С. Кузнецов - Современные технологии документационного обеспечения управления

Основное положение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дано в п. 1. В нем указано, что «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

Правила в разделе II дают применительно к федеральным органам исполнительной власти определения ряда понятий: документирование, делопроизводство, документ, документооборот, реквизит документа, подлинник документа, копия документа, регистрация документа, номенклатура дел, дело, служба делопроизводства. Новым термином по сравнению с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [50] является понятие «служба делопроизводства». В разделе III Правил «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти» реквизит «подпись», учитывая важность указания должности лица, подписывающего документ, разделен на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Кроме того, такой реквизит, как «заголовок» получил название – «наименование документа», а «резолюция» – «указания по исполнению документа». Правила ввели также реквизит «отметка о конфиденциальности».

В особый раздел в Правилах выделяются сведения об организации документооборота.

Принципиально новым явился раздел VI – «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». В нем требования к работе с электронными документами собраны в одном месте и значительно расширены. Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

В 2011 г. в «Правила…» были внесены изменения. Почти все изменения, вносимые этим Постановлением Правительства РФ в Правила делопроизводства, связаны с переходом к электронным документам.

Значительная часть документов, циркулирующих в системах электронного делопроизводства и документооборота (СЭД) – это электронные образы (копии) документов, полученные в результате сканирования оригиналов на бумаге. Поэтому в «Правилах.» появляется понятие электронного образа документа. Пункт 37 Правил гласит, что «в федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

1) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».

Соответственно, появляются новые понятия:

Сканирование документа – «получение электронного образа документа»;

Электронный образ документа – «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе».

Современные системы автоматизации делопроизводства принято называть системами электронного документооборота. Это не совсем корректно, так как документооборот – более узкое понятие, охватывающее только процесс движения документа, с момента поступления в организацию или создания и до отправки или исполнения и помещения документа в дело, а системы СЭД автоматизируют и другие делопроизводственные операции, включая регистрацию документов, контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение. Но производителями систем СЭД традиционно используется термин «системы электронного документооборота». Поэтому в Правила добавляются еще два понятия:

– «электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы;

– «система электронного документооборота» – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

В Правилах отсутствует ключевое понятие – «электронный документ», но дана отсылка, что другие понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве. Это значит, что мы можем воспользоваться определением понятия «электронный документ», внесенном Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ, в ранее рассмотренном Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

– « электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Обратите внимание, что понятие «электронный документ» не подразумевает обязательность использования электронной подписи.

Официальные документы печатаются на бланках и документы, готовящиеся на компьютере, как правило, предусматривали, что при их выводе на печать будут использоваться отпечатанные в типографии бланки, в документах предусматривались соответствующие отступы. Правила предусматривают, что бланки хранятся в компьютерных системах и выводятся на печать вместе с документом. В автоматизированных системах используются не только бланки в электронной форме, но и шаблоны для типовых управленческих ситуаций, то есть бланки с включенным в них типовым (трафаретным) текстом с пропусками для внесения переменной информации. В связи с требованием к федеральным органам исполнительной власти – перейти на электронный документооборот, в Правила внесено положение, что «При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов».

Формы бланков утверждаются руководителем организации. При использовании электронных шаблонов их тоже должен утвердить руководитель. Поэтому в пункте 8 Правил говорится об электронных шаблонах: «Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти».

В Правилах, принятых в 2009 году, много нареканий вызывали наименования отдельных реквизитов, не соответствовавшие устоявшимся названиям реквизитов, закрепленных в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», тем более что эти же реквизиты были и в предыдущих версиях стандарта [83,84,85]. Поэтому в редакции Правил делопроизводства 2011 года названия некоторых реквизитов были откорректированы. Так, вместо реквизита «должность лица, подписавшего документ» появился реквизит «должность лица – автора документа». Тут главное понимать, что суть реквизита не изменилась. Автором документа считается лицо, подписавшее документ, а не исполнитель, который готовил текст документа, и указанный в соответствующем реквизите.