, выданного в установленном порядке, при условии, что сведения, составляющие коммерческую тайну, не были известны им ранее либо не были получены ими от третьего лица без обязательства соблюдать в отношении их конфиденциальность;

– выполнять требования инструкций, положений, приказов по обеспечению сохранности коммерческой тайны;

– в случае попытки посторонних лиц получить от них сведения, составляющие коммерческую тайну, немедленно сообщить об этом соответствующему должностному лицу или в соответствующее подразделение хозяйствующего субъекта;

– сохранять коммерческую тайну хозяйствующих субъектов, с которыми имеются деловые отношения;

– не использовать знание коммерческой тайны для занятий деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб хозяйствующему субъекту;

– в случае увольнения передать все носители информации, составляющие коммерческую тайну (рукописи, черновики, документы, чертежи, диски, «флешки», дискеты, распечатки на принтерах, кино-, фотопленки, модели, материалы и др.), которые находились в их распоряжении, соответствующему должностному лицу или в соответствующее подразделение хозяйствующего субъекта.

Данные обязательства даются в письменной форме при заключении трудового или иного договора либо в процессе его исполнения.

Внешние меры по обеспечению конфиденциальности коммерческой тайны необходимы при осуществлении вами торгово-экономических, научно-технических, валютно-финансовых и других деловых связей, в том числе с иностранными партнерами. Для этого договаривающиеся стороны специально оговаривают характер, состав сведений, составляющих коммерческую тайну, а так же взаимные обязательства по обеспечению её сохранности в соответствии с законодательством. Однако нужно помнить, что при заключении договора с иностранными партнерами условия конфиденциальности деятельности должны соответствовать законодательству страны, где заключается договор, если иное не предусмотрено межгосударственными соглашениями. В данном случае применяется принцип, сформулированный еще в римском праве – «locus regit actum».

Locus regit actum (место руководит актом) – начало частного международного права, в силу которого внешние формы и обряды совершения актов (договоров, завещаний, браков) определяются законами факультативно того места, где они совершены.

Правовые меры обеспечения сохранности коммерческой тайны являются первоочередными, т. к. они призваны обеспечить эффективное функционирование остальных мер обеспечения конфиденциальности информации. С этой точки зрения правовые меры являются первичными по отношению к остальным мерам.

Первым шагом по реализации правовых мер является принятие на предприятии Положения (Инструкции) по обеспечению сохранности коммерческой тайны, в которых определяются:

– состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну;

– порядок присвоения грифа «Секрет предприятия» сведениям, работам и изделиям и его снятия;

– процедура допуска работников хозяйствующего субъекта, а также лиц, привлекаемых к его деятельности, к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

– порядок использования, учета, хранения и маркировки документов и иных носителей информации, изделий, сведения о которых составляют коммерческую тайну;

– организация контроля за порядком использования сведений, составляющих коммерческую тайну;

– процедура принятия взаимных обязательств хозяйствующими субъектами по сохранению коммерческой тайны при заключении договоров о проведении каких-либо совместных действий;

– порядок применения предусмотренных законодательством мер дисциплинарного и материального воздействия на работников, разгласивших коммерческую тайну;

– возложение ответственности за обеспечение сохранности коммерческой тайны на должностное лицо хозяйствующего субъекта.

После принятия Положения можно приступать к разработке организационных мер обеспечения конфиденциальности вашей коммерческой тайны.

Одним из наиболее важнейших вопросов, требующих разрешения является вопрос, кто будет осуществлять все перечисленные меры по защите. Естественно, исполнение этих обязанностей должно быть поручено специалистам, обладающим необходимыми теоретическими и практическими знаниями. Не рекомендуется использование для этих целей услуг частных охранных и детективных агентств, так как: во-первых, перед ними стоят несколько иные задачи (физическая охрана и техническая безопасность объекта), а, во-вторых, вряд ли здравомыслящий бизнесмен разрешит доступ к своей коммерческой тайне посторонним лицам, пусть даже представляющим охранное агентство.

Для обеспечения защиты коммерческой тайны на крупных хозяйствующих объектах могут создаваться специальные режимно-секретные подразделения, функции, полномочия которых отражаются в соответствующих инструкциях, положениях, приказах.

Такие подразделения должны быть созданы не только на крупных объектах, но и на всех остальных, занимающихся коммерческой деятельностью. На любом предприятии имеются сведения, подлежащие защите, разница только в объеме мер защиты. Если на крупных хозяйствующих объектах, таких как банки, финансовые корпорации, заводы, специализированное подразделение представлено в виде разветвленной, отлично материально и технически оснащенной структуры, в которой может работать несколько десятков сотрудников, то на средних и малых предприятиях такое подразделение может быть представлено в виде нескольких ответственных сотрудников. В крайнем случае, если предприятие не может себе позволить содержать таких сотрудников в своем штате, то следует прибегнуть к услугам консультантов по вопросам безопасности и защиты информации. Они помогут разработать необходимую систему защиты, а также решить возникающие в ходе практической деятельности вопросы.

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.